Envío masivo

¿Qué significa «Envío masivo»?

El envío masivo (bulk send) es una función de firma electrónica que envía el mismo documento a muchas personas en una sola acción, dando a cada destinatario una copia independiente para firmar. A veces llamado envío por lotes, está pensado para cuando un acuerdo tiene que llegar a decenas o cientos de personas y no a una sola contraparte.

Normalmente parte de una plantilla. Subes una lista, a menudo un CSV, con el nombre y el correo de cada destinatario y los valores personalizados que haga falta, como una fecha de incorporación o un número de vivienda. La plataforma crea entonces un sobre por fila, los envía todos y sigue cada uno por separado, de modo que el retraso de una persona nunca frena a las demás.

Un equipo de recursos humanos que distribuye el acuse de recibo de un manual del empleado actualizado entre 200 personas es el caso de manual. Sin envío masivo, alguien crea 200 sobres a mano. Con él, sube la lista de personal una vez y ve llegar las firmas, persiguiendo solo a los rezagados. Un casero que envía avisos sobre la política de alquiler a todo un edificio tiene la misma necesidad a menor escala.

Una confusión habitual es entre el envío masivo y añadir muchos firmantes a un solo documento. Si cincuenta personas firman un mismo sobre, todas firman la misma copia y solo se completa cuando termina la última. El envío masivo crea cincuenta documentos independientes, cada uno con su registro de auditoría y su certificado. La elección correcta depende de si necesitas un único acuerdo compartido o muchos individuales.

El envío masivo se apoya en una plantilla para la maquetación del documento y produce un sobre por destinatario. Los recordatorios importan aún más aquí, porque perseguir a la gente a mano a gran escala es donde se va el tiempo.

Antes de un envío masivo, un poco de preparación ayuda mucho. Limpia primero la lista de destinatarios, porque una errata en un correo significa que una persona nunca recibirá su copia. Prueba con un lote pequeño antes de enviarlo a todo el mundo y revisa los valores personalizados que se combinan en el documento. Activa recordatorios para que la plataforma persiga automáticamente a quien se retrase. Después, exporta o revisa la lista de estados para ver quién ha firmado, quién ha rechazado y quién necesita todavía un empujón.

Nuestra opinión: el envío masivo es imprescindible para equipos de recursos humanos y de gestión inmobiliaria, y un extra agradable para la mayoría de los autónomos y pequeñas empresas. Si solo envías a unas pocas personas cada vez, las plantillas más los recordatorios te llevan casi hasta el mismo punto.

El envío masivo está disponible en eSignSimple: elige una plantilla de un solo firmante, pega líneas de nombre y correo o sube un CSV de dos columnas, y envíalo a hasta 200 personas a la vez. Cada destinatario recibe su propia copia, y cada copia tiene su propio registro de auditoría.

¿Cómo se ve «Envío masivo» en la práctica?

El departamento de recursos humanos de un colegio necesita que 60 empleados firmen una política de protección de menores actualizada. La administradora crea una plantilla con un rol de firmante, exporta nombres y correos del directorio de personal como CSV y lanza el envío masivo en eSignSimple. Cada persona recibe una copia individual y la firma, y la administradora sigue en el panel quién ha firmado mientras los recordatorios persiguen al resto.

¿Qué términos están relacionados?

• Sobre (envelope): Un sobre es un contenedor con uno o varios documentos que se envía a uno o varios destinatarios para firmar como una sola operación, con un único registro de auditoría compartido.
• Plantilla: Una plantilla de firma electrónica es un documento reutilizable con los roles de firmante y los campos ya colocados, para enviar el mismo acuerdo una y otra vez sin volver a prepararlo.
• Formulario web (enlace de firma): Un formulario web de firma es una página alojada con un enlace público para rellenar y firmar, que permite a cualquiera completar y firmar un documento sin invitación previa.
• API de firma electrónica: Una API de firma electrónica permite que un software cree, envíe, siga y descargue solicitudes de firma de forma programática, en lugar de hacerlo desde la aplicación web.