Un document, des centaines de signataires, chacun avec sa propre copie.

Qu'est-ce que l'envoi groupé pour signature ?

L'envoi groupé vous permet d'envoyer un document à de nombreuses personnes en une fois, chacune recevant sa propre copie à signer et sa propre piste d'audit. C'est le bon outil quand le document est identique pour tous et que seul le signataire change : une mise à jour de politique pour tous les salariés, une décharge pour chaque bénévole, un formulaire de consentement pour chaque parent d'une classe.

L'envoi groupé est disponible dans eSignSimple. Vous pouvez envoyer un modèle à 200 personnes maximum en une seule fois, et personne n'a besoin de créer un compte pour signer.

Comment fonctionne l'envoi groupé dans eSignSimple ?

Choisissez un modèle qui comporte exactement un rôle de signataire. Ensuite, collez une ligne « nom, e-mail » par personne ou importez un fichier CSV à deux colonnes, nom et e-mail, puis envoyez. Jusqu'à 200 personnes tiennent dans un seul envoi. Chaque destinataire reçoit une copie distincte avec son propre lien de signature : personne ne voit les coordonnées des autres.

Avant tout envoi, nous nettoyons la liste. Les adresses e-mail invalides et les doublons sont ignorés, et nous vous indiquons précisément quelles lignes ont été ignorées et pourquoi. Chaque copie envoyée dispose de sa propre piste d'audit, de son certificat de signature et de son empreinte SHA-256, exactement comme un document envoyé à la main.

Si aucun fournisseur d'e-mail n'est configuré pour votre compte, nous ne faisons pas semblant que les e-mails sont partis. Vous obtenez à la place la liste des liens de signature personnels pour les transmettre vous-même, un par personne.

Comment l'envoi groupé est-il décompté dans votre offre ?

Chaque copie compte pour un document. Sur l'offre gratuite, qui inclut 5 documents par mois, un envoi groupé consomme un document par destinataire. Si l'envoi dépasse votre limite, nous envoyons autant de copies que votre offre le permet et signalons les lignes restantes comme non envoyées, pour que vous sachiez toujours exactement qui a reçu le document. L'offre Personnel à 4,99 $/mois est illimitée : un envoi à 200 personnes est donc simplement un envoi à 200 personnes.

À qui s'adresse l'envoi groupé, et quand n'est-ce pas le bon outil ?

Aux équipes RH qui diffusent un règlement intérieur ou une nouvelle politique (voir notre page RH), aux écoles qui recueillent le consentement pour les photos et les sorties avec une autorisation de droit à l'image, aux associations qui collectent les décharges des bénévoles avant un événement, aux bailleurs qui envoient une mise à jour du règlement à chaque locataire d'un immeuble, et aux entreprises qui demandent à leurs prestataires de signer un accord de confidentialité actualisé.

Ce n'est pas le bon outil quand chaque document est négocié individuellement, comme des contrats de vente avec des prix sur mesure, ou quand un document doit être signé par plusieurs signataires différents dans un ordre défini. Dans ces cas, envoyez individuellement à partir d'un modèle afin que chaque version soit parfaitement juste.

Comment réussir un envoi groupé ?

Exportez votre liste directement depuis le tableur ou l'outil RH que vous utilisez déjà et limitez-la à deux colonnes. Consultez le rapport des lignes ignorées après l'envoi : une faute de frappe dans une adresse se corrige bien plus facilement maintenant qu'une semaine plus tard, quand quelqu'un affirme n'avoir rien reçu. Pour les listes de plus de 200 personnes, découpez-les en plusieurs lots.

Comment les concurrents gèrent-ils l'envoi groupé ?

DocuSign propose Bulk Send, généralement sur ses offres orientées entreprise, et Dropbox Sign, Adobe Acrobat Sign et PandaDoc ont leurs propres versions. Elles fonctionnent bien, mais la fonctionnalité est souvent réservée aux offres supérieures, et avec une tarification à l'enveloppe, un seul envoi groupé à quelques centaines de personnes peut consommer une grande partie d'un quota mensuel ou annuel.

Notre avis : facturer à l'enveloppe transforme l'envoi groupé en exercice budgétaire. Nous l'incluons dans toutes les offres, nous décomptons les copies honnêtement, et sur l'offre Personnel il n'y a aucun quota à vérifier avant d'envoyer une politique à toute votre équipe.

Qui utilise l'envoi groupé, et pour quoi faire ?