医療向けの電子署名 · 更新日
クリニック・診療所・医療提供者のための電子署名
クリニック、セラピスト、歯科医院、ウェルネス事業者は、多くの書類を扱います。同意書、承諾書、スタッフの雇用契約、取引先との契約などです。
eSignSimpleは事務書類の処理を速くできます。ただし、現時点でHIPAA準拠をうたっておらず、ビジネスアソシエイト契約（BAA）も締結していません。医療機関は、保護対象保健情報（PHI）を送る前に、自らの規制要件を確認してください。
私たちの考え：医療は、私たちが控えめに約束したいと考える唯一の業界です。患者情報は機微で厳しく規制されており、署名ツールはコンプライアンスを満たすワークフローの一部にすぎません。だからこそ、患者の健康情報をまったく含まない書類から始めることをおすすめしています。
そうした書類はたくさんあります。スタッフの雇用契約、業務委託や代診医との契約、取引先とのNDA、医療機器のリース、清掃やITの業務委託契約、広告用の写真使用承諾書などです。これらをオンラインに移すだけで、難しい規制上の問題に触れずに事務作業の時間を減らせます。
医療の書類仕事を遅くしているものは？
受付での紙の書類
予約前に書類を送っておけば、待合室での記入作業が減ります。コンプライアンス上のレビューで認められる範囲であれば、来院前に送る書類はクリップボードや読みにくい手書きの記入も減らしてくれます。
スタッフ・取引先の書類
雇用契約、NDA、業務委託契約は、他の業種と同じようにオンラインで署名できます。これらの書類には他の業種と同じルールが適用され、事務作業の時間が最もかかっているのもこうした書類であることが多いのです。
規制上の義務
患者情報には、HIPAAなどの規則が適用される場合があります。患者データに使う前に、そのツールが自らの義務を満たすかを確認してください。BAAを締結するベンダーが必要な場合は、締結しているベンダーを選んでください。私たちは現時点でBAAを提供していないことをはっきりお伝えしています。
医療では eSignSimple でどんな文書に署名しますか？
| 文書 | 署名する人 | eSignSimple での扱い |
|---|---|---|
| スタッフの雇用契約 | 従業員、事務長 | 雇用契約書のテンプレートを使います。患者データは関わりません。 |
| 取引先との業務委託契約 | 取引先、医療機関 | 業務委託契約を署名順序付きで送り、完了証明書を契約書と一緒に保管します。 |
| 取引先・スタッフとのNDA | 取引先または従業員、医療機関 | NDAのテンプレートから始めます。 |
| 広告用の写真使用承諾書 | 撮影に同意するスタッフまたは患者 | 写真使用承諾書を使い、健康に関する情報はフォームに含めないでください。 |
| 患者の健康情報を含む同意書 | 患者、医療提供者 | コンプライアンス審査で承認された場合のみ。当社はHIPAA準拠をうたっておらず、BAAも締結していません。 |
医療で電子署名できる文書は？
- 医療同意書
- 写真・動画の使用承諾書
- 免責同意書
- 雇用契約書
- NDA（秘密保持契約）
- 取引先との業務委託契約
医療で電子署名を最大限に活用するには？
- 患者の健康情報を含む書類を送る前に、規制要件（米国のHIPAAなど）を確認してください。
- eSignSimpleは、まずスタッフの契約や取引先との契約などの事務書類に使いましょう。
- 署名済みの同意書は完了証明書と一緒に保管してください。
- どの種類の書類をどのツールで扱ってよいかを書き出しておけば、受付スタッフがその場でコンプライアンスの判断をせずに済みます。
- 同意書の文言は臨床面・法務面のレビューを受け続けてください。署名ツールは同意を記録するものであり、文言の妥当性を保証するものではありません。
- 私たちの考え：書類に保護対象保健情報が含まれるか迷ったら、含まれるものとして扱い、承認済みの臨床システムで管理してください。
- まずは臨床以外の書類から始めましょう。NDA、業務委託契約、雇用契約書のテンプレートで、患者データを含まない事務的な署名のほとんどをカバーできます。
特定の文書で電子署名に頼る前に、事業を行う場所のルールを確認してください。日本の電子署名の法律、アメリカ、その他の国の解説と、署名済み文書の保存と保護の仕組みをご覧ください。
医療向けテンプレート
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よくある質問
eSignSimpleはHIPAAに準拠していますか？
eSignSimpleは現時点でHIPAA準拠をうたっておらず、BAAも締結していません。医療機関は、保護対象保健情報に使う前に自らの規制要件を確認してください。
これらの書類に電子署名は法的に有効ですか？
ほとんどの場合、有効です。シンプルな電子署名は、米国のESIGN法やUETA（統一電子取引法）、EUのeIDAS規則で認められています。ただし、遺言書や一部の裁判所・不動産関連の提出書類などは、法域によって手書きの署名（ウェットインク）、証人、公証が必要になる場合があります。
医療で同意書に電子署名するのは合法ですか？
同意書への電子署名は広く使われており、ESIGN法やUETAなどの法律のもとで一般に認められています。ただし医療では、米国のHIPAAのように患者情報の取り扱いに関するルールが加わります。特定のツールが適切かどうかは、各組織のコンプライアンスの問題です。一般的な法律については各国の法的有効性のページをご覧ください。
eSignSimpleはビジネスアソシエイト契約（BAA）を締結しますか？
いいえ。現時点でBAAは提供していません。自組織のコンプライアンス審査で問題ないと結論づけた場合を除き、保護対象保健情報にはeSignSimpleを使わないでください。