Amplop (envelope)

Apa arti Amplop?

Amplop (envelope) adalah paket yang Anda kirim untuk ditandatangani: satu atau beberapa dokumen, daftar penerima, posisi tanda tangan masing-masing orang, dan aturan jalannya penandatanganan. Kalau Anda pernah bertanya apa itu envelope di DocuSign atau aplikasi tanda tangan elektronik lain, jawabannya sederhana: padanan digital dari memasukkan kertas ke amplop, menulis alamat, lalu mengirimkannya.

Di dalam amplop biasanya terdapat file itu sendiri, kolom tanda tangan dan tanggal yang ditempatkan di halaman, data penerima, urutan penandatanganan bila diperlukan, pesan untuk penanda tangan, serta pengaturan seperti pengingat atau tanggal kedaluwarsa. Amplop melewati status seperti draf, terkirim, dilihat, selesai, atau ditolak, dan setiap perubahan dicatat dalam jejak audit.

Seorang pengelola properti yang memperpanjang sewa bisa mengirim satu amplop berisi perjanjian perpanjangan dan lembar tata tertib terbaru. Dua penyewa menandatangani, lalu pengelola menandatangani balik. Semuanya berjalan bersama, selesai bersama, dan menghasilkan satu sertifikat penyelesaian, alih-alih tiga email terpisah dengan tiga riwayat terpisah yang harus dikejar.

Sumber kebingungan yang umum adalah soal harga. Banyak vendor menagih per amplop, sehingga orang mengira satu amplop sama dengan satu dokumen. Biasanya tidak: satu amplop bisa memuat beberapa dokumen dan beberapa penanda tangan. Kesalahan sebaliknya juga terjadi, yaitu mengirim setiap halaman sebagai permintaan sendiri sehingga keterkaitannya hilang. Perlu diketahui pula bahwa amplop adalah istilah industri, bukan konsep hukum. ESIGN Act dan UETA tidak menyebut amplop sama sekali.

Sebagian alat memakai istilah lain untuk gagasan yang sama, seperti permintaan, paket, transaksi, atau dokumen. Namanya tidak terlalu penting; yang penting adalah apakah file, penanda tangan, dan catatan yang saling terkait tetap terkumpul jadi satu. Uji yang berguna: tanyakan apa yang perlu Anda tunjukkan kepada pengadilan atau auditor nanti, yaitu dokumennya, orang-orangnya, dan urutan kejadiannya. Amplop yang dirancang dengan baik menyimpan ketiganya di satu tempat dan menghasilkan satu jejak audit, bukan serpihan yang tercecer.

Pendapat kami: metafora amplop memang berguna, tetapi sering dibuat terlalu rumit. Kebanyakan orang hanya ingin mengirim PDF, memilih siapa yang menandatangani, dan menerimanya kembali dengan catatan yang jelas. Kalau sebuah alat butuh kursus pelatihan untuk menjelaskan pengaturan amplopnya, ada yang salah.

Di eSignSimple Anda mengunggah dokumen PDF atau Word, menambahkan penanda tangan, mengatur urutan penandatanganan dan pengingat bila perlu, lalu mengirim. Penanda tangan tidak perlu akun. Templat yang dapat dipakai ulang membantu untuk dokumen yang sering Anda kirim, dan setiap permintaan yang selesai dilengkapi jejak audit, sertifikat penyelesaian, serta hash SHA-256 yang bisa Anda periksa di /verify. Kirim massal (hingga 200 orang per pengiriman), formulir web publik, dan REST API untuk membuat permintaan dari perangkat lunak Anda sendiri semuanya tersedia.

Amplop: contoh nyata

Sebuah agen properti kecil mengirimi pembeli perjanjian jual beli dan formulir keterangan yang harus ditandatangani bersamaan. Di platform yang memakai konsep amplop, kedua file berjalan sebagai satu paket dengan satu status dan satu jejak audit. Di eSignSimple satuannya adalah dokumen: Anda menggabungkan kedua PDF menjadi satu file sebelum mengunggahnya, sehingga keduanya ditandatangani, diselesaikan, dan di-hash bersama.

Istilah apa saja yang terkait?

• Jejak audit (audit trail): Riwayat bercap waktu dari setiap tindakan pada dokumen yang ditandatangani secara elektronik: pengiriman, pembukaan, tanda tangan, dengan IP dan perangkat.
• Urutan penandatanganan: Urutan penandatanganan (routing order) menentukan apakah penanda tangan menerima dokumen satu per satu dalam urutan tetap atau semuanya sekaligus.
• Templat: Templat tanda tangan elektronik adalah dokumen yang dapat dipakai ulang dengan peran penanda tangan dan kolom yang sudah diatur, sehingga perjanjian yang sama bisa dikirim berulang kali tanpa menyiapkannya dari awal.
• Kirim massal (bulk send): Kirim massal memungkinkan Anda mengirim satu dokumen atau templat ke banyak penerima sekaligus, dan setiap orang menerima serta menandatangani salinannya sendiri.