Kostenlose Vorlage · Aktualisiert 18. Oktober 2026

Vorlage: Arbeitgeberbescheinigung (Beschäftigungsnachweis)

Eine Arbeitgeberbescheinigung bestätigt einem Dritten Position, Beschäftigungszeitraum und Art der Beschäftigung eines aktuellen oder früheren Mitarbeiters und nennt das Gehalt nur mit dessen unterschriebener Einwilligung.

Eine Arbeitgeberbescheinigung ist eine kurze, unterschriebene Bestätigung des Arbeitgebers, dass jemand bei ihm beschäftigt ist oder war, mit Position, Beginn und Art der Beschäftigung. Vermieter, Banken, Autofinanzierer und Auslandsvertretungen verlangen sie, um Angaben eines Antragstellers zu prüfen. Das Gehalt gehört nur hinein, wenn der Beschäftigte dem zugestimmt hat. Sie ist nicht dasselbe wie das Arbeitszeugnis (§ 109 GewO) und nicht die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit (§ 312 SGB III).

Diese Vorlage verwenden — online unterschreibenÖffnet sich als versandfertiges Dokument mit platzierten Unterschriftsfeldern.

Ersetzen Sie alles in [KLAMMERN], exportieren Sie als PDF und senden Sie das Dokument zur Unterschrift.

1. Briefkopf und Empfänger

[FIRMA DES ARBEITGEBERS] [ANSCHRIFT] [TELEFON PERSONALABTEILUNG] | [E-MAIL PERSONALABTEILUNG] Datum: [DATUM] An: [NAME UND ORGANISATION DES EMPFÄNGERS, z. B. Vermieter, Bank, Botschaft], [ANSCHRIFT ODER E-MAIL] Betreff: Arbeitgeberbescheinigung für [VOLLSTÄNDIGER NAME DES BESCHÄFTIGTEN] Aktenzeichen des Empfängers (falls angegeben): [AKTENZEICHEN]

2. Bestätigung der Beschäftigung

Hiermit bestätigen wir, dass [VOLLSTÄNDIGER NAME], geboren am [GEBURTSDATUM, NUR WENN VOM EMPFÄNGER VERLANGT], [SEIT DEM DATUM BEI UNS BESCHÄFTIGT IST / VOM DATUM BIS ZUM DATUM BEI UNS BESCHÄFTIGT WAR] (der „Arbeitgeber“: [FIRMA]). Position: [POSITION] Abteilung: [ABTEILUNG, optional] Beginn: [DATUM] Ende: [DATUM / „ungekündigtes Arbeitsverhältnis“] Art der Beschäftigung: [VOLLZEIT / TEILZEIT / MINIJOB / AUSBILDUNG]; [UNBEFRISTET / BEFRISTET BIS DATUM] Arbeitsort: [ORT / MOBILES ARBEITEN] Vertragliche Wochenarbeitszeit: [STUNDEN, optional]

3. Vergütung (nur mit Einwilligung nach Abschnitt 6)

[NUR AUFNEHMEN, WENN DER BESCHÄFTIGTE IN ABSCHNITT 6 DAS FELD ZUM GEHALT ANGEKREUZT HAT; SONST LÖSCHEN.] Aktuelles Bruttogrundgehalt: [BETRAG] EUR pro [MONAT / JAHR / STUNDE], [ANZAHL] Gehälter pro Jahr. [OPTIONAL: Zusätzlich besteht Anspruch auf BONUS, PROVISION ODER SONDERZAHLUNG; die Höhe ist variabel und nicht garantiert.] [OPTIONAL: Bruttoverdienst seit Jahresbeginn bis DATUM: BETRAG EUR.] Diese Angaben entsprechen unseren Lohnabrechnungsunterlagen am Tag der Ausstellung; sie sind keine Zusage künftiger Beschäftigung oder Vergütung.

4. Zweck und Grenzen dieser Bescheinigung

Diese Bescheinigung wird auf Wunsch des Beschäftigten ausschließlich für den in Abschnitt 6 genannten Zweck ausgestellt. Sie bestätigt die obigen Angaben nach unseren Unterlagen am Tag der Unterzeichnung. Sie enthält keine Beurteilung von Leistung oder Verhalten, ist kein Arbeitszeugnis und keine Arbeitsbescheinigung im Sinne des § 312 SGB III und ändert die Arbeitsbedingungen nicht. [FALLS ZUTREFFEND: Das Arbeitsverhältnis ist ungekündigt; die Probezeit ist beendet.] Rückfragen zur Echtheit dieser Bescheinigung beantwortet [NAME, E-MAIL, TELEFON IN DER PERSONALABTEILUNG].

