Signature électronique pour : santé · Mis à jour
Signature électronique pour cliniques, cabinets et professionnels de santé
Cliniques, thérapeutes, cabinets dentaires et praticiens du bien-être gèrent de nombreux formulaires : consentements, autorisations, contrats du personnel et contrats fournisseurs.
eSignSimple peut accélérer la paperasse administrative. Nous ne revendiquons pas actuellement la conformité HIPAA et ne signons pas de Business Associate Agreements (BAA) ; les structures de santé doivent donc vérifier leurs obligations réglementaires avant d'envoyer des données de santé protégées.
Notre avis : la santé est le seul secteur où nous préférons promettre moins. Les informations des patients sont sensibles et très réglementées, et un outil de signature n'est qu'un maillon d'un processus conforme. C'est pourquoi nous recommandons de commencer par les documents qui ne contiennent aucune donnée de santé.
Il y en a beaucoup : contrats de travail du personnel, contrats de remplaçants et de prestataires, accords de confidentialité avec les fournisseurs, locations de matériel, contrats de ménage et d'informatique, autorisations photo pour la communication. Les passer en ligne libère du temps administratif sans soulever les questions réglementaires les plus délicates.
Qu'est-ce qui ralentit la paperasse (santé) ?
Les formulaires papier à l'accueil
Envoyer les formulaires avant le rendez-vous réduit la paperasse en salle d'attente. Lorsque votre analyse de conformité le permet, les formulaires envoyés à l'avance signifient aussi moins de porte-documents et moins de mentions manuscrites illisibles.
Les documents du personnel et des fournisseurs
Contrats de travail, accords de confidentialité et contrats de prestation peuvent être signés en ligne comme dans n'importe quelle entreprise. Ces documents suivent les mêmes règles que dans les autres secteurs, et c'est souvent là que part le plus de temps administratif.
Les obligations réglementaires
Des règles comme la HIPAA aux États-Unis (ou le RGPD et l'hébergement des données de santé en Europe) peuvent s'appliquer aux informations des patients. Vérifiez qu'un outil répond à vos obligations avant de l'utiliser pour des données de patients. Si votre structure a besoin d'un fournisseur qui signe un BAA, choisissez-en un qui le fait. Nous indiquons clairement que nous n'en proposons pas actuellement.
Quels documents signe-t-on avec eSignSimple (santé) ?
| Document | Qui signe | Fonctionnement dans eSignSimple |
|---|---|---|
| Contrat de travail du personnel | Salarié, responsable du cabinet | Utilisez le modèle de contrat de travail ; aucune donnée de patient en jeu. |
| Contrat de prestation fournisseur | Fournisseur, cabinet | Envoyez le contrat de prestation de services avec un ordre de signature ; conservez le certificat avec le contrat. |
| NDA fournisseur ou salarié | Fournisseur ou salarié, cabinet | Partez du modèle de NDA. |
| Autorisation photo pour la communication | Membre du personnel ou patient qui accepte d'être photographié | Utilisez l'autorisation de droit à l'image ; ne mettez aucune information de santé dans le formulaire. |
| Consentements contenant des données de santé | Patient, praticien | Uniquement si votre analyse de conformité l'approuve. Nous ne revendiquons pas la conformité HIPAA et ne signons pas de BAA. |
Quels documents (santé) peut-on signer électroniquement ?
- Formulaires de consentement médical
- Autorisations de droit à l'image (photo et vidéo)
- Décharges de responsabilité
- Contrats de travail
- Accords de confidentialité (NDA)
- Contrats de prestation fournisseurs
Comment tirer le meilleur parti de la signature électronique (santé) ?
- Vérifiez vos obligations réglementaires (comme la HIPAA aux États-Unis) avant d'envoyer des documents contenant des données de santé de patients.
- Utilisez d'abord eSignSimple pour les documents administratifs comme les contrats du personnel et les contrats fournisseurs.
- Conservez les formulaires de consentement signés avec le certificat de signature.
- Notez par écrit quels types de documents sont autorisés dans quel outil, pour que l'accueil n'ait pas à trancher une question de conformité sur le moment.
- Faites relire la formulation des consentements par vos équipes cliniques et juridiques ; l'outil de signature enregistre l'accord, il ne rend pas la formulation adéquate.
- Notre avis : en cas de doute sur la présence de données de santé protégées dans un document, considérez qu'il en contient et gardez-le dans votre système clinique approuvé.
- Commencez par les documents non cliniques : les modèles de NDA, de contrat de prestation de services et de contrat de travail couvrent l'essentiel des signatures administratives sans données de patients.
Avant de vous appuyer sur une signature électronique pour un document précis, vérifiez les règles applicables là où vous exercez : consultez le droit de la signature électronique en France, dans l'Union européenne ou dans d'autres pays, et lisez comment nous stockons et protégeons les documents signés.
Modèles : santé
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Questions fréquentes
eSignSimple est-il conforme à la HIPAA ?
eSignSimple ne revendique pas actuellement la conformité HIPAA et ne signe pas de BAA. Les structures de santé doivent vérifier leurs obligations réglementaires avant de l'utiliser pour des données de santé protégées.
La signature électronique a-t-elle une valeur juridique pour ces documents ?
Dans la plupart des cas, oui. La signature électronique simple est reconnue par l'ESIGN Act et l'UETA aux États-Unis et par le règlement européen eIDAS. Certains documents, comme les testaments ou certains actes judiciaires et immobiliers, peuvent exiger une signature manuscrite, des témoins ou un acte notarié selon le pays.
Est-il légal de signer électroniquement des formulaires de consentement dans la santé ?
La signature électronique des formulaires de consentement est très répandue et généralement reconnue par des lois comme l'ESIGN Act et l'UETA, mais la santé ajoute des règles sur le traitement des informations des patients, comme la HIPAA aux États-Unis. Savoir si un outil donné est approprié relève de la conformité de votre structure. Consultez nos pages sur la légalité pour le droit général.
eSignSimple signe-t-il un Business Associate Agreement (BAA) ?
Non. Nous ne proposons pas actuellement de BAA : n'utilisez donc pas eSignSimple pour des données de santé protégées, sauf si votre propre analyse de conformité a conclu que c'est acceptable.
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