مستند واحد ومئات الموقّعين، ولكلٍّ منهم نسخته الخاصة.

ما الإرسال الجماعي للتوقيع؟

يتيح لك الإرسال الجماعي إرسال مستند واحد إلى عدد كبير من الأشخاص دفعة واحدة، فيحصل كل شخص على نسخته الخاصة للتوقيع وسجل تدقيق خاص به. وهو الأداة المناسبة عندما يكون المستند واحدًا للجميع ولا يتغير إلا الموقّع: تحديث سياسة لكل الموظفين، أو إقرار إخلاء مسؤولية لكل متطوع، أو نموذج موافقة لكل وليّ أمر في فصل دراسي.

الإرسال الجماعي متاح الآن في eSignSimple. يمكنك إرسال قالب إلى ما يصل إلى 200 شخص دفعة واحدة، ولا يحتاج أحد إلى إنشاء حساب ليوقّع.

كيف يعمل الإرسال الجماعي في eSignSimple؟

اختر قالبًا فيه دور موقّع واحد فقط. ثم الصق سطرًا واحدًا بصيغة «الاسم، البريد الإلكتروني» لكل شخص، أو ارفع ملف CSV من عمودين، الاسم والبريد الإلكتروني، وأرسل. يتسع الإرسال الواحد لما يصل إلى 200 شخص. ويحصل كل مستلم على نسخة منفصلة برابط توقيع خاص به، فلا يرى أحد بيانات غيره.

قبل إرسال أي شيء، ننظّف القائمة. نتخطى عناوين البريد غير الصالحة والمكررة، ونخبرك بالضبط بالصفوف التي تخطيناها وسبب ذلك. وتحصل كل نسخة مُرسلة على سجل تدقيق وشهادة إتمام وبصمة SHA-256 خاصة بها، تمامًا كمستند أرسلته يدويًا.

وإذا لم يكن هناك مزوّد بريد إلكتروني مُعدّ في حسابك، فلن ندّعي أن الرسائل أُرسلت. بل ستحصل على قائمة روابط التوقيع الشخصية لتشاركها بنفسك، رابطًا لكل شخص.

كيف يُحتسب الإرسال الجماعي ضمن خطتك؟

كل نسخة تُعد مستندًا واحدًا. في الخطة المجانية التي تشمل 5 مستندات شهريًا، يستهلك الإرسال الجماعي مستندًا لكل مستلم. وإذا كان الإرسال سيتجاوز حدّك، نرسل العدد الذي تسمح به خطتك ونبلغك بأن الصفوف المتبقية لم تُرسل، فتعرف دائمًا بالضبط من استلم المستند. أما الخطة الشخصية بسعر 4.99 $ شهريًا فبلا حدود، فالإرسال إلى 200 شخص هو ببساطة إرسال إلى 200 شخص.

لمن الإرسال الجماعي، ومتى لا يكون الأداة المناسبة؟

لفرق الموارد البشرية التي تعمّم دليل الموظفين أو تغييرًا في السياسات (راجع صفحة الموارد البشرية)، والمدارس التي تجمع موافقات التصوير والرحلات عبر إقرار نشر الصور، والجمعيات غير الربحية التي تجمع إقرارات المتطوعين قبل الفعاليات، والملّاك الذين يرسلون تحديثًا للوائح المبنى إلى كل المستأجرين، والشركات التي تطلب من المتعاقدين توقيع اتفاقية عدم إفصاح محدّثة.

ولا يكون الأداة المناسبة عندما يُتفاوض على كل مستند على حدة، مثل عقود البيع بأسعار مخصصة، أو عندما يحتاج المستند إلى عدة موقّعين مختلفين بترتيب محدد. في هذه الحالات أرسل كل مستند منفردًا من قالب حتى تكون كل نسخة صحيحة تمامًا.

كيف تنفّذ إرسالًا جماعيًا نظيفًا؟

صدّر قائمتك مباشرة من جدول البيانات أو أداة الموارد البشرية التي تستخدمها، واقتصر على عمودين. راجع تقرير الصفوف المتخطاة بعد الإرسال: تصحيح خطأ إملائي في عنوان الآن أسهل بكثير من تصحيحه بعد أسبوع حين يقول أحدهم إنه لم يستلم شيئًا. وإذا تجاوزت القائمة 200 اسم، فقسّمها إلى دفعات.

كيف يتعامل المنافسون مع الإرسال الجماعي؟

تقدم DocuSign ميزة Bulk Send، عادةً في خططها الموجهة للأعمال، ولدى Dropbox Sign وAdobe Acrobat Sign وPandaDoc نسخ خاصة بها. وهي تعمل جيدًا، لكن الميزة غالبًا محجوزة للخطط الأعلى، ومع التسعير القائم على المظاريف قد يستهلك إرسال جماعي واحد لبضع مئات من الأشخاص جزءًا كبيرًا من الحصة الشهرية أو السنوية.

رأينا: التسعير لكل مظروف يحوّل الإرسال الجماعي إلى تمرين في الميزانية. نحن نضعه في كل الخطط، ونحتسب النسخ بأمانة، وفي الخطة الشخصية لا توجد حصة تحتاج إلى مراجعتها قبل إرسال سياسة إلى فريقك كله.

من يستخدم الإرسال الجماعي، ولأي غرض؟