Panduan · Diperbarui · Oleh Buğra Sözeri
Tanda Tangan Elektronik vs Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah adalah tanda tangan yang dibuat dengan tangan, memakai tinta, di atas kertas. Tanda tangan elektronik adalah setiap tanda elektronik yang menunjukkan niat untuk setuju: nama yang diketik, tanda tangan yang digambar di layar, atau klik pada "Saya setuju". Untuk sebagian besar kontrak bisnis sehari-hari, hukum di AS, Inggris, dan UE memperlakukan keduanya sama-sama mampu mengikat Anda. Namun masih ada dokumen yang mewajibkan kertas, saksi, atau notaris. Panduan ini menjelaskan perbedaannya, di mana biasanya letak pengecualiannya, dan cara memutuskannya, tanpa berpura-pura menjadi nasihat hukum untuk kasus spesifik Anda.
Apa perbedaan tanda tangan basah dan tanda tangan elektronik?
Tanda tangan basah membuktikan niat secara fisik: seseorang menorehkan pena di atas kertas, dan dokumen aslinya membawa tinta tersebut. Tanda tangan elektronik membuktikan niat dengan data: siapa yang menandatangani, kapan, dari alamat email dan perangkat mana, dan apa persisnya isi dokumen pada saat itu.
Perbedaan praktisnya ada pada kecepatan, biaya, dan bukti. Kertas perlu dicetak, dikirim pos, atau bertemu langsung, dan hasil pindaian halaman bertanda tangan pada dasarnya hanyalah sebuah gambar. Layanan tanda tangan elektronik yang baik mencatat jejak audit dan mengunci file akhir, sehingga perubahan apa pun bisa terdeteksi. Di eSignSimple, PDF yang sudah selesai mendapat sidik jari SHA-256 yang bisa dicek siapa saja di halaman verifikasi kami.
Kapan tanda tangan elektronik sudah cukup secara hukum?
Di Amerika Serikat, ESIGN Act di tingkat federal dan Uniform Electronic Transactions Act (UETA), yang diadopsi oleh hampir semua negara bagian, menyatakan bahwa tanda tangan atau kontrak tidak boleh ditolak akibat hukumnya semata-mata karena berbentuk elektronik. Di UE, Regulasi eIDAS menyatakan bahwa tanda tangan elektronik tidak boleh ditolak akibat hukumnya atau keberterimaannya sebagai bukti hanya karena berbentuk elektronik; hanya tanda tangan elektronik berkualifikasi yang secara otomatis memiliki akibat yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan.
Jadi perjanjian jual beli, kontrak freelance dan konsultasi, NDA, perjanjian sewa di banyak tempat, surat penawaran kerja, invoice, dan purchase order biasanya cukup dengan tanda tangan elektronik sederhana. Ringkasan kami apakah tanda tangan elektronik sah membahasnya lebih dalam, dan detail per negara ada di halaman legalitas kami, seperti Amerika Serikat, Inggris, dan Uni Eropa.
Kapan tanda tangan basah masih diwajibkan?
Pengecualiannya berbeda di tiap negara, tetapi berkumpul di sekitar jenis dokumen yang sama. ESIGN sendiri mengecualikan surat wasiat, kodisil, dan trust wasiat; banyak urusan hukum keluarga seperti adopsi dan perceraian; perintah pengadilan dan dokumen resmi pengadilan; serta pemberitahuan tertentu, seperti pemutusan layanan utilitas, pemberitahuan penyitaan atau pengosongan, dan pembatalan asuransi kesehatan atau jiwa.
Di luar itu, waspadai tiga pemicu. Aturan formalitas: akta, surat kuasa, dan pengalihan properti mungkin memerlukan saksi, notaris, atau bentuk tertentu, yang di sebagian negara berarti kertas atau tanda tangan berkualifikasi. Lembaga pendaftaran: kantor pertanahan, daftar perusahaan, dan sebagian instansi pemerintah hanya menerima format tertentu. Dan pihak lawan: bank, pemilik properti, atau pemberi kerja bisa saja bersikeras memakai tinta, dan dalam praktiknya aturan merekalah yang berlaku.
Di UE, negara-negara anggota menentukan transaksi mana yang memerlukan tanda tangan tulisan tangan atau berkualifikasi; properti dan hukum keluarga umumnya masuk daftar itu. Cek halaman negara yang bersangkutan, misalnya Jerman atau Prancis, dan tanyakan kepada pengacara jika taruhannya besar.
