Exemplaire (counterpart)

Que signifie « Exemplaire » ?

Un exemplaire, ou counterpart dans les contrats de tradition anglo-saxonne, est l'une des copies identiques d'un contrat, chacune signée par une ou plusieurs parties, qui forment ensemble un seul accord contraignant. La signature par exemplaires séparés permet à des personnes qui ne sont pas dans la même pièce de conclure un contrat sans faire circuler une unique feuille de papier. Les contrats contiennent souvent une clause d'exemplaires qui le prévoit expressément.

La clause dit généralement à peu près ceci : le présent contrat peut être signé en autant d'exemplaires que nécessaire, chacun constituant un original, et l'ensemble formant un seul et même acte. En pratique, la partie A signe son exemplaire, la partie B le sien, et les pages de signature sont échangées. Beaucoup de clauses modernes précisent aussi que les signatures électroniques et les copies scannées ou PDF valent exemplaires.

Imaginons deux cofondateurs et un investisseur qui signent un pacte d'associés. L'investisseur est en déplacement, un fondateur est à Berlin, l'autre à Austin. Chacun signe séparément la même version finale, et l'avocat réunit les trois pages de signature en un dossier complet. Tout le monde est lié par un seul accord, même si aucune page ne porte les trois signatures.

Idée reçue courante : les exemplaires seraient des versions différentes du contrat. Ils doivent au contraire être identiques dans leurs termes ; si les copies diffèrent, vous risquez un litige sur les termes réellement convenus, voire l'absence d'accord. Autre erreur : les exemplaires ne concerneraient que le papier. Ils comptent tout autant dans les processus électroniques, surtout quand les parties utilisent des outils de signature différents. Les règles applicables à certains actes, comme les deeds dans certains pays ou les actes soumis à formalisme en droit français, peuvent être plus strictes : vérifiez avant de vous appuyer sur des exemplaires séparés.

Avec une seule enveloppe de signature électronique, les exemplaires deviennent souvent inutiles : toutes les parties signent le même fichier, et l'empreinte du document ainsi que la piste d'audit montrent que chacun a signé exactement la même version. On évite ainsi le problème classique des pages de signature tirées de versions légèrement différentes, l'une des sources les plus courantes de litiges évitables après signature.

Notre avis : une clause d'exemplaires relève de la bonne rédaction et ne coûte rien. Mais si vous maîtrisez le processus de signature, faire signer tout le monde sur un même document électronique est plus propre que de jongler avec des copies signées séparément en espérant qu'elles concordent.

Dans eSignSimple, tous les signataires signent le même PDF, en séquence ou en parallèle. Le fichier final porte toutes les signatures, le certificat de signature liste chaque signataire, et une empreinte SHA-256 permet à chacun de confirmer sur notre page /verify que la version qu'il détient est bien celle que tout le monde a signée.

« Exemplaire » : un exemple concret

Trois associés installés dans des villes différentes signent un contrat d'association. Sans plateforme de signature électronique, chacun signerait sa propre copie imprimée et la renverrait scannée, en comptant sur une clause d'exemplaires pour que les trois copies forment un seul contrat. Avec eSignSimple, les trois signent le même PDF : un seul document final, une seule piste d'audit, une seule empreinte, et aucune pile d'exemplaires à rapprocher.

Quels sont les termes associés ?

• Signature électronique: Procédé électronique par lequel une personne manifeste son accord sur un document, relié à cette personne et au document signé.
• Signature manuscrite: Signature tracée à la main, à l'encre, sur un document papier. Elle reste exigée pour quelques actes, comme le testament olographe.
• Enveloppe: Une enveloppe regroupe un ou plusieurs documents envoyés à un ou plusieurs destinataires pour signature, en une seule transaction avec une piste d'audit commune.
• Ordre de signature: L'ordre de signature détermine si les signataires reçoivent un document l'un après l'autre, dans une séquence fixe, ou tous en même temps.