الإرسال الجماعي

ماذا يعني «الإرسال الجماعي»؟

الإرسال الجماعي ميزة في التوقيع الإلكتروني ترسل المستند نفسه إلى أشخاص كثيرين بإجراء واحد، مع منح كل مستلم نسخة منفصلة ليوقّعها. ويُسمى أحيانًا الإرسال بالجملة أو الإرسال على دفعات، وهو مصمم للحظة التي يجب فيها أن تصل اتفاقية واحدة إلى عشرات الأفراد أو مئاتهم بدلًا من طرف واحد.

يبدأ عادةً من قالب. ترفع قائمة، غالبًا ملف CSV، فيها اسم كل مستلم وبريده وأي قيم مخصصة، كتاريخ بدء العمل أو رقم الوحدة. ثم تنشئ المنصة ظرفًا لكل صف، وترسلها كلها، وتتابع كلًّا منها على حدة، فلا يعطّل تأخر شخص واحد الآخرين أبدًا.

فريق موارد بشرية يطلق إقرارًا بدليل الموظفين المحدّث لـ 200 موظف هو المثال النموذجي. من دون الإرسال الجماعي، ينشئ أحدهم 200 ظرف يدويًا. ومعه، يرفعون قائمة الموظفين مرة واحدة ويراقبون التوقيعات وهي تصل، ولا يلاحقون إلا المتأخرين. والمؤجر الذي يرسل إشعارات سياسة الإيجار إلى سكان مبنى لديه الحاجة نفسها على نطاق أصغر.

من الالتباسات الشائعة الخلط بين الإرسال الجماعي وإضافة موقّعين كثيرين إلى مستند واحد. فإذا وقّع خمسون شخصًا ظرفًا واحدًا، فهم جميعًا يوقّعون النسخة نفسها، ولا تكتمل إلا عندما ينتهي آخر شخص. أما الإرسال الجماعي فينشئ خمسين مستندًا منفصلًا، لكل منها سجل تدقيق وشهادة. والاختيار الصحيح يعتمد على ما إذا كنت تحتاج إلى اتفاقية مشتركة واحدة أم اتفاقيات فردية كثيرة.

يعتمد الإرسال الجماعي على قالب لتخطيط المستند، وينتج ظرفًا لكل مستلم. وتزداد أهمية التذكيرات هنا، لأن ملاحقة الناس يدويًا بأعداد كبيرة هي المكان الذي يضيع فيه الوقت.

قبل الإرسال الجماعي، يفيد قليل من التحضير كثيرًا. نظّف قائمة المستلمين أولًا، فخطأ مطبعي في عنوان بريد واحد يعني أن شخصًا لن يتلقى نسخته أبدًا. جرّب على دفعة صغيرة قبل الإرسال إلى الجميع، وراجع أي قيم مخصصة مدمجة في المستند. فعّل التذكيرات لتلاحق المنصة المتأخرين تلقائيًا. وبعد ذلك، صدّر قائمة الحالات أو راجعها لترى من وقّع، ومن رفض، ومن ما زال يحتاج إلى تذكير.

رأينا: الإرسال الجماعي ضرورة لفرق الموارد البشرية وإدارة العقارات، وميزة إضافية لطيفة لأغلب المستقلين والشركات الصغيرة. فإذا كنت لا ترسل إلا إلى بضعة أشخاص في كل مرة، فالقوالب مع التذكيرات توصلك إلى معظم الطريق.

الإرسال الجماعي متاح في eSignSimple: اختر قالبًا بموقّع واحد، والصق أسطر الأسماء وعناوين البريد أو ارفع ملف CSV من عمودين، وأرسل إلى ما يصل إلى 200 شخص في المرة الواحدة. يحصل كل مستلم على نسخته الخاصة، ولكل نسخة سجل تدقيق خاص بها.

«الإرسال الجماعي»: مثال واقعي

مكتب الموارد البشرية في مدرسة يحتاج إلى أن يوقّع 60 موظفًا سياسة محدّثة لحماية الطلاب. ينشئ المسؤول قالبًا بدور موقّع واحد، ويصدّر الأسماء وعناوين البريد من دليل الموظفين كملف CSV، ويشغّل الإرسال الجماعي في eSignSimple. يتلقى كل شخص نسخة فردية ويوقّعها، ويتابع المسؤول من وقّع عبر لوحة التحكم بينما تلاحق التذكيرات البقية.

ما المصطلحات ذات الصلة؟

• الظرف (Envelope): الظرف حاوية لمستند واحد أو أكثر تُرسل إلى مستلم واحد أو أكثر للتوقيع كمعاملة واحدة لها سجل تدقيق مشترك واحد.
• القالب: قالب التوقيع الإلكتروني مستند قابل لإعادة الاستخدام بأدوار موقّعين وحقول معدّة مسبقًا، فترسل الاتفاقية نفسها مرارًا دون إعدادها من جديد.
• نموذج الويب (رابط التوقيع): نموذج الويب في التوقيع الإلكتروني صفحة مستضافة للتعبئة والتوقيع برابط عام، تتيح لأي شخص إكمال مستند وتوقيعه دون دعوة مسبقة.
• واجهة برمجة التطبيقات للتوقيع الإلكتروني (API): واجهة برمجة التطبيقات للتوقيع الإلكتروني تتيح للبرامج إنشاء طلبات التوقيع وإرسالها وتتبّعها وتنزيلها برمجيًا، بدلًا من القيام بذلك عبر تطبيق الويب.