Envoi groupé

Que signifie « Envoi groupé » ?

L'envoi groupé est une fonctionnalité de signature électronique qui envoie le même document à de nombreuses personnes en une seule action, tout en donnant à chaque destinataire un exemplaire distinct à signer. Parfois appelé envoi en masse ou envoi par lots, il est conçu pour le moment où un même accord doit atteindre des dizaines ou des centaines de personnes plutôt qu'un seul cocontractant.

Tout part généralement d'un modèle. Vous importez une liste, souvent un fichier CSV, avec le nom, l'e-mail et d'éventuelles valeurs personnalisées de chaque destinataire, comme une date d'entrée ou un numéro de logement. La plateforme crée alors une enveloppe par ligne, les envoie toutes et les suit séparément : le retard d'une personne ne bloque jamais les autres.

Une équipe RH qui diffuse l'accusé de lecture d'un règlement intérieur mis à jour à 200 salariés en est l'exemple type. Sans envoi groupé, quelqu'un crée 200 enveloppes à la main. Avec, l'équipe importe la liste du personnel une fois et regarde les signatures arriver, en ne relançant que les retardataires. Un bailleur qui envoie des notes sur la politique de loyers à tout un immeuble a le même besoin, à plus petite échelle.

On confond souvent envoi groupé et ajout de nombreux signataires à un même document. Si cinquante personnes signent une enveloppe, elles signent toutes le même exemplaire, qui n'est finalisé qu'à la dernière signature. L'envoi groupé crée cinquante documents distincts, chacun avec sa piste d'audit et son certificat. Le bon choix dépend de ce qu'il vous faut : un accord commun ou de nombreux accords individuels.

L'envoi groupé s'appuie sur un modèle pour la mise en page du document et produit une enveloppe par destinataire. Les relances comptent encore plus ici, car relancer les gens à la main à grande échelle est exactement là où le temps disparaît.

Avant un envoi groupé, un peu de préparation va loin. Nettoyez d'abord la liste des destinataires : une faute de frappe dans une adresse e-mail, et une personne ne reçoit jamais son exemplaire. Testez sur un petit lot avant d'envoyer à tout le monde, et revérifiez les valeurs personnalisées fusionnées dans le document. Activez les relances pour que la plateforme relance automatiquement les retardataires. Ensuite, exportez ou consultez la liste des statuts pour voir qui a signé, qui a refusé et qui a encore besoin d'un petit rappel.

Notre avis : l'envoi groupé est indispensable pour les équipes RH et les gestionnaires immobiliers, et un plus appréciable pour la plupart des indépendants et petites structures. Si vous n'envoyez qu'à quelques personnes à la fois, les modèles et les relances vous mènent déjà loin.

L'envoi groupé est disponible dans eSignSimple : choisissez un modèle à un seul signataire, collez des lignes nom et e-mail ou importez un CSV à deux colonnes, et envoyez à jusqu'à 200 personnes à la fois. Chaque destinataire reçoit son propre exemplaire, et chaque exemplaire a sa propre piste d'audit.

« Envoi groupé » : un exemple concret

Le service RH d'une école doit faire signer une politique de protection de l'enfance mise à jour à 60 membres du personnel. L'administratrice crée un modèle avec un seul rôle de signataire, exporte les noms et e-mails de l'annuaire du personnel en CSV et lance un envoi groupé dans eSignSimple. Chacun reçoit son exemplaire et le signe, et l'administratrice suit les signatures sur le tableau de bord pendant que les relances s'occupent des autres.

Quels sont les termes associés ?

• Enveloppe: Une enveloppe regroupe un ou plusieurs documents envoyés à un ou plusieurs destinataires pour signature, en une seule transaction avec une piste d'audit commune.
• Modèle: Un modèle de signature électronique est un document réutilisable avec des rôles de signataires et des champs prédéfinis, pour renvoyer le même contrat sans tout reparamétrer.
• Formulaire web (lien de signature): Un formulaire web, en signature électronique, est une page hébergée avec un lien public, qui permet à chacun de remplir et signer un document sans invitation préalable.
• API de signature électronique: Une API de signature électronique permet à un logiciel de créer, envoyer, suivre et télécharger des demandes de signature par programmation, sans passer par l'application web.