Un documento, cientos de firmantes, cada uno con su propia copia.

¿Qué es el envío masivo para firma?

El envío masivo te permite mandar un documento a muchas personas a la vez, de modo que cada una recibe su propia copia para firmar y su propio registro de auditoría. Es la herramienta adecuada cuando el documento es idéntico para todos y solo cambia el firmante: una actualización de política para toda la plantilla, una exención para cada voluntario, un consentimiento para cada familia de una clase.

El envío masivo ya está disponible en eSignSimple. Puedes enviar una plantilla a hasta 200 personas de una sola vez, y nadie tiene que crear una cuenta para firmar.

¿Cómo funciona el envío masivo en eSignSimple?

Elige una plantilla que tenga exactamente un rol de firmante. Después, pega una línea "nombre, correo" por persona o sube un archivo CSV con dos columnas, nombre y correo, y envía. En un solo envío caben hasta 200 personas. Cada destinatario recibe una copia independiente con su propio enlace de firma, así que nadie ve los datos de nadie.

Antes de enviar nada, limpiamos la lista. Las direcciones de correo no válidas y los duplicados se omiten, y te decimos exactamente qué filas se omitieron y por qué. Cada copia enviada tiene su propio registro de auditoría, certificado de finalización y huella SHA-256, igual que un documento que hubieras enviado a mano.

Si en tu configuración no hay ningún proveedor de correo configurado, no fingimos que los correos han salido. En su lugar recibes la lista de enlaces de firma personales para que los compartas tú, uno por persona.

¿Cómo cuenta el envío masivo en tu plan?

Cada copia es un documento. En el plan Gratis, que incluye 5 documentos al mes, un envío masivo consume un documento por destinatario. Si el envío superara tu límite, enviamos tantos como permita tu plan y marcamos las filas restantes como no enviadas, para que siempre sepas exactamente quién ha recibido el documento. El plan Personal, de 4,99 $ al mes, es ilimitado, así que un envío a 200 personas es simplemente un envío a 200 personas.

¿Para quién es el envío masivo y cuándo no es la herramienta adecuada?

Equipos de RR. HH. que implantan un manual o un cambio de política (consulta nuestra página de RR. HH.), colegios que recogen consentimientos de fotos y excursiones con una autorización de uso de imagen, ONG que recogen exenciones de voluntarios antes de un evento, propietarios que envían una actualización de normas a todos los inquilinos de un edificio y empresas que piden a sus colaboradores externos que firmen un acuerdo de confidencialidad actualizado.

No es la herramienta adecuada cuando cada documento se negocia por separado, como los contratos de venta con precios a medida, ni cuando un documento necesita varios firmantes distintos en un orden concreto. En esos casos, envía individualmente desde una plantilla para que cada versión sea exactamente la correcta.

¿Cómo hacer un envío masivo limpio?

Exporta la lista directamente desde la hoja de cálculo o la herramienta de RR. HH. que ya usas y déjala en dos columnas. Revisa el informe de filas omitidas después de enviar: una errata en una dirección es mucho más fácil de corregir ahora que una semana después, cuando alguien diga que nunca recibió nada. Para listas de más de 200 personas, divídelas en lotes.

¿Cómo gestionan el envío masivo los competidores?

DocuSign ofrece Bulk Send, normalmente en sus planes orientados a empresas, y Dropbox Sign, Adobe Acrobat Sign y PandaDoc tienen sus propias versiones. Funcionan bien, pero la función suele reservarse a los niveles superiores y, con precios por sobre, un solo envío masivo a unos cientos de personas puede agotar buena parte de una cuota mensual o anual.

Nuestra opinión: cobrar por sobre convierte el envío masivo en un ejercicio de presupuesto. Lo incluimos en todos los planes, contamos las copias con honestidad y, en Personal, no hay cuota que comprobar antes de enviar una política a todo tu equipo.

¿Quién usa el envío masivo y para qué?