Firma elettronica per: sanità · Aggiornato
Firma elettronica per cliniche, studi e operatori sanitari
Cliniche, terapisti, studi dentistici e centri benessere gestiscono molti moduli: consensi, liberatorie, contratti del personale e contratti con i fornitori.
eSignSimple può velocizzare le pratiche amministrative. Al momento non dichiara la conformità HIPAA né firma Business Associate Agreement (BAA), quindi le strutture sanitarie devono verificare i propri requisiti normativi prima di inviare informazioni sanitarie protette.
Il nostro parere: la sanità è l'unico settore in cui preferiamo promettere meno. Le informazioni dei pazienti sono sensibili e fortemente regolamentate, e uno strumento di firma è solo una parte di un flusso di lavoro conforme. Per questo consigliamo di iniziare dalle pratiche che non coinvolgono affatto dati sanitari dei pazienti.
E ce ne sono tante: contratti di lavoro del personale, contratti con collaboratori e sostituti, NDA con i fornitori, leasing di attrezzature, contratti di pulizia e assistenza informatica e liberatorie fotografiche per il marketing. Portarle online libera tempo amministrativo senza sollevare le questioni normative più difficili.
Cosa rallenta le pratiche (sanità)?
Moduli cartacei in accettazione
Inviare i moduli prima di un appuntamento riduce le carte in sala d'attesa. Dove la tua verifica di conformità lo consente, i moduli inviati prima della visita significano anche meno cartelline e meno compilazioni a mano illeggibili.
Pratiche di personale e fornitori
Contratti di lavoro, NDA e contratti di servizi possono essere firmati online come in qualsiasi azienda. Questi documenti seguono le stesse regole di qualsiasi altra attività, ed è spesso lì che se ne va la maggior parte del tempo amministrativo.
Obblighi normativi
Norme come l'HIPAA possono applicarsi alle informazioni dei pazienti (in Europa entra in gioco anche il GDPR). Verifica se uno strumento soddisfa i tuoi obblighi prima di usarlo per dati dei pazienti. Se la tua organizzazione ha bisogno di un fornitore che firmi un BAA, scegline uno che lo faccia. Diciamo chiaramente che al momento non lo offriamo.
Quali documenti si firmano con eSignSimple (sanità)?
| Documento | Chi firma | Come funziona in eSignSimple |
|---|---|---|
| Contratto di lavoro del personale | Dipendente, responsabile dello studio | Usa il modello di contratto di lavoro; nessun dato dei pazienti coinvolto. |
| Contratto di servizi con un fornitore | Fornitore, studio | Invia il contratto di servizi con l'ordine di firma; conserva il certificato insieme al contratto. |
| NDA con fornitori o personale | Fornitore o dipendente, studio | Parti dal modello di NDA. |
| Liberatoria fotografica per il marketing | Membro del personale o paziente che accetta di essere fotografato | Usa la liberatoria fotografica; tieni i dati sanitari fuori dal modulo. |
| Moduli di consenso con informazioni sanitarie dei pazienti | Paziente, operatore sanitario | Solo se la tua verifica di conformità lo approva. Non dichiariamo la conformità HIPAA e non firmiamo BAA. |
Quali documenti (sanità) si possono firmare elettronicamente?
- Moduli di consenso medico
- Liberatorie per foto e video
- Manleve di responsabilità
- Contratti di lavoro
- NDA
- Contratti di servizi con i fornitori
Come sfruttare al meglio la firma elettronica (sanità)?
- Verifica i tuoi requisiti normativi (come l'HIPAA negli Stati Uniti) prima di inviare documenti che contengono informazioni sanitarie dei pazienti.
- Usa eSignSimple prima di tutto per documenti amministrativi come contratti del personale e contratti con i fornitori.
- Conserva i moduli di consenso firmati insieme al certificato di completamento.
- Metti per iscritto quali tipi di documento sono ammessi in quale strumento, così il personale dell'accettazione non deve valutare la conformità sul momento.
- Fai rivedere il testo dei moduli di consenso dal punto di vista clinico e legale; lo strumento di firma registra l'accordo, non rende adeguato il testo.
- Il nostro parere: se hai dubbi sul fatto che un documento contenga informazioni sanitarie protette, trattalo come se le contenesse e tienilo nel tuo sistema clinico approvato.
- Inizia dalle pratiche non cliniche: i modelli di NDA, contratto di servizi e contratto di lavoro coprono la maggior parte delle firme amministrative senza dati dei pazienti.
Prima di affidarti a una firma elettronica per un documento specifico, verifica le norme applicabili dove lavori: consulta le norme sulla firma elettronica in Italia, nell'Unione europea o in altri paesi, e leggi come conserviamo e proteggiamo i documenti firmati.
Modelli: sanità
Letture correlate
Domande frequenti
eSignSimple è conforme all'HIPAA?
eSignSimple al momento non dichiara la conformità HIPAA e non firma BAA. Le strutture sanitarie devono verificare i propri requisiti normativi prima di usarlo per informazioni sanitarie protette.
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti per questi documenti?
Nella maggior parte dei casi sì. Le firme elettroniche semplici sono riconosciute dall'ESIGN Act e dall'UETA negli Stati Uniti e dal regolamento eIDAS nell'Unione europea. Alcuni documenti, come i testamenti o determinati atti giudiziari e immobiliari, possono richiedere la firma autografa, dei testimoni o l'autenticazione notarile a seconda della giurisdizione.
È legale firmare elettronicamente i moduli di consenso in sanità?
Le firme elettroniche sui moduli di consenso sono molto diffuse e generalmente riconosciute da leggi come l'ESIGN Act e l'UETA, ma la sanità aggiunge regole sul trattamento delle informazioni dei pazienti, come l'HIPAA negli Stati Uniti. Stabilire se un determinato strumento è appropriato è una questione di conformità per la tua organizzazione. Consulta le nostre pagine sulla validità legale per il quadro generale.
eSignSimple firma un Business Associate Agreement (BAA)?
No. Al momento non offriamo un BAA, quindi non usare eSignSimple per informazioni sanitarie protette a meno che la tua verifica di conformità interna non abbia concluso che sia accettabile.
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