E-Signatur für personalwesen · Aktualisiert
Elektronische Unterschrift für HR- und Personalteams
Personalabteilungen versenden immer wieder dieselben Dokumente: Arbeitsangebote, Verträge, NDAs, Bestätigungen von Richtlinien und Unterlagen zum Austritt.
Mit eSignSimple machen Sie aus jedem davon eine wiederverwendbare Vorlage, senden es in Minuten und behalten eine unterschriebene Kopie mit Abschlusszertifikat für Ihre Unterlagen.
Das erste Dokument, das eine neue Mitarbeiterin unterschreibt, setzt den Ton für die ganze Zusammenarbeit. Ein Angebot, das als sauberer Unterschriftslink auf dem Smartphone ankommt statt als PDF, das man im Copyshop ausdrucken muss, zeigt: Dieses Unternehmen ist gut organisiert.
Unsere Meinung: HR-Teams in kleinen und mittleren Unternehmen sind mit HR-Suiten, die E-Signatur mit Lohnabrechnung und Mitarbeitergesprächen bündeln, meist überversorgt. Wenn Sie eigentlich nur Angebote, Verträge und Richtlinienbestätigungen mit belastbarem Nachweis unterschrieben brauchen, ist ein fokussiertes Werkzeug mit Vorlagen und Audit-Trail günstiger und schneller eingeführt.
Was bremst den Papierkram in personalwesen?
Langsames Onboarding
Kandidaten nehmen ein Angebot noch am selben Tag auf dem Smartphone an, bevor ein Konkurrenzangebot eintrifft. Tempo ist hier keine Eitelkeitskennzahl: In den Tagen zwischen mündlicher Zusage und Unterschrift führen Kandidaten weiter Gespräche bei anderen.
Wiederkehrender Papierkram
Vorlagen ersparen das Abtippen, und der Massenversand stellt ein Richtlinien-Update bis zu 200 Beschäftigten gleichzeitig zu, jedem mit eigener Kopie. Platzhalter wie Position, Gehalt und Startdatum sorgen dafür, dass HR nur ausfüllt, was sich von Einstellung zu Einstellung ändert.
Dokumentation
Jedes unterschriebene Dokument enthält einen Audit-Trail, den Sie in der Personalakte ablegen können. Behauptet jemand später, einer Richtlinie nie zugestimmt zu haben, zeigt der Audit-Trail, wann der Link geöffnet und unterschrieben wurde und von welchem Gerät.
Welche Dokumente unterschreiben Teams in personalwesen mit eSignSimple?
| Dokument | Wer unterschreibt | So funktioniert es in eSignSimple |
|---|---|---|
| Arbeitsangebot | Bewerber, einstellende Führungskraft | Nutzen Sie die Vorlage Arbeitsangebot; der Bewerber unterschreibt auf dem Smartphone, dann zeichnet die Führungskraft gegen. |
| Arbeitsvertrag | Beschäftigter, Unterzeichnungsberechtigter der Firma | Speichern Sie einen Arbeitsvertrag pro Stellentyp und füllen Sie nur Namen, Gehalt und Startdatum aus. |
| Richtlinienbestätigung | Alle Beschäftigten | Massenversand einer Vorlage mit einem Unterzeichner an bis zu 200 Personen; jede erhält eine eigene Kopie und einen eigenen Audit-Trail. |
| NDA oder Abwerbeverbot | Beschäftigter oder Auftragnehmer, Firma | Senden Sie das NDA mit Unterschriftsreihenfolge, sodass die Firma zuletzt unterschreibt. |
| Abfindungsvereinbarung | Ausscheidender Beschäftigter, Firma | Senden Sie die Abfindungsvereinbarung und halten Sie gesetzliche Bedenkfristen ein, bevor Sie erinnern. Wo das Recht die Schriftform verlangt (in Deutschland beim Aufhebungsvertrag), auf Papier unterschreiben. |
Welche Dokumente in personalwesen lassen sich elektronisch unterschreiben?
- Arbeitsangebote
- Arbeitsverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Wettbewerbs- und Abwerbeverbote
- Praktikumsverträge
- Eigenkündigungen und Kündigungsschreiben
- Aufhebungs- und Abfindungsvereinbarungen
Wie holen Sie in personalwesen das Beste aus E-Signaturen heraus?