5. Unterschrift des Arbeitgebers

Mit freundlichen Grüßen Unterschrift: ____________________ Name: [NAME DER ZEICHNUNGSBERECHTIGTEN PERSON] Funktion: [FUNKTION, z. B. Leitung Personal] Datum: [DATUM] Der Arbeitgeber ist einverstanden, dass diese Bescheinigung elektronisch unterschrieben wird und eine elektronisch unterschriebene Fassung dieselbe Wirkung hat wie eine auf Papier unterschriebene.

6. Einwilligung des Beschäftigten in die Weitergabe

Ich, [VOLLSTÄNDIGER NAME], bitte [FIRMA DES ARBEITGEBERS], meine Beschäftigung gegenüber [NAME UND ORGANISATION DES EMPFÄNGERS] zu folgendem Zweck zu bestätigen: [ZWECK, z. B. Mietbewerbung für die Wohnung ANSCHRIFT / Baufinanzierung / Visumsantrag]. Ich willige ein, dass der Arbeitgeber folgende Angaben weitergibt (bitte ankreuzen): [ ] Position und Beschäftigungszeitraum [ ] Art der Beschäftigung, Befristung und Wochenarbeitszeit [ ] Aktuelles Bruttogrundgehalt [ ] Bonus, Provision oder Bruttoverdienst seit Jahresbeginn [ ] Bestätigung, dass das Arbeitsverhältnis ungekündigt und die Probezeit beendet ist Mir ist bekannt, dass nur die angekreuzten Angaben und nur an den genannten Empfänger weitergegeben werden, dass die Einwilligung freiwillig ist und mir bei Verweigerung keine Nachteile im Arbeitsverhältnis entstehen, und dass ich sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Einwilligung endet am [DATUM, z. B. 90 Tage nach Unterzeichnung] oder mit Versand der Bescheinigung, je nachdem, was früher eintritt. Ich bin einverstanden, dass diese Einwilligung elektronisch erteilt wird (§ 26 Abs. 2 BDSG). BESCHÄFTIGTE/R: [NAME] Unterschrift: ____________________ Datum: [DATUM]

Unsere Einschätzung: Unser Rat: Die sicherste Bescheinigung ist die langweilige. Bestätigen Sie nur, was Sie aus der Personalakte belegen können: Position, Beginn, gegebenenfalls Ende, Vollzeit oder Teilzeit, befristet oder unbefristet und, wenn der Beschäftigte es wünscht, das aktuelle Grundgehalt. Kein Wort zu Leistung, Gesundheit, Elternzeit, Kündigung oder Probezeitende, wenn nicht ausdrücklich gewünscht. Wir lassen den Beschäftigten vorher immer eine Einwilligung unterschreiben. Die Weitergabe von Beschäftigtendaten an Dritte braucht eine Rechtsgrundlage, und nach § 26 Abs. 2 BDSG muss eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis schriftlich oder elektronisch erfolgen, mit Hinweis auf Zweck und Widerrufsrecht in Textform. Die elektronische Einwilligung über eSignSimple erfüllt diesen Zweck gut, weil sie belegt, wer wann was freigegeben hat. Vorsicht, wenn die Anfrage von einem anderen Arbeitgeber kommt: Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 verbietet Arbeitgebern, Bewerber nach ihrem bisherigen Gehalt zu fragen. Deutschland hat die Umsetzungsfrist vom 7. Juni 2026 verstreichen lassen, ein Gesetz wird erwartet; bestätigen Sie einem Personalvermittler daher kein Gehalt ohne ausdrücklichen Wunsch des Beschäftigten. Ist jemand gerade erst eingestellt, beantwortet oft schon die Einstellungszusage dieselbe Frage, und wenn jemand geht, halten Sie das Enddatum in der Kündigung oder der Bestätigung der Eigenkündigung fest, damit spätere Bescheinigungen übereinstimmen.

Wann ist die Vorlage „arbeitgeberbescheinigung“ die richtige Wahl?

Wenn ein Mitarbeiter eine Wohnung mieten will und der Vermieter einen Nachweis der Beschäftigung verlangt
Wenn eine Bank, Baufinanzierung oder Autofinanzierung eine schriftliche Bestätigung von Arbeitsverhältnis und Einkommen braucht
Wenn ein Mitarbeiter ein Visum, einen Aufenthaltstitel oder ein Reisedokument beantragt, für das ein Schreiben des Arbeitgebers verlangt wird
Wenn ein früherer Mitarbeiter Zeitraum und Position für einen neuen Arbeitgeber oder eine Versicherung bestätigt haben will
Wenn Sie alle Anfragen einheitlich und mit unterschriebener Einwilligung bearbeiten wollen

Wie füllen Sie diese Vorlage aus?

