Envio em massa

O que significa Envio em massa?

Envio em massa é um recurso de assinatura eletrônica que manda o mesmo documento para muitas pessoas em uma única ação, dando a cada destinatário uma cópia separada para assinar. Às vezes chamado de envio em lote ou bulk send, foi pensado para o momento em que um mesmo contrato precisa chegar a dezenas ou centenas de pessoas, e não a uma única contraparte.

Normalmente começa a partir de um modelo. Você envia uma lista, muitas vezes um CSV, com o nome, o e-mail e eventuais valores personalizados de cada destinatário, como uma data de início ou o número de uma unidade. A plataforma então cria um envelope por linha, envia todos e acompanha cada um separadamente, para que o atraso de uma pessoa nunca segure as outras.

Uma equipe de RH lançando um termo de ciência do manual atualizado para 200 funcionários é o caso clássico. Sem envio em massa, alguém cria 200 envelopes à mão. Com ele, a equipe envia a lista uma vez e acompanha as conclusões chegando, cobrando só os atrasados. Um locador mandando avisos sobre a política de aluguel a todo um prédio tem a mesma necessidade em escala menor.

Uma confusão comum é entre envio em massa e adicionar muitos signatários a um documento. Se cinquenta pessoas assinam um envelope, todas assinam a mesma cópia, e ele só é concluído quando a última termina. O envio em massa cria cinquenta documentos separados, cada um com sua trilha de auditoria e seu certificado. A escolha certa depende de você precisar de um acordo compartilhado ou de vários acordos individuais.

O envio em massa depende de um modelo para o layout do documento e gera um envelope por destinatário. Os lembretes importam ainda mais aqui, já que cobrar pessoas manualmente em volume é onde o tempo some.

Antes de um envio em massa, um pouco de preparo faz muita diferença. Limpe a lista de destinatários primeiro, porque um erro de digitação em um e-mail significa uma pessoa que nunca recebe a cópia. Teste com um lote pequeno antes de mandar para todo mundo e confira os valores personalizados mesclados no documento. Ative lembretes para que a plataforma cobre automaticamente quem atrasar. Depois, exporte ou revise a lista de status para ver quem assinou, quem recusou e quem ainda precisa de um empurrão.

Nossa opinião: o envio em massa é indispensável para equipes de RH e de gestão imobiliária, e um bônus para a maioria dos freelancers e pequenas empresas. Se você só envia para poucas pessoas por vez, modelos mais lembretes resolvem quase tudo.

O envio em massa está disponível no eSignSimple: escolha um modelo de um signatário, cole linhas com nome e e-mail ou envie um CSV de duas colunas e mande para até 200 pessoas por vez. Cada destinatário recebe a própria cópia, e cada cópia tem a própria trilha de auditoria.

Qual é um exemplo de Envio em massa?

O RH de uma escola precisa que 60 funcionários assinem uma política de proteção atualizada. A responsável cria um modelo com um papel de signatário, exporta nomes e e-mails do cadastro de funcionários como CSV e faz o envio em massa no eSignSimple. Cada pessoa recebe uma cópia individual e assina, e a responsável acompanha no painel quem já assinou enquanto os lembretes cobram o resto.

Quais termos estão relacionados?

• Envelope: Um envelope é um pacote com um ou mais documentos enviados a um ou mais destinatários para assinatura como uma única transação, com uma trilha de auditoria compartilhada.
• Modelo: Um modelo de assinatura eletrônica é um documento reutilizável com papéis de signatário e campos já definidos, para enviar o mesmo contrato várias vezes sem configurá-lo de novo.
• Formulário web (link de assinatura): Na assinatura eletrônica, um formulário web é uma página hospedada com link público para preencher e assinar, em que qualquer pessoa conclui e assina um documento sem convite prévio.
• API de assinatura eletrônica: Uma API de assinatura eletrônica permite que um software crie, envie, acompanhe e baixe solicitações de assinatura de forma programática, em vez de usar o aplicativo web.