- Legen Sie Vorlagen für Ihre häufigsten Positionen an und verwenden Sie sie wieder.
- Ob ein Wettbewerbsverbot durchsetzbar ist, unterscheidet sich stark nach Land und Bundesstaat; in Deutschland etwa ist ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot ohne Karenzentschädigung unverbindlich. Lassen Sie solche Klauseln anwaltlich prüfen.
- Für Abfindungsvereinbarungen können gesetzliche Bedenkfristen gelten; halten Sie diese ein, bevor Sie Erinnerungen senden. Beachten Sie außerdem: In Deutschland brauchen Kündigung und Aufhebungsvertrag die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB), elektronisch geht das nicht.
- Führen Sie eine Vorlage pro Dokumenttyp und versionieren Sie sie, wenn sich Richtlinien ändern. So wissen Sie immer, welchen Wortlaut wer unterschrieben hat.
- Senden Sie Richtlinienbestätigungen mit einer klaren Frist und lassen Sie die Erinnerungen automatisch nachfassen.
- Unsere Meinung: Nutzen Sie eine Unterschriftsanfrage nicht, um Druck zu machen. Geben Sie Bewerbern und ausscheidenden Beschäftigten Zeit zum Lesen, besonders bei Wettbewerbsverboten und Verzichtserklärungen, denn gerade übereilte Unterschriften werden später angefochten.
- Sie führen ein neues Mitarbeiterhandbuch ein? Lesen Sie, wie der Massenversand funktioniert, und starten Sie für Neueinstellungen mit unseren Vorlagen für das Arbeitsangebot und den Arbeitsvertrag.
Bevor Sie sich bei einem bestimmten Dokument auf eine E-Signatur verlassen, prüfen Sie die Regeln vor Ort: siehe E-Signatur-Recht in Deutschland, der Schweiz, der EU oder anderen Ländern, und lesen Sie, wie wir unterschriebene Dokumente speichern und schützen.
Vorlagen für personalwesen
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Häufige Fragen
Sind elektronische Unterschriften für diese Dokumente rechtsverbindlich?
In den meisten Fällen ja. Einfache elektronische Signaturen sind in den USA nach dem ESIGN Act und dem UETA und in der EU nach der eIDAS-Verordnung anerkannt. Manche Dokumente, etwa Testamente oder bestimmte Gerichts- und Grundstücksdokumente, brauchen je nach Rechtsordnung eine handschriftliche Unterschrift, Zeugen oder eine notarielle Beurkundung. In Deutschland gilt das zum Beispiel überall dort, wo das Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB) oder eine notarielle Form vorschreibt.
Kann ich dieselbe Richtlinie an alle Beschäftigten senden?
Ja. Nutzen Sie den Massenversand mit einer Vorlage für einen Unterzeichner: Namen und E-Mail-Adressen einfügen oder eine CSV-Datei hochladen, bis zu 200 Personen pro Versand, und jede Person unterschreibt ihre eigene Kopie.
Brauchen Beschäftigte ein Konto?
Nein. Beschäftigte unterschreiben über einen sicheren Link.
Darf man Personaldokumente elektronisch unterschreiben?
Arbeitsangebote, Arbeitsverträge, NDAs und Richtlinienbestätigungen sind in den USA, im Vereinigten Königreich und in der EU mit einfachen elektronischen Signaturen in der Regel wirksam. Manche Länder haben zusätzliche Formvorschriften für bestimmte Klauseln oder Dokumente, in Deutschland etwa für Kündigung und Aufhebungsvertrag. Prüfen Sie Ihr Land in unseren Rechtsratgebern und fragen Sie bei Wettbewerbsverboten einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Kann ich eSignSimple für das US-Formular I-9 nutzen?
Das empfehlen wir nicht. Das US-Formular I-9 unterliegt eigenen Bundesvorschriften für das elektronische Ausfüllen und Aufbewahren, einschließlich der Dokumentenprüfung durch den Arbeitgeber. Nutzen Sie dafür ein spezielles I-9- oder E-Verify-Verfahren und eSignSimple für Ihre eigenen HR-Dokumente.
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