Toplu gönderim

Toplu gönderim ne demek?

Toplu gönderim, aynı belgeyi tek bir işlemle birçok kişiye gönderen ve her alıcıya imzalaması için ayrı bir kopya veren bir e-imza özelliğidir. Bazen kitlesel gönderim veya toplu işlem olarak da anılır ve tek bir sözleşmenin tek bir karşı taraf yerine düzinelerce ya da yüzlerce kişiye ulaşması gereken an için tasarlanmıştır.

Genellikle bir şablonla başlar. Her alıcının adını, e-postasını ve başlangıç tarihi veya daire numarası gibi kişiselleştirilmiş değerleri içeren, çoğunlukla CSV biçiminde bir liste yüklersiniz. Platform her satır için bir zarf oluşturur, hepsini gönderir ve her birini ayrı ayrı takip eder; böylece bir kişinin gecikmesi diğerlerini asla bekletmez.

Güncellenmiş bir personel el kitabı onayını 200 çalışana ulaştıran bir İK ekibi, ders kitabı örneğidir. Toplu gönderim olmadan biri 200 zarfı elle oluşturur. Toplu gönderimle personel listesini bir kez yükler, tamamlananların gelişini izler ve yalnızca geride kalanların peşine düşer. Bir binadaki kiracılara kira politikası bildirimi gönderen bir ev sahibi de aynı ihtiyacı daha küçük ölçekte yaşar.

Yaygın bir karışıklık, toplu gönderim ile tek bir belgeye çok sayıda imzalayan eklemek arasındadır. Elli kişi tek bir zarfı imzalarsa hepsi aynı kopyayı imzalar ve belge ancak son kişi bitirdiğinde tamamlanır. Toplu gönderim ise her birinin kendi denetim kaydı ve sertifikası olan elli ayrı belge oluşturur. Doğru seçim, tek bir ortak sözleşmeye mi yoksa birçok bireysel sözleşmeye mi ihtiyacınız olduğuna bağlıdır.

Toplu gönderim, belge düzeni için bir şablona dayanır ve her alıcı için bir zarf üretir. Hatırlatmalar burada daha da önemlidir, çünkü yüksek hacimde insanları elle takip etmek zamanın kaybolduğu yerdir.

Toplu gönderimden önce biraz hazırlık çok işe yarar. Önce alıcı listesini temizleyin; tek bir e-posta adresindeki yazım hatası, bir kişinin kopyasını hiç almaması demektir. Herkese göndermeden önce küçük bir grupla deneyin ve belgeye birleştirilen kişiselleştirilmiş değerleri iki kez kontrol edin. Platformun geciken imzalayanları otomatik takip etmesi için hatırlatmaları ayarlayın. Sonrasında kimin imzaladığını, kimin reddettiğini ve kimin hâlâ dürtülmesi gerektiğini görmek için durum listesini inceleyin veya dışa aktarın.

Bizim görüşümüz: toplu gönderim İK ve mülk yönetimi ekipleri için olmazsa olmazdır; çoğu serbest çalışan ve küçük firma için ise olsa iyi olur bir özelliktir. Her seferinde yalnızca birkaç kişiye gönderiyorsanız şablonlar ve hatırlatmalar sizi yolun büyük kısmına taşır.

Toplu gönderim eSignSimple'da mevcuttur: tek imzalayanlı bir şablon seçin, ad ve e-posta satırlarını yapıştırın veya iki sütunlu bir CSV yükleyin ve tek seferde en fazla 200 kişiye gönderin. Her alıcı kendi kopyasını alır ve her kopyanın kendi denetim kaydı vardır.

Toplu gönderim için bir örnek nedir?

Bir okulun İK birimi, 60 personelin güncellenmiş bir çocuk koruma politikasını imzalamasını istiyor. Yönetici tek imzalayan rolüne sahip bir şablon hazırlar, personel rehberinden adları ve e-postaları CSV olarak dışa aktarır ve eSignSimple'da toplu gönderimi başlatır. Her kişi bireysel bir kopya alıp imzalar; yönetici kimin imzaladığını panelden takip ederken hatırlatmalar geri kalanların peşine düşer.

Hangi terimlerle ilgili?

• Zarf (envelope): Zarf, bir veya daha fazla belgenin tek bir işlem olarak, ortak bir denetim kaydıyla bir veya daha fazla alıcıya imza için gönderildiği pakettir.
• Şablon: E-imza şablonu, imzalayan rolleri ve alanları önceden ayarlanmış, aynı sözleşmeyi her seferinde yeniden kurmadan tekrar tekrar göndermenizi sağlayan yeniden kullanılabilir bir belgedir.
• Web formu (imza bağlantısı): E-imzada web formu, herkese açık bir bağlantısı olan ve herkesin önceden davet edilmeden bir belgeyi doldurup imzalamasını sağlayan barındırılan bir sayfadır.
• E-imza API'si: E-imza API'si, yazılımların imza taleplerini web uygulaması yerine program aracılığıyla oluşturmasını, göndermesini, takip etmesini ve indirmesini sağlar.