Tanda tangan elektronik untuk sdm / hrd · Diperbarui
Tanda tangan elektronik untuk tim HRD dan SDM
Tim HRD mengirim dokumen yang sama berulang kali: surat penawaran kerja, kontrak kerja, NDA, pernyataan persetujuan kebijakan, dan dokumen saat karyawan keluar.
Dengan eSignSimple, setiap dokumen itu Anda jadikan templat yang bisa dipakai ulang, dikirim dalam hitungan menit, dan salinan yang sudah ditandatangani tersimpan lengkap dengan sertifikat penyelesaian untuk arsip Anda.
Dokumen pertama yang ditandatangani karyawan baru menentukan nada seluruh hubungan kerja. Penawaran yang datang sebagai tautan tanda tangan yang rapi di ponsel, bukan PDF yang harus dicetak di fotokopian, memberi kesan bahwa perusahaan Anda tertata dengan baik.
Pendapat kami: tim HRD di perusahaan kecil dan menengah biasanya mendapat lebih dari yang mereka perlukan dari aplikasi HR besar yang membundel tanda tangan elektronik dengan penggajian dan penilaian kinerja. Jika yang benar-benar Anda butuhkan adalah penawaran kerja, kontrak, dan persetujuan kebijakan yang ditandatangani dengan catatan yang bisa dipertanggungjawabkan, alat yang fokus dengan templat dan jejak audit lebih murah dan lebih mudah diterapkan.
Apa yang memperlambat administrasi sdm / hrd?
Onboarding yang lambat
Kandidat bisa menerima penawaran dari ponselnya di hari yang sama, sebelum tawaran pesaing datang. Kecepatan di sini bukan sekadar angka yang enak dilihat: hari-hari antara penawaran lisan dan penawaran yang ditandatangani adalah saat kandidat masih mengikuti wawancara di tempat lain.
Dokumen yang berulang
Templat menghapus pekerjaan mengetik ulang, dan kirim massal mengirim pembaruan kebijakan ke hingga 200 karyawan sekaligus, masing-masing dengan salinannya sendiri. Kolom isian seperti jabatan, gaji, dan tanggal mulai berarti HRD hanya mengisi bagian yang berbeda antarkaryawan.
Pengarsipan
Setiap dokumen yang ditandatangani dilengkapi jejak audit yang bisa Anda simpan di berkas karyawan. Jika kelak seorang karyawan mengaku tidak pernah menyetujui suatu kebijakan, jejak audit menunjukkan kapan tautan dibuka dan ditandatangani, serta dari perangkat apa.
Dokumen sdm / hrd apa yang ditandatangani dengan eSignSimple?
| Dokumen | Siapa yang menandatangani | Cara kerjanya di eSignSimple |
|---|---|---|
| Surat penawaran kerja | Kandidat, manajer perekrutan | Gunakan templat surat penawaran kerja; kandidat menandatangani di ponsel, lalu manajer menandatangani setelahnya. |
| Kontrak kerja | Karyawan, penanda tangan perusahaan | Simpan satu kontrak kerja per jenis jabatan dan cukup isi nama, gaji, dan tanggal mulai. |
| Persetujuan kebijakan | Seluruh karyawan | Kirim massal templat satu penanda tangan ke hingga 200 orang; masing-masing mendapat salinan dan jejak auditnya sendiri. |
| NDA atau larangan merekrut | Karyawan atau kontraktor, perusahaan | Kirim NDA dengan urutan penandatanganan agar perusahaan menandatangani terakhir. |
| Perjanjian pesangon | Karyawan yang keluar, perusahaan | Kirim perjanjian pesangon dan hormati masa tinjau yang diwajibkan hukum sebelum mengirim pengingat. |
Dokumen sdm / hrd apa yang dapat ditandatangani secara elektronik?
- Surat penawaran kerja (offering letter)
- Kontrak kerja
- NDA
- Perjanjian larangan bersaing dan larangan merekrut
- Perjanjian magang
- Surat pengunduran diri dan surat pemutusan hubungan kerja
- Perjanjian pesangon
Bagaimana memaksimalkan tanda tangan elektronik untuk sdm / hrd?
- Buat templat untuk jabatan yang paling sering Anda rekrut, lalu pakai ulang.
- Keberlakuan klausul larangan bersaing sangat berbeda antarnegara dan antarnegara bagian; minta konsultan hukum untuk meninjaunya.
- Perjanjian pesangon bisa memiliki masa tinjau yang diwajibkan hukum; patuhi masa itu sebelum mengirim pengingat.
- Simpan satu templat per jenis dokumen dan beri nomor versi setiap kali kebijakan berubah, sehingga Anda selalu tahu redaksi mana yang ditandatangani setiap orang.
- Kirim persetujuan kebijakan dengan tenggat yang jelas dan biarkan pengingat yang menindaklanjutinya secara otomatis.
- Pendapat kami: jangan gunakan permintaan tanda tangan untuk menekan orang. Beri kandidat dan karyawan yang akan keluar waktu untuk membaca, terutama untuk klausul pembatasan dan pelepasan hak, karena tanda tangan yang terburu-buru adalah yang paling sering digugat di kemudian hari.
- Meluncurkan buku panduan karyawan baru? Baca cara kerja kirim massal, lalu mulai dari templat surat penawaran kerja dan kontrak kerja kami untuk karyawan baru.
Sebelum mengandalkan tanda tangan elektronik untuk dokumen tertentu, periksa aturan di tempat Anda berusaha: lihat hukum tanda tangan elektronik di Indonesia, di Singapura, atau di negara lain, dan baca cara kami menyimpan dan melindungi dokumen bertanda tangan.
Templat untuk sdm / hrd
Bacaan terkait
Pertanyaan umum
Apakah tanda tangan elektronik mengikat secara hukum untuk dokumen-dokumen ini?
Dalam sebagian besar kasus, ya. Tanda tangan elektronik sederhana diakui oleh ESIGN Act dan UETA di Amerika Serikat serta Regulasi eIDAS di Uni Eropa, dan di Indonesia oleh UU ITE. Beberapa dokumen, seperti surat wasiat atau berkas pengadilan dan properti tertentu, mungkin memerlukan tanda tangan basah, saksi, atau akta notaris, tergantung yurisdiksinya.
Bisakah saya mengirim kebijakan yang sama ke semua karyawan?
Bisa. Gunakan kirim massal dengan templat satu penanda tangan: tempel nama dan email atau unggah file CSV, hingga 200 orang per pengiriman, dan setiap karyawan menandatangani salinannya sendiri.
Apakah karyawan perlu membuat akun?
Tidak. Karyawan menandatangani melalui tautan yang aman.
Apakah menandatangani dokumen kepegawaian secara elektronik itu legal?
Surat penawaran kerja, kontrak kerja, NDA, dan persetujuan kebijakan umumnya sah dengan tanda tangan elektronik sederhana di Amerika Serikat, Inggris, dan Uni Eropa. Beberapa negara memiliki syarat formal tambahan untuk klausul atau dokumen tertentu, jadi periksa halaman legalitas kami untuk negara Anda dan tanyakan kepada konsultan hukum ketenagakerjaan untuk klausul pembatasan.
Bisakah saya memakai eSignSimple untuk Formulir I-9?
Kami tidak menyarankannya. Formulir I-9 di Amerika Serikat memiliki aturan federal tersendiri untuk pengisian dan penyimpanan elektronik, termasuk pemeriksaan dokumen oleh pemberi kerja. Gunakan proses I-9 atau E-Verify khusus untuk itu, dan gunakan eSignSimple untuk dokumen HR Anda sendiri.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.