Invio massivo

Cosa significa «Invio massivo»?

L'invio massivo (bulk send) è una funzione di firma elettronica che invia lo stesso documento a molte persone con un'unica azione, dando a ciascun destinatario una copia separata da firmare. Detto anche invio di massa o invio in blocco, è pensato per quando un accordo deve raggiungere decine o centinaia di persone anziché una sola controparte.

Di solito parte da un modello. Carichi un elenco, spesso un CSV, con nome, email ed eventuali valori personalizzati di ogni destinatario, come una data di inizio o un numero di unità immobiliare. La piattaforma crea poi una busta per riga, le invia tutte e le segue separatamente, così il ritardo di una persona non blocca mai le altre.

Un ufficio del personale che distribuisce a 200 dipendenti la presa visione del regolamento aziendale aggiornato è il caso da manuale. Senza invio massivo, qualcuno crea 200 buste a mano. Con l'invio massivo carica l'elenco del personale una sola volta e guarda arrivare i completamenti, sollecitando solo i ritardatari. Un locatore che invia avvisi sulle regole di pagamento dell'affitto a tutto un edificio ha la stessa esigenza su scala più piccola.

Una confusione comune è tra invio massivo e aggiunta di molti firmatari a un solo documento. Se cinquanta persone firmano una busta, firmano tutte la stessa copia, che si completa solo quando finisce l'ultima. L'invio massivo crea cinquanta documenti separati, ciascuno con il proprio audit trail e certificato. La scelta giusta dipende dal fatto che ti serva un accordo comune o tanti accordi individuali.

L'invio massivo si basa su un modello per l'impaginazione del documento e produce una busta per destinatario. I promemoria contano ancora di più, perché sollecitare a mano le persone su grandi numeri è dove il tempo sparisce.

Prima di un invio massivo, un po' di preparazione aiuta molto. Ripulisci prima l'elenco dei destinatari, perché un refuso in un indirizzo email significa che una persona non riceverà mai la sua copia. Fai una prova con un piccolo gruppo prima di inviare a tutti e ricontrolla i valori personalizzati inseriti nel documento. Imposta i promemoria, così la piattaforma sollecita in automatico chi è in ritardo. Dopo, esporta o consulta l'elenco degli stati per vedere chi ha firmato, chi ha rifiutato e chi ha ancora bisogno di una spinta.

Il nostro parere: l'invio massivo è indispensabile per uffici del personale e gestori immobiliari, e un extra gradito per la maggior parte dei freelance e dei piccoli studi. Se invii solo a poche persone alla volta, modelli e promemoria ti portano quasi fino in fondo.

L'invio massivo è disponibile in eSignSimple: scegli un modello con un solo firmatario, incolla righe con nome ed email o carica un CSV a due colonne, e invia fino a 200 persone alla volta. Ogni destinatario riceve la propria copia, e ogni copia ha il proprio audit trail.

«Invio massivo»: un esempio concreto

L'ufficio del personale di una scuola ha bisogno che 60 dipendenti firmino una policy aggiornata sulla tutela dei minori. L'addetta crea un modello con un solo ruolo di firmatario, esporta nomi ed email dall'anagrafica del personale in un CSV e avvia l'invio massivo in eSignSimple. Ogni persona riceve una copia individuale e la firma, mentre l'addetta segue dalla dashboard chi ha firmato e i promemoria sollecitano gli altri.

Quali sono i termini correlati?

• Busta (envelope): Una busta è un contenitore di uno o più documenti inviati a uno o più destinatari per la firma come un'unica transazione, con un solo audit trail condiviso.
• Modello: Un modello di firma elettronica è un documento riutilizzabile con ruoli dei firmatari e campi già impostati, per inviare più volte lo stesso accordo senza riconfigurarlo.
• Modulo web (link di firma): Un modulo web nella firma elettronica è una pagina ospitata da compilare e firmare con un link pubblico, che chiunque può completare senza essere invitato prima.
• API di firma elettronica: Un'API di firma elettronica permette a un software di creare, inviare, monitorare e scaricare richieste di firma in modo programmatico, invece che tramite l'applicazione web.