Lassen Sie zuerst den Beschäftigten die Einwilligung in Abschnitt 6 unterschreiben und nur die Angaben ankreuzen, die er freigeben will.
Übernehmen Sie Position, Daten, Art der Beschäftigung und Gehalt aus der Personalakte oder der Lohnabrechnung, nicht aus dem Gedächtnis, und bewahren Sie eine Kopie auf.
Löschen Sie Abschnitt 3 vollständig, wenn das Gehalt nicht freigegeben wurde, und bestätigen Sie anderen Arbeitgebern keine Gehälter ohne ausdrücklichen Wunsch.
Lassen Sie Abschnitt 5 von einer zeichnungsberechtigten Person unterschreiben und nennen Sie eine Kontaktperson, bei der der Empfänger die Echtheit prüfen kann.
Laden Sie die Bescheinigung in eSignSimple hoch, speichern Sie sie als Vorlage und senden Sie sie mit einer Unterschriftsreihenfolge: zuerst unterschreibt der Beschäftigte die Einwilligung, dann der Arbeitgeber. Das unterschriebene PDF kommt mit einem Audit-Trail, den Sie dem Empfänger mitschicken können.

Wie lassen Sie das Dokument online unterschreiben?

Als Word oder PDF speichern. Fügen Sie den ausgefüllten Text in Word oder Google Docs ein und speichern Sie ihn als .docx-Datei oder exportieren Sie ihn als PDF. eSignSimple akzeptiert beides, dazu DOC, ODT und RTF, bis 25 MB; Word-Dateien werden beim Hochladen in PDF umgewandelt.
Hochladen und Felder platzieren. Melden Sie sich mit Google an, laden Sie die Datei hoch und ziehen Sie für jeden Unterzeichner Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text auf die Seite. Legen Sie eine Reihenfolge fest, wenn eine Partei zuerst unterschreiben muss.
Zur Unterschrift senden. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link und unterschreibt im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Automatische E-Mail-Erinnerungen gehen alle drei Tage raus (höchstens drei), bis alle unterschrieben haben.
Unterschriebene Fassung aufbewahren. Sobald die letzte Person unterschrieben hat, können alle die finale PDF mit Abschlusszertifikat, Audit-Trail und einem SHA-256-Fingerabdruck herunterladen, den Sie später prüfen können.

Unterschreiben Sie nur auf Ihrem eigenen Gerät? Die Anleitung zum PDF-Unterschreiben zeigt die kostenlosen Bordmittel, und die Sicherheitsseite erklärt, wie unterschriebene Dateien gespeichert und geprüft werden.

Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Rechtslage unterscheidet sich je nach Land; lassen Sie Verträge mit hohem Risiko anwaltlich prüfen.

Geschrieben von Buğra Sözeri, Gründer und Redakteur, eSignSimple · Zuletzt geprüft 18. Oktober 2026

Buğra entwickelt eSignSimple und schreibt und pflegt die Ratgeber. Jede Rechtsseite prüft er anhand der dort verlinkten amtlichen Texte und aktualisiert sie, wenn sich Gesetz oder Produkt ändern. Er ist kein Anwalt, und nichts hier ist Rechtsberatung. Über eSignSimple

Häufige Fragen

Was gehört in eine Arbeitgeberbescheinigung?

Name des Beschäftigten, Position, Beginn (und gegebenenfalls Ende), Art der Beschäftigung, Kontaktdaten des Arbeitgebers und die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person. Das Gehalt ist optional und nur mit Einwilligung des Beschäftigten aufzunehmen. Vermieter fragen oft zusätzlich, ob das Arbeitsverhältnis ungekündigt ist.

Darf der Arbeitgeber das Gehalt ohne Zustimmung weitergeben?

In aller Regel nicht. Gehaltsangaben sind personenbezogene Daten des Beschäftigten, und für die Weitergabe an Vermieter oder Banken fehlt ohne Einwilligung meist eine Rechtsgrundlage. Die unterschriebene Einwilligung in Abschnitt 6 ist deshalb der sichere Weg.

Ist die Arbeitgeberbescheinigung dasselbe wie ein Arbeitszeugnis?

Nein. Das Arbeitszeugnis nach § 109 GewO bekommt der Beschäftigte beim Ende des Arbeitsverhältnisses, mit Angaben zu Art und Dauer und auf Wunsch zu Leistung und Verhalten. Die Arbeitgeberbescheinigung ist eine sachliche Bestätigung für einen bestimmten Dritten. Auch die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit ist ein eigenes, amtlich geregeltes Dokument.

Akzeptieren Vermieter und Banken eine elektronisch unterschriebene Bescheinigung?

Die meisten ja, denn eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Manche Auslandsvertretungen und Banken haben eigene Vorgaben oder verlangen ein Original auf Briefpapier; prüfen Sie deren Hinweise, bevor Sie die Bescheinigung schicken. Die allgemeinen Regeln erklärt unser Ratgeber Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?.

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