Templat

Apa arti Templat?

Templat tanda tangan elektronik adalah versi dokumen yang disimpan dan dapat dipakai ulang, dengan peran penanda tangan, kolom tanda tangan, tanggal, dan kotak teks yang sudah ditempatkan. Alih-alih mengunggah dan menandai kontrak yang sama setiap kali, Anda cukup memilih templat, menambahkan nama dan email penerima, lalu mengirim. Sebagian alat menyebutnya dokumen yang dapat dipakai ulang atau templat dokumen.

Templat biasanya menetapkan peran, bukan orang tertentu: Klien, Kontraktor, Pemilik, Penyewa. Saat templat dipakai, setiap peran diisi dengan nama dan email orang sungguhan, dan kolom yang ditugaskan ke peran itu hanya muncul untuk orang tersebut. Templat yang baik juga menyimpan urutan penandatanganan, sehingga orang yang tepat selalu menandatangani lebih dulu.

Bayangkan fotografer lepas yang mengirim perjanjian pemotretan yang sama kepada setiap klien. Menyiapkan templat sekali, dengan kolom untuk tanda tangan klien, tanggal, dan paraf pada klausul hak penggunaan, mengubah pekerjaan sepuluh menit menjadi tiga puluh detik. Pemilik properti dengan perjanjian sewa standar atau tim HR dengan NDA umum mendapat manfaat yang sama.

Salah kaprah yang perlu diluruskan: templat bukan formulir hukum. Templat menyimpan tata letak dan penempatan kolom dari dokumen yang Anda sediakan, dan redaksinya hanya sebaik apa pun yang Anda unggah. Salah kaprah lainnya adalah templat membuat Anda terkunci; biasanya Anda bisa mengganti PDF dasarnya ketika kontraknya berubah.

Templat berkaitan erat dengan kirim massal, yang mengirim satu templat ke banyak penerima sekaligus, dan dengan amplop, yaitu paket individual yang dibuat setiap kali templat dikirim.

Kebiasaan merapikan templat akan terbayar dari waktu ke waktu. Beri nama templat dengan jelas, misalnya NDA Klien v3 atau Sewa Hunian 2026, dan pensiunkan versi lama alih-alih membiarkannya menumpuk. Sebelum menyimpan, lakukan uji kirim ke diri sendiri untuk memastikan setiap kolom berada di halaman yang benar dan ditugaskan ke peran yang benar. Simpan dokumen sumber dengan kontrol versi, atau setidaknya di satu folder bersama, agar seluruh tim tahu redaksi mana yang berlaku. Dan ketika hukum atau ketentuan Anda berubah, perbarui templatnya lebih dulu, bukan salinan yang tersebar di folder unduhan orang-orang.

Pendapat kami: jika Anda mengirim dokumen yang sama lebih dari beberapa kali sebulan, buatlah templat. Inilah penghemat waktu terbesar dalam penandatanganan elektronik, dan templat mengurangi kesalahan seperti kolom tanggal yang terlewat atau penanda tangan yang terlompati dalam urutan.

eSignSimple sudah mendukung templat: simpan PDF beserta kolom dan peran penanda tangannya, lalu pakai ulang untuk dikirim dengan urutan penandatanganan dan pengingat otomatis. Setiap salinan yang ditandatangani mendapat jejak audit dan sertifikat penyelesaian. Kami juga menerbitkan contoh templat gratis di situs kami untuk perjanjian yang umum. Jelajahi templat kontrak gratis kami sebagai titik awal.

Templat: contoh nyata

Sebuah usaha jasa pengajak jalan anjing menandatangani perjanjian layanan yang sama dengan setiap klien baru. Pemiliknya mengunggahnya ke eSignSimple sekali, menempatkan kolom tanda tangan, kolom tanggal, dan kolom teks untuk nama anjing, lalu menyimpannya sebagai templat. Untuk setiap klien baru ia memilih templat, memasukkan nama dan email klien, lalu mengirimnya, dalam waktu kurang dari satu menit.

Istilah apa saja yang terkait?

• Amplop (envelope): Amplop adalah wadah untuk satu atau beberapa dokumen yang dikirim kepada satu atau beberapa penerima untuk ditandatangani sebagai satu transaksi dengan satu jejak audit bersama.
• Kirim massal (bulk send): Kirim massal memungkinkan Anda mengirim satu dokumen atau templat ke banyak penerima sekaligus, dan setiap orang menerima serta menandatangani salinannya sendiri.
• Formulir web (tautan penandatanganan): Formulir web dalam penandatanganan elektronik adalah halaman isi-dan-tanda-tangani dengan tautan publik, sehingga siapa pun bisa melengkapi dan menandatangani dokumen tanpa diundang lebih dulu.
• API tanda tangan elektronik: API tanda tangan elektronik memungkinkan software membuat, mengirim, memantau, dan mengunduh permintaan tanda tangan secara terprogram, bukan lewat aplikasi web.