Conçu pour les documents que vous avez vraiment.

Les erreurs que nous voyons dans tous les secteurs

La plus fréquente consiste à utiliser la signature électronique pour presser les gens. Les signataires qui se sentent sous pression sont plus enclins à contester un accord ensuite : laissez-leur le temps de lire, surtout pour les renonciations, les clauses restrictives et les engagements financiers.

La deuxième est de ne conserver les documents que dans l'outil de signature. Téléchargez le PDF signé et le certificat là où vous rangez le reste de vos dossiers clients, salariés ou projets, pour qu'ils restent disponibles même si vous changez d'outil un jour.

La troisième est de croire qu'une seule règle vaut pour tous les documents. Un renouvellement de bail et un acte de vente peuvent concerner les mêmes personnes et se ressembler, mais la loi peut les traiter très différemment. Vérifiez les exceptions par type de document, pas seulement par secteur.

La signature électronique par secteur

Le mécanisme de signature est le même partout, mais les documents, les personnes impliquées et les risques varient beaucoup. Un bailleur a besoin de plusieurs locataires et d'un garant sur un même bail. Un artisan a besoin d'un avenant signé sur téléphone, sur le chantier. Une équipe RH a besoin que tout le monde accuse réception de la même charte. Nos pages sectorielles partent de ces processus réels.

Chaque page liste les documents généralement signés dans le secteur, les problèmes que la signature électronique résout vraiment, les modèles de contrat utiles et des conseils pratiques, y compris les limites et les règles à vérifier avant de vous reposer sur la signature électronique.

Ce que tous les secteurs ont en commun

Quel que soit le secteur, trois choses comptent le plus. Les signataires doivent pouvoir signer depuis n'importe quel appareil, sans compte. Les documents doivent partir vite, idéalement depuis un modèle enregistré. Et vous devez disposer d'une trace assez solide pour vous y fier si quelqu'un conteste l'accord plus tard.

eSignSimple couvre ces bases dans toutes les offres : ordre de signature, relances, modèles, piste d'audit avec horodatage, adresses IP et appareils, et certificat de signature avec une empreinte SHA-256 que chacun peut vérifier.

Notre avis sur les secteurs réglementés

Certains secteurs ont des règles qui vont au-delà du droit général de la signature électronique. Les structures de santé peuvent avoir des obligations sur les données des patients, les compagnies d'assurance peuvent imposer leurs propres formulaires ou plateformes, et les écoles doivent penser à la confidentialité des données des élèves. Nous ne revendiquons aucune certification que nous ne détenons pas. eSignSimple ne revendique pas actuellement la conformité HIPAA et ne signe pas de BAA.

Notre conseil : commencez par les documents administratifs comme les contrats du personnel, les contrats fournisseurs et les accords de confidentialité, et vérifiez les règles de votre secteur avant d'y faire passer quoi que ce soit de sensible.

Par où commencer

Choisissez le document que vous envoyez le plus souvent et faites-en un modèle. Ce seul changement apporte généralement l'essentiel du gain de temps. Une fois qu'il fonctionne, ajoutez le document suivant le plus courant. Vouloir basculer tous les processus d'un coup est la raison la plus fréquente pour laquelle les déploiements de signature électronique s'enlisent.