Notarisation en ligne à distance (RON)

Que signifie « Notarisation en ligne à distance » ?

La notarisation en ligne à distance, souvent abrégée RON (remote online notarization), permet de faire notariser un document sans être dans la même pièce que le notaire. Le signataire et un notaire habilité se retrouvent via une connexion audio-vidéo en direct, le document est signé électroniquement, et le notaire appose un sceau et un certificat électroniques. On parle aussi de notarisation en ligne ou virtuelle, même si ces termes sont parfois employés de façon approximative. En France, l'équivalent le plus proche est l'acte notarié électronique à distance, encadré par des règles propres au notariat.

Une session RON type se déroule sur une plateforme agréée selon les règles de l'État du notaire. Le signataire passe généralement par une vérification d'identité qui combine souvent l'authentification par questions personnelles et la lecture d'une pièce d'identité officielle. Le notaire observe la signature à l'écran, complète le certificat notarial électroniquement, et la session est souvent enregistrée et conservée pendant une durée fixée par la loi de l'État.

La plupart des États américains ont désormais autorisé la RON sous une forme ou une autre, mais les détails varient : plateformes admises, modalités de vérification d'identité, durée de conservation des enregistrements, possibilité pour un notaire habilité dans un État de servir un signataire situé ailleurs. Quiconque s'appuie sur la RON pour une vente immobilière ou un dépôt au tribunal doit vérifier que le service destinataire l'accepte.

Prenons une responsable RH qui doit faire signer une déclaration sous serment notariée à un salarié en mutation, déjà installé à l'autre bout du pays. Au lieu de chercher un notaire sur place, le salarié rejoint une session RON depuis son ordinateur portable, fait vérifier son identité et signe en moins d'une heure. Le contrat de travail, lui, n'a besoin d'aucun notaire et peut partir comme une demande de signature électronique ordinaire.

On croit souvent que la RON n'est qu'une signature électronique accompagnée d'un appel vidéo. Ce n'est pas le cas. La RON est un acte notarial régi par le droit du notariat, alors qu'une signature électronique standard repose sur l'ESIGN Act et l'UETA et n'implique aucun notaire. La RON ne diffère de la notarisation traditionnelle que par le support, pas par les obligations légales du notaire.

Avant une session RON, préparez une pièce d'identité officielle valide, un appareil avec caméra et micro fonctionnels, et un endroit calme. Une session peut échouer pour une raison aussi banale qu'une mauvaise connexion ou un permis expiré : mieux vaut tester l'installation au préalable.

Notre avis : la RON est une modernisation vraiment utile pour les documents qui exigent réellement un notaire, et elle épargne bien des trajets. Elle est aussi plus lourde, plus lente et plus coûteuse qu'une signature classique : réservez-la aux documents qui l'imposent légalement.

eSignSimple ne propose pas de notarisation en ligne à distance. Ce que nous proposons : la signature électronique simple avec ordre de signature, relances, piste d'audit horodatée avec détails d'IP et d'appareil, certificat de signature et page publique de vérification. Pour la RON, associez-nous à un prestataire spécialisé.

« Notarisation en ligne à distance » : un exemple concret

Une propriétaire floridienne travaillant à l'étranger doit signer une procuration pour la vente de sa maison. Elle réserve une session de notarisation en ligne à distance, répond à des questions d'identité tirées de ses données personnelles, montre son passeport à la caméra et signe sous les yeux d'un notaire habilité en Floride, en vidéo. La session est enregistrée comme l'exige la loi. eSignSimple ne propose pas ce service.

Quels sont les termes associés ?

• Signature de témoin: La signature de témoin est apposée par un tiers qui confirme avoir vu le signataire signer, souvent exigée pour les testaments, deeds et certaines déclarations sous serment.
• Notarisation (acte notarié): La notarisation est la procédure par laquelle un notaire vérifie l'identité et le consentement du signataire, puis certifie la signature par son sceau.
• Authentification du signataire: L'authentification du signataire désigne la manière dont une plateforme de signature électronique confirme que la personne qui signe est bien le destinataire prévu.
• Authentification par questions personnelles (KBA): L'authentification par questions personnelles (KBA) vérifie l'identité d'un signataire en lui posant des questions tirées de registres publics et de données de crédit.