E-Signatur für gesundheitswesen · Aktualisiert
Elektronische Unterschrift für Kliniken, Praxen und Gesundheitsdienstleister
Kliniken, Therapeuten, Zahnarztpraxen und Gesundheitsanbieter haben mit vielen Formularen zu tun: Einwilligungen, Freigaben, Arbeitsverträge und Lieferantenverträge.
eSignSimple kann den Verwaltungspapierkram beschleunigen. Wir beanspruchen derzeit keine HIPAA-Konformität und unterzeichnen keine Business Associate Agreements (BAAs). Einrichtungen im Gesundheitswesen sollten daher ihre regulatorischen Anforderungen prüfen, bevor sie geschützte Gesundheitsdaten versenden. In der EU gilt das entsprechend für Gesundheitsdaten nach der DSGVO und für die ärztliche Schweigepflicht.
Unsere Meinung: Das Gesundheitswesen ist die eine Branche, in der wir lieber zu wenig als zu viel versprechen. Patientendaten sind sensibel und stark reguliert, und ein Signaturwerkzeug ist nur ein Teil eines rechtskonformen Ablaufs. Deshalb empfehlen wir, mit dem Papierkram zu beginnen, der gar keine Gesundheitsdaten von Patienten enthält.
Davon gibt es reichlich: Arbeitsverträge für das Personal, Verträge mit freien Mitarbeitern und Vertretungsärzten, NDAs mit Lieferanten, Leasingverträge für Geräte, Reinigungs- und IT-Dienstleistungsverträge sowie Fotofreigaben fürs Marketing. Wer diese Dokumente online abwickelt, gewinnt Verwaltungszeit, ohne die schwierigeren regulatorischen Fragen zu berühren.
Was bremst den Papierkram in gesundheitswesen?
Papierformulare am Empfang
Wer Formulare vor dem Termin verschickt, reduziert den Papierkram im Wartezimmer. Wo Ihre Compliance-Prüfung es erlaubt, bedeuten vorab gesendete Formulare auch weniger Klemmbretter und weniger unleserliche handschriftliche Angaben.
Personal- und Lieferantendokumente
Arbeitsverträge, NDAs und Dienstleistungsverträge lassen sich online unterschreiben wie in jedem anderen Betrieb. Für diese Dokumente gelten dieselben Regeln wie anderswo auch, und oft steckt gerade in ihnen die meiste Verwaltungszeit.
Regulatorische Pflichten
Für Patientendaten können Regeln wie HIPAA in den USA oder die DSGVO in der EU gelten. Prüfen Sie, ob ein Werkzeug Ihre Pflichten erfüllt, bevor Sie es für Patientendaten nutzen. Wenn Ihre Einrichtung einen Anbieter braucht, der ein BAA unterzeichnet, wählen Sie einen, der das tut. Wir sagen offen, dass wir derzeit keines anbieten.
Welche Dokumente unterschreiben Teams in gesundheitswesen mit eSignSimple?
| Dokument | Wer unterschreibt | So funktioniert es in eSignSimple |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag für Personal | Beschäftigte, Praxismanagement | Nutzen Sie die Vorlage Arbeitsvertrag; keine Patientendaten im Spiel. |
| Dienstleistungsvertrag mit Lieferanten | Lieferant, Praxis | Senden Sie den Dienstleistungsvertrag mit Unterschriftsreihenfolge; bewahren Sie das Zertifikat beim Vertrag auf. |
| NDA für Lieferanten oder Personal | Lieferant oder Beschäftigte, Praxis | Starten Sie mit der NDA-Vorlage. |
| Fotofreigabe fürs Marketing | Mitarbeitende oder Patienten, die fotografiert werden möchten | Nutzen Sie die Fotofreigabe; lassen Sie Gesundheitsangaben aus dem Formular heraus. |
| Einwilligungen mit Gesundheitsdaten von Patienten | Patient, Leistungserbringer | Nur wenn Ihre Compliance-Prüfung es freigibt. Wir beanspruchen keine HIPAA-Konformität und unterzeichnen keine BAAs. |
Welche Dokumente in gesundheitswesen lassen sich elektronisch unterschreiben?
