Kirim massal (bulk send)

Apa arti Kirim massal?

Kirim massal (bulk send) adalah fitur tanda tangan elektronik yang mengirim dokumen yang sama kepada banyak orang dalam satu tindakan, sambil memberi setiap penerima salinan tersendiri untuk ditandatangani. Kadang disebut juga pengiriman massal atau pengiriman batch, fitur ini dirancang untuk saat satu perjanjian harus sampai ke puluhan atau ratusan orang, bukan hanya satu pihak lawan.

Biasanya prosesnya dimulai dari templat. Anda mengunggah daftar, sering berupa CSV, berisi nama, email, dan nilai personal tiap penerima, seperti tanggal mulai kerja atau nomor unit. Platform kemudian membuat satu amplop per baris, mengirim semuanya, dan memantau masing-masing secara terpisah, sehingga keterlambatan satu orang tidak pernah menahan yang lain.

Tim HR yang meluncurkan pernyataan penerimaan buku pedoman karyawan yang diperbarui kepada 200 karyawan adalah contoh klasiknya. Tanpa kirim massal, seseorang harus membuat 200 amplop secara manual. Dengannya, mereka cukup mengunggah daftar staf sekali dan memantau penyelesaian yang masuk, hanya mengejar yang tertinggal. Pemilik properti yang mengirim pemberitahuan kebijakan sewa ke seluruh penghuni gedung memiliki kebutuhan yang sama dalam skala lebih kecil.

Kebingungan yang umum adalah antara kirim massal dan menambahkan banyak penanda tangan ke satu dokumen. Jika lima puluh orang menandatangani satu amplop, mereka semua menandatangani salinan yang sama, dan amplop itu baru selesai ketika orang terakhir selesai. Kirim massal membuat lima puluh dokumen terpisah, masing-masing dengan jejak audit dan sertifikatnya sendiri. Pilihan yang tepat bergantung pada apakah Anda membutuhkan satu perjanjian bersama atau banyak perjanjian individual.

Kirim massal bergantung pada templat untuk tata letak dokumen dan menghasilkan satu amplop per penerima. Pengingat menjadi jauh lebih penting di sini, karena mengejar orang secara manual dalam jumlah besar adalah tempat waktu paling banyak terbuang.

Sebelum kirim massal, sedikit persiapan sangat membantu. Bersihkan daftar penerima lebih dulu, karena satu salah ketik di alamat email berarti satu orang tidak pernah menerima salinannya. Uji dengan kelompok kecil sebelum mengirim ke semua orang, dan periksa ulang nilai personal yang digabungkan ke dalam dokumen. Atur pengingat agar platform mengejar penanda tangan yang terlambat secara otomatis. Setelahnya, ekspor atau tinjau daftar status untuk melihat siapa yang sudah menandatangani, siapa yang menolak, dan siapa yang masih perlu didorong.

Pendapat kami: kirim massal wajib bagi tim HR dan pengelola properti, dan sekadar pelengkap bagi sebagian besar pekerja lepas dan usaha kecil. Jika Anda hanya mengirim ke segelintir orang setiap kali, templat ditambah pengingat sudah membawa Anda hampir sampai.

Kirim massal tersedia di eSignSimple: pilih templat dengan satu penanda tangan, tempelkan baris nama dan email atau unggah CSV dua kolom, lalu kirim ke hingga 200 orang sekaligus. Setiap penerima mendapat salinannya sendiri, dan setiap salinan memiliki jejak auditnya sendiri.

Kirim massal: contoh nyata

Bagian HR sebuah sekolah membutuhkan tanda tangan 60 anggota staf pada kebijakan perlindungan anak yang diperbarui. Admin membuat templat dengan satu peran penanda tangan, mengekspor nama dan email dari direktori staf sebagai CSV, lalu menjalankan kirim massal di eSignSimple. Setiap orang menerima salinan individual dan menandatanganinya, sementara admin memantau siapa yang sudah menandatangani di dasbor dan pengingat mengejar sisanya.

Istilah apa saja yang terkait?

• Amplop (envelope): Amplop adalah wadah untuk satu atau beberapa dokumen yang dikirim kepada satu atau beberapa penerima untuk ditandatangani sebagai satu transaksi dengan satu jejak audit bersama.
• Templat: Templat tanda tangan elektronik adalah dokumen yang dapat dipakai ulang dengan peran penanda tangan dan kolom yang sudah diatur, sehingga perjanjian yang sama bisa dikirim berulang kali tanpa menyiapkannya dari awal.
• Formulir web (tautan penandatanganan): Formulir web dalam penandatanganan elektronik adalah halaman isi-dan-tanda-tangani dengan tautan publik, sehingga siapa pun bisa melengkapi dan menandatangani dokumen tanpa diundang lebih dulu.
• API tanda tangan elektronik: API tanda tangan elektronik memungkinkan software membuat, mengirim, memantau, dan mengunduh permintaan tanda tangan secara terprogram, bukan lewat aplikasi web.