Notarisasi online jarak jauh (RON)

Apa arti Notarisasi online jarak jauh?

Notarisasi online jarak jauh, biasa disingkat RON (remote online notarization), adalah cara menotariskan dokumen tanpa berada di ruangan yang sama dengan notaris. Penanda tangan dan notaris yang berwenang bertemu melalui koneksi audio-video langsung, dokumen ditandatangani secara elektronik, lalu notaris membubuhkan cap dan keterangan elektronik. Sebagian orang menyebutnya notarisasi online atau notarisasi virtual, meskipun istilah itu kadang dipakai secara longgar.

Sesi RON biasanya berjalan di platform yang disetujui menurut aturan negara bagian notaris. Penanda tangan umumnya melalui pembuktian identitas, yang sering menggabungkan autentikasi berbasis pengetahuan dengan pemindaian kartu identitas resmi. Notaris menyaksikan penandatanganan melalui kamera, menyelesaikan keterangan notaris secara elektronik, dan sesi tersebut sering direkam serta disimpan selama jangka waktu yang ditetapkan hukum negara bagian.

Sebagian besar negara bagian AS kini telah mengizinkan RON dalam bentuk tertentu, tetapi detailnya berbeda-beda: platform mana yang memenuhi syarat, bagaimana identitas harus diperiksa, berapa lama rekaman disimpan, dan apakah notaris yang diangkat di satu negara bagian boleh melayani penanda tangan yang berada di tempat lain. Siapa pun yang mengandalkan RON untuk penutupan transaksi properti atau pengajuan ke pengadilan sebaiknya memastikan bahwa kantor penerima mau menerimanya.

Bayangkan seorang manajer HR yang membutuhkan surat pernyataan bernotaris dari karyawan yang sedang pindah tugas dan sudah berada di sisi lain negara. Alih-alih mencari notaris setempat, karyawan itu mengikuti sesi RON dari laptop, memverifikasi identitasnya, dan selesai menandatangani dalam waktu satu jam. Sebaliknya, perjanjian kerjanya sendiri tidak memerlukan notaris sama sekali dan bisa dikirim sebagai permintaan tanda tangan elektronik biasa.

Banyak orang mengira RON hanyalah tanda tangan elektronik ditambah panggilan video. Bukan. RON adalah tindakan notaris yang diatur oleh hukum kenotariatan, sedangkan tanda tangan elektronik standar bersandar pada ESIGN Act dan UETA dan tidak melibatkan notaris. RON juga hanya berbeda dari notarisasi tradisional dalam medianya, bukan dalam kewajiban hukum notaris.

Sebelum memulai sesi RON, siapkan kartu identitas resmi yang masih berlaku, perangkat dengan kamera dan mikrofon yang berfungsi, serta ruangan yang tenang. Sesi bisa gagal karena hal sepele seperti koneksi yang buruk atau SIM yang kedaluwarsa, jadi ada baiknya menguji perangkat lebih dulu.

Pendapat kami: RON adalah modernisasi yang benar-benar berguna untuk dokumen yang memang memerlukan notaris, dan menghemat banyak waktu perjalanan. Namun, RON juga lebih berat, lebih lambat, dan lebih mahal daripada alur penandatanganan biasa, jadi gunakan hanya untuk dokumen yang secara hukum mewajibkannya.

eSignSimple tidak menyediakan notarisasi online jarak jauh. Yang kami sediakan adalah tanda tangan elektronik sederhana dengan urutan penandatanganan, pengingat, jejak audit berisi cap waktu, detail IP dan perangkat, sertifikat penyelesaian, serta halaman verifikasi publik. Untuk RON, gunakan kami bersama penyedia khusus.

Notarisasi online jarak jauh: contoh nyata

Seorang pemilik rumah di Florida yang bekerja di luar negeri perlu menandatangani surat kuasa untuk penjualan rumahnya. Ia memesan sesi notarisasi online jarak jauh, menjawab pertanyaan identitas berbasis pengetahuan, menunjukkan paspornya ke kamera, dan menandatangani sementara notaris Florida yang berwenang menyaksikan lewat video. Sesi itu direkam sesuai ketentuan hukum. eSignSimple tidak menyediakan layanan ini.

Istilah apa saja yang terkait?

• Tanda tangan saksi: Tanda tangan saksi dibubuhkan oleh pihak ketiga yang menyatakan bahwa ia melihat penanda tangan menandatangani dokumen, sering disyaratkan untuk wasiat, akta, dan sebagian surat pernyataan.
• Notarisasi: Notarisasi adalah proses ketika notaris yang berwenang memverifikasi identitas dan kesukarelaan penanda tangan, lalu mengesahkan tanda tangannya dengan cap.
• Autentikasi penanda tangan: Autentikasi penanda tangan adalah cara platform tanda tangan elektronik memastikan bahwa orang yang menandatangani dokumen adalah orang yang memang dituju.
• Autentikasi berbasis pengetahuan (KBA): Autentikasi berbasis pengetahuan (KBA) memverifikasi identitas penanda tangan dengan pertanyaan dari catatan publik dan riwayat kredit yang seharusnya hanya ia ketahui.