Assinatura eletrônica para saúde · Atualizado em
Assinatura eletrônica para clínicas, consultórios e profissionais de saúde
Clínicas, terapeutas, consultórios odontológicos e espaços de bem-estar lidam com muitos formulários: termos de consentimento, autorizações, contratos da equipe e contratos com fornecedores.
O eSignSimple pode agilizar a papelada administrativa. Hoje ele não declara conformidade com a HIPAA (a lei americana de dados de saúde) nem assina Business Associate Agreements (BAAs), então instituições de saúde devem confirmar suas exigências regulatórias, incluindo a LGPD no Brasil, antes de enviar dados de saúde de pacientes.
Nossa opinião: saúde é o único setor em que preferimos prometer menos. Informações de pacientes são sensíveis e muito reguladas, e uma ferramenta de assinatura é só uma parte de um fluxo em conformidade. Por isso recomendamos começar pela papelada que não envolve nenhuma informação de saúde do paciente.
E há muita: contratos de trabalho da equipe, contratos com prestadores e plantonistas, NDAs com fornecedores, locação de equipamentos, contratos de limpeza e de TI e autorizações de uso de imagem para marketing. Levar esses documentos para o online libera tempo administrativo sem levantar as questões regulatórias mais difíceis.
O que atrasa a papelada em saúde?
Formulários de papel na recepção
Enviar formulários antes da consulta reduz a papelada na sala de espera. Onde a sua análise de conformidade permitir, formulários enviados antes do atendimento também significam menos pranchetas e menos letra ilegível.
Papelada da equipe e de fornecedores
Contratos de trabalho, NDAs e contratos de serviço podem ser assinados online como em qualquer empresa. Esses documentos seguem as mesmas regras de qualquer outro negócio e costumam ser onde vai a maior parte do tempo administrativo.
Obrigações regulatórias
Normas como a HIPAA nos EUA ou a LGPD no Brasil podem se aplicar a informações de pacientes. Verifique se uma ferramenta atende às suas obrigações antes de usá-la com dados de pacientes. Se a sua instituição precisa de um fornecedor que assine um BAA, escolha um que assine. Dizemos claramente que hoje não oferecemos.
Quais documentos as equipes de saúde assinam com o eSignSimple?
| Documento | Quem assina | Como funciona no eSignSimple |
|---|---|---|
| Contrato de trabalho da equipe | Colaborador, gestor da clínica | Use o modelo de contrato de trabalho; nenhum dado de paciente envolvido. |
| Contrato de serviços com fornecedor | Fornecedor, clínica | Envie o contrato de prestação de serviços com ordem de assinatura; guarde o certificado junto com o contrato. |
| NDA com fornecedor ou colaborador | Fornecedor ou colaborador, clínica | Comece pelo modelo de NDA. |
| Autorização de uso de imagem para marketing | Colaborador ou paciente que aceita ser fotografado | Use a autorização de uso de imagem; deixe dados de saúde fora do formulário. |
| Termos de consentimento com informações de saúde do paciente | Paciente, profissional de saúde | Só se a sua análise de conformidade aprovar. Não declaramos conformidade com a HIPAA e não assinamos BAAs. |
Quais documentos de saúde podem ser assinados eletronicamente?
- Termos de consentimento médico
- Autorizações de uso de imagem e vídeo
- Termos de isenção de responsabilidade
- Contratos de trabalho
- NDAs
- Contratos de prestação de serviços com fornecedores
Como tirar o máximo da assinatura eletrônica em saúde?
- Confirme suas exigências regulatórias (como a HIPAA nos EUA ou a LGPD no Brasil) antes de enviar documentos com informações de saúde de pacientes.
- Use o eSignSimple primeiro para documentos administrativos, como contratos da equipe e contratos com fornecedores.
- Guarde os termos de consentimento assinados junto com o certificado de conclusão.
- Deixe por escrito quais tipos de documento podem ir para qual ferramenta, para que a recepção não precise decidir questões de conformidade na hora.
- Mantenha a redação dos termos de consentimento sob revisão clínica e jurídica; a ferramenta de assinatura registra a concordância, mas não torna a redação adequada.
- Nossa opinião: na dúvida se um documento contém informações de saúde protegidas, trate-o como se contivesse e mantenha-o no sistema clínico aprovado.
- Comece pela papelada não clínica: os modelos de NDA, contrato de prestação de serviços e contrato de trabalho cobrem a maior parte das assinaturas administrativas sem dados de pacientes.
Antes de usar assinatura eletrônica em um documento específico, confira as regras de onde você atua: veja a validade jurídica no Brasil ou em outros países e leia como guardamos e protegemos documentos assinados.
Modelos para saúde
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Perguntas frequentes
A assinatura eletrônica tem validade jurídica para esses documentos?
Na maioria dos casos, sim. Assinaturas eletrônicas simples são reconhecidas pelo ESIGN Act e pela UETA nos Estados Unidos e pelo Regulamento eIDAS na União Europeia. No Brasil, a MP 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) admite qualquer meio de comprovar autoria e integridade aceito pelas partes. Alguns documentos, como testamentos ou certas petições judiciais e atos sobre imóveis, podem exigir assinatura de próprio punho, testemunhas ou reconhecimento em cartório, conforme a jurisdição.
O eSignSimple está em conformidade com a HIPAA?
O eSignSimple hoje não declara conformidade com a HIPAA e não assina BAAs. Instituições de saúde devem confirmar suas exigências regulatórias antes de usá-lo para informações de saúde protegidas.
É legal assinar termos de consentimento eletronicamente na área da saúde?
Assinaturas eletrônicas em termos de consentimento são muito usadas e geralmente reconhecidas por leis como o ESIGN Act e a UETA, mas a saúde acrescenta regras sobre o tratamento de informações de pacientes, como a HIPAA nos EUA. Se uma ferramenta é adequada ou não é uma questão de conformidade da sua instituição. Veja nossas páginas sobre validade jurídica para a lei geral.
O eSignSimple assina um Business Associate Agreement (BAA)?
Não. Hoje não oferecemos BAA, então não use o eSignSimple para informações de saúde protegidas, a menos que a sua própria análise de conformidade tenha concluído que isso é aceitável.
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