Tanda tangan elektronik untuk kesehatan · Diperbarui
Tanda tangan elektronik untuk klinik, praktik, dan penyedia layanan kesehatan
Klinik, terapis, praktik dokter gigi, dan penyedia layanan kebugaran menangani banyak formulir: formulir persetujuan, surat izin, kontrak staf, dan perjanjian dengan vendor.
eSignSimple bisa mempercepat urusan administrasi. Saat ini kami tidak mengklaim kepatuhan HIPAA dan tidak menandatangani Business Associate Agreement (BAA), jadi fasilitas kesehatan sebaiknya memastikan ketentuan regulasinya sebelum mengirim informasi kesehatan pasien yang dilindungi.
Pendapat kami: kesehatan adalah satu-satunya sektor di mana kami lebih memilih berjanji sedikit. Informasi pasien bersifat sensitif dan diatur ketat, dan alat tanda tangan hanyalah satu bagian dari alur kerja yang patuh. Karena itu kami menyarankan untuk memulai dari dokumen yang sama sekali tidak melibatkan informasi kesehatan pasien.
Dokumen seperti itu banyak sekali: kontrak kerja staf, perjanjian dengan tenaga lepas dan dokter pengganti, NDA dengan vendor, sewa peralatan, perjanjian jasa kebersihan dan TI, serta izin foto untuk keperluan pemasaran. Memindahkannya ke online menghemat waktu administrasi tanpa memunculkan pertanyaan regulasi yang lebih sulit.
Apa yang memperlambat administrasi kesehatan?
Formulir kertas di meja pendaftaran
Mengirim formulir sebelum janji temu mengurangi urusan kertas di ruang tunggu. Selama tinjauan kepatuhan Anda mengizinkannya, formulir yang dikirim sebelum kunjungan juga berarti lebih sedikit papan jepit dan lebih sedikit tulisan tangan yang sulit dibaca.
Dokumen staf dan vendor
Kontrak kerja, NDA, dan perjanjian jasa bisa ditandatangani online seperti di bisnis lain mana pun. Dokumen-dokumen ini mengikuti aturan yang sama seperti di bisnis lain, dan sering kali justru di sinilah waktu administrasi paling banyak terbuang.
Kewajiban regulasi
Aturan seperti HIPAA (di Amerika Serikat) atau ketentuan rahasia rekam medis bisa berlaku untuk informasi pasien. Periksa apakah suatu alat memenuhi kewajiban Anda sebelum memakainya untuk data pasien. Jika organisasi Anda membutuhkan vendor yang menandatangani BAA, pilih vendor yang melakukannya. Kami menyatakan dengan terus terang bahwa saat ini kami tidak menyediakannya.
Dokumen kesehatan apa yang ditandatangani dengan eSignSimple?
| Dokumen | Siapa yang menandatangani | Cara kerjanya di eSignSimple |
|---|---|---|
| Kontrak kerja staf | Karyawan, manajer praktik | Gunakan templat kontrak kerja; tidak melibatkan data pasien. |
| Perjanjian jasa vendor | Vendor, praktik | Kirim perjanjian jasa dengan urutan penandatanganan; simpan sertifikat bersama kontraknya. |
| NDA vendor atau staf | Vendor atau karyawan, praktik | Mulai dari templat NDA. |
| Izin foto untuk pemasaran | Staf atau pasien yang setuju difoto | Gunakan surat izin foto; jangan cantumkan detail kesehatan di formulir. |
| Formulir persetujuan berisi informasi kesehatan pasien | Pasien, penyedia layanan | Hanya jika tinjauan kepatuhan Anda menyetujuinya. Kami tidak mengklaim kepatuhan HIPAA dan tidak menandatangani BAA. |
Dokumen kesehatan apa yang dapat ditandatangani secara elektronik?
- Formulir persetujuan tindakan medis
- Surat izin foto dan video
- Surat pernyataan pelepasan tanggung jawab
- Kontrak kerja
- NDA
- Perjanjian jasa dengan vendor
Bagaimana memaksimalkan tanda tangan elektronik untuk kesehatan?
- Pastikan ketentuan regulasi Anda (seperti HIPAA di Amerika Serikat, atau aturan rekam medis dan pelindungan data pribadi di Indonesia) sebelum mengirim dokumen yang berisi informasi kesehatan pasien.
- Gunakan eSignSimple lebih dulu untuk dokumen administrasi seperti kontrak staf dan perjanjian vendor.
- Simpan formulir persetujuan yang sudah ditandatangani bersama sertifikat penyelesaiannya.
- Tuliskan jenis dokumen mana yang boleh dikirim lewat alat mana, sehingga staf pendaftaran tidak perlu membuat keputusan kepatuhan secara mendadak.
- Pastikan redaksi formulir persetujuan tetap ditinjau secara klinis dan hukum; alat tanda tangan mencatat persetujuan, bukan menjamin redaksinya memadai.
- Pendapat kami: jika ragu apakah suatu dokumen berisi informasi kesehatan yang dilindungi, perlakukan seolah-olah memang berisi, dan simpan di sistem klinis yang sudah disetujui.
- Mulai dari dokumen non-klinis: templat NDA, perjanjian jasa, dan kontrak kerja sudah mencakup sebagian besar penandatanganan administrasi tanpa data pasien.
Sebelum mengandalkan tanda tangan elektronik untuk dokumen tertentu, periksa aturan di tempat Anda berusaha: lihat hukum tanda tangan elektronik di Indonesia, di Singapura, atau di negara lain, dan baca cara kami menyimpan dan melindungi dokumen bertanda tangan.
Templat untuk kesehatan
Bacaan terkait
Pertanyaan umum
Apakah eSignSimple patuh HIPAA?
Saat ini eSignSimple tidak mengklaim kepatuhan HIPAA dan tidak menandatangani BAA. Fasilitas kesehatan sebaiknya memastikan ketentuan regulasinya sebelum memakainya untuk informasi kesehatan yang dilindungi.
Apakah tanda tangan elektronik mengikat secara hukum untuk dokumen-dokumen ini?
Dalam sebagian besar kasus, ya. Tanda tangan elektronik sederhana diakui oleh ESIGN Act dan UETA di Amerika Serikat serta Regulasi eIDAS di Uni Eropa, dan di Indonesia oleh UU ITE. Beberapa dokumen, seperti surat wasiat atau berkas pengadilan dan properti tertentu, mungkin memerlukan tanda tangan basah, saksi, atau akta notaris, tergantung yurisdiksinya.
Apakah menandatangani formulir persetujuan medis secara elektronik itu legal?
Tanda tangan elektronik pada formulir persetujuan banyak digunakan dan umumnya diakui berdasarkan undang-undang seperti ESIGN Act dan UETA, tetapi sektor kesehatan menambahkan aturan tentang cara menangani informasi pasien, seperti HIPAA di Amerika Serikat. Apakah suatu alat sesuai atau tidak adalah pertanyaan kepatuhan bagi organisasi Anda. Lihat halaman legalitas kami untuk hukum umumnya.
Apakah eSignSimple menandatangani Business Associate Agreement (BAA)?
Tidak. Saat ini kami tidak menyediakan BAA, jadi jangan gunakan eSignSimple untuk informasi kesehatan yang dilindungi kecuali tinjauan kepatuhan internal Anda menyimpulkan bahwa hal itu dapat diterima.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.