- Einwilligungserklärungen für Behandlungen
- Foto- und Videofreigaben
- Haftungsverzichtserklärungen
- Arbeitsverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Dienstleistungsverträge mit Lieferanten
Wie holen Sie in gesundheitswesen das Beste aus E-Signaturen heraus?
- Prüfen Sie Ihre regulatorischen Anforderungen (etwa HIPAA in den USA oder die DSGVO in der EU), bevor Sie Dokumente mit Gesundheitsdaten von Patienten versenden.
- Nutzen Sie eSignSimple zuerst für Verwaltungsdokumente wie Arbeitsverträge und Lieferantenverträge.
- Bewahren Sie unterschriebene Einwilligungen zusammen mit dem Abschlusszertifikat auf.
- Halten Sie schriftlich fest, welche Dokumenttypen in welchem Werkzeug erlaubt sind, damit das Empfangspersonal keine Compliance-Entscheidung aus dem Stegreif treffen muss.
- Lassen Sie den Wortlaut von Einwilligungen medizinisch und juristisch prüfen; das Signaturwerkzeug protokolliert die Zustimmung, es macht den Wortlaut nicht ausreichend.
- Unsere Meinung: Wenn Sie unsicher sind, ob ein Dokument geschützte Gesundheitsdaten enthält, behandeln Sie es so, als ob, und lassen Sie es in Ihrem freigegebenen Praxis- oder Kliniksystem.
- Beginnen Sie mit nichtklinischem Papierkram: Die Vorlagen für NDA, Dienstleistungsvertrag und Arbeitsvertrag decken die meisten Verwaltungsunterschriften ohne Patientendaten ab.
Bevor Sie sich bei einem bestimmten Dokument auf eine E-Signatur verlassen, prüfen Sie die Regeln vor Ort: siehe E-Signatur-Recht in Deutschland, der Schweiz, der EU oder anderen Ländern, und lesen Sie, wie wir unterschriebene Dokumente speichern und schützen.
Vorlagen für gesundheitswesen
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Häufige Fragen
Ist eSignSimple HIPAA-konform?
eSignSimple beansprucht derzeit keine HIPAA-Konformität und unterzeichnet keine BAAs. Einrichtungen im Gesundheitswesen sollten ihre regulatorischen Anforderungen prüfen, bevor sie es für geschützte Gesundheitsdaten nutzen.
Sind elektronische Unterschriften für diese Dokumente rechtsverbindlich?
In den meisten Fällen ja. Einfache elektronische Signaturen sind in den USA nach dem ESIGN Act und dem UETA und in der EU nach der eIDAS-Verordnung anerkannt. Manche Dokumente, etwa Testamente oder bestimmte Gerichts- und Grundstücksdokumente, brauchen je nach Rechtsordnung eine handschriftliche Unterschrift, Zeugen oder eine notarielle Beurkundung. In Deutschland gilt das zum Beispiel überall dort, wo das Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB) oder eine notarielle Form vorschreibt.
Darf man Einwilligungen im Gesundheitswesen elektronisch unterschreiben?
Elektronische Unterschriften auf Einwilligungen sind verbreitet und nach Gesetzen wie dem ESIGN Act und dem UETA in der Regel anerkannt. Das Gesundheitswesen bringt aber zusätzliche Regeln für den Umgang mit Patientendaten mit, etwa HIPAA in den USA. Ob ein bestimmtes Werkzeug geeignet ist, ist eine Compliance-Frage für Ihre Einrichtung. Das allgemeine Recht erklären unsere Rechtsratgeber.
Unterzeichnet eSignSimple ein Business Associate Agreement (BAA)?
Nein. Wir bieten derzeit kein BAA an. Nutzen Sie eSignSimple daher nicht für geschützte Gesundheitsdaten, es sei denn, Ihre eigene Compliance-Prüfung ist zu dem Ergebnis gekommen, dass das zulässig ist.
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