Mana yang menjadi bukti lebih kuat dalam sengketa?
Orang mengira tinta lebih aman. Sering kali tidak. Tanda tangan basah yang disengketakan berujung pada perbandingan tulisan tangan dan pertanyaan tentang versi halaman mana yang ditandatangani. Tanda tangan elektronik yang disengketakan berujung pada catatannya: undangan email, stempel waktu, alamat IP, dan hash dokumen yang menunjukkan tidak ada yang berubah setelah ditandatangani. Tidak ada yang kebal terhadap semua argumen, tetapi tanda tangan elektronik dengan sertifikat penyelesaian yang lengkap biasanya lebih mudah dijelaskan.
Yang melemahkan tanda tangan elektronik adalah proses yang ceroboh: mengirim ke kotak masuk bersama, tidak menyimpan file akhir, atau membiarkan penanda tangan mengedit dokumen. Panduan kami apa itu jejak audit menjelaskan isi catatan yang baik.
Bagaimana memutuskan untuk dokumen tertentu?
Ajukan empat pertanyaan. Apakah jenis dokumen ini termasuk dalam daftar pengecualian di negara Anda? Apakah ada undang-undang, lembaga pendaftaran, atau regulator yang mewajibkan saksi, notaris, atau tanda tangan berkualifikasi? Apakah pihak lawan menerima tanda tangan elektronik? Dan apakah Anda nyaman menunjukkan catatan penandatanganan kepada hakim? Jika dua pertanyaan pertama dijawab tidak dan dua terakhir dijawab ya, tanda tangan elektronik adalah pilihan yang praktis.
Jika Anda hanya perlu menandatangani sesuatu sendiri, alat Tanda Tangan PDF gratis kami bekerja di browser. Untuk mengumpulkan tanda tangan dengan catatan lengkap, lihat cara mengirim dokumen untuk ditandatangani.
Pendapat kami
Menurut kami, tinta seharusnya menjadi pengecualian yang perlu alasan, bukan pilihan bawaan yang otomatis dipakai. Untuk kontrak yang ditandatangani freelancer dan usaha kecil setiap minggu, tanda tangan elektronik lebih cepat, lebih murah, dan meninggalkan bukti yang lebih baik daripada halaman hasil pindaian. Namun kenali batasnya: surat wasiat, banyak akta properti, surat kuasa, dan dokumen pengadilan adalah titik di mana Anda harus berhenti dan memeriksa, dan eSignSimple hanya menyediakan tanda tangan elektronik sederhana, bukan tanda tangan berkualifikasi yang diwajibkan untuk sebagian transaksi di UE. Jika pengacara atau lembaga pendaftaran meminta kertas, pakailah kertas.
Pertanyaan umum
Apakah tanda tangan elektronik sama sahnya dengan tanda tangan tulisan tangan?
Untuk sebagian besar kontrak bisnis di AS, Inggris, dan UE, ya: hukum menyatakan tanda tangan itu tidak boleh ditolak akibatnya hanya karena berbentuk elektronik. Sebagian dokumen dikecualikan atau memerlukan formalitas tambahan.
Bisakah saya menandatangani surat wasiat secara elektronik?
Umumnya tidak. ESIGN mengecualikan surat wasiat, dan sebagian besar yurisdiksi mewajibkan tanda tangan tulisan tangan dan saksi; beberapa tempat telah membuat aturan wasiat elektronik yang sempit. Tanyakan kepada pengacara.
Apakah tanda tangan basah yang dipindai termasuk tanda tangan elektronik?
Tanda tangan hasil pindaian yang ditempelkan ke dokumen bisa dihitung sebagai tanda tangan elektronik, tetapi jika berdiri sendiri, buktinya lemah. Layanan tanda tangan elektronik menambahkan jejak audit yang menunjukkan siapa yang menandatangani dan kapan.
Apa itu tanda tangan elektronik berkualifikasi?
Menurut eIDAS, ini adalah tingkat tertinggi: dibuat dengan sertifikat dan perangkat berkualifikasi, dengan akibat hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan di seluruh UE. eSignSimple tidak menyediakannya.
Bisakah pihak lawan menolak tanda tangan elektronik?
Bisa. ESIGN tidak memaksa siapa pun memakai catatan elektronik; kedua belah pihak perlu setuju. Dalam praktiknya, sebagian besar bisnis menerimanya.
Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.
Mulai dengan 5 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.