テンプレート

「テンプレート」とは？

電子署名のテンプレートとは、署名者の役割、署名欄、日付欄、テキストボックスがすでに配置された、保存して再利用できる文書のことです。同じ契約書を毎回アップロードして入力欄を設定する代わりに、テンプレートを選び、受信者の名前とメールアドレスを加えて送るだけです。再利用文書やドキュメントテンプレートと呼ぶツールもあります。

テンプレートは通常、特定の人ではなく役割を定義します。クライアント、受託者、貸主、借主といった具合です。テンプレートを使うときに各役割に実際の名前とメールアドレスを当てはめると、その役割に割り当てた入力欄はその人にだけ表示されます。良いテンプレートは署名順序も保存するので、毎回正しい人が最初に署名します。

すべてのクライアントに同じ撮影契約書を送るフリーランスのカメラマンを考えてみましょう。クライアントの署名、日付、使用条件の条項へのイニシャルの欄を設けたテンプレートを一度作れば、10分かかっていた作業が30秒で済みます。標準の賃貸借契約書を使う家主や、共通の秘密保持契約書を使う人事チームも、同じ恩恵を受けられます。

はっきりさせておきたい誤解があります。テンプレートは法的な書式そのものではありません。保存されるのは、あなたが用意した文書のレイアウトと入力欄の配置であり、文言の質はアップロードしたものの質で決まります。もう一つの誤解は、テンプレートを作ると変更できなくなるというものです。契約書が変わったら、たいていは元の PDF を差し替えられます。

テンプレートは、1つのテンプレートを多数の受信者に一度に送る一括送信や、テンプレートを送るたびに作られる個々のまとまりであるエンベロープと密接に関係しています。

テンプレートをきちんと管理すると、長い目で見て効果があります。「クライアント用NDA v3」「住宅賃貸借契約 2026」のようにわかりやすい名前を付け、古い版は溜め込まずに廃止しましょう。保存する前に自分宛てにテスト送信し、各入力欄が正しいページにあり、正しい役割に割り当てられているかを確認します。元の文書はバージョン管理するか、少なくとも1つの共有フォルダにまとめ、どの文言が最新かをチーム全員がわかるようにしましょう。法律や自社の条件が変わったら、各自のダウンロードフォルダにある写しではなく、まずテンプレートを更新してください。

私たちの見解：同じ文書を月に何度も送るなら、テンプレートを作りましょう。電子署名でいちばん大きく時間を節約できる機能であり、日付欄の付け忘れや署名順序から署名者が漏れるといったミスも減らせます。

eSignSimple はテンプレートに対応しています。PDF を入力欄と署名者の役割とともに保存し、再利用して署名順序と自動リマインダー付きで署名依頼を送れます。署名済みの写しにはすべて監査証跡と完了証明書が付きます。よく使われる契約書の無料サンプルテンプレートもサイトで公開しています。出発点として、無料の契約書テンプレートをご覧ください。

「テンプレート」の具体例

犬の散歩代行業者が、新しい顧客ごとに同じサービス契約を結びます。オーナーは契約書を一度 eSignSimple にアップロードし、署名欄、日付欄、犬の名前を入れるテキスト欄を配置して、テンプレートとして保存します。新しい顧客が来るたびにテンプレートを選び、顧客の名前とメールアドレスを入力して送るだけで、1分もかかりません。

関連する用語

• エンベロープ（封筒）: エンベロープとは、1通以上の文書を1人以上の受信者に署名依頼として送るための入れ物で、1つの取引として共通の監査証跡を持ちます。
• 一括送信: 一括送信とは、1つの文書やテンプレートを多数の受信者に一度に送り、各人がそれぞれ自分用の写しを受け取って署名できる機能です。
• ウェブフォーム（署名リンク）: 電子署名のウェブフォームとは、公開リンクで開ける入力・署名用のページで、事前に招待されていなくても誰でも文書に記入して署名できるものです。
• 電子署名 API: 電子署名 API とは、ウェブアプリを操作する代わりに、ソフトウェアからプログラムで署名依頼の作成、送信、追跡、ダウンロードを行えるようにするインターフェースです。