Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Dokument in Gmail unterschreiben
Gmail selbst kann keine Anhänge unterschreiben. Um ein Dokument zu unterschreiben, das Ihnen jemand gemailt hat, laden Sie es herunter, unterschreiben es mit einem anderen Tool und antworten mit der unterschriebenen Kopie. Falls Sie Ihre E-Mail-Signatur meinten: Auch die erklären wir weiter unten.
Schritt für Schritt
- Anhang herunterladen. Öffnen Sie die E-Mail, fahren Sie mit der Maus über den Anhang und klicken Sie auf das Download-Symbol. Auf dem Handy tippen Sie auf den Anhang und nutzen die Option zum Herunterladen oder Teilen.
- Dokument unterschreiben. Öffnen Sie die PDF in Vorschau (Mac), der Dateien-App (iPhone), Acrobat Reader oder einem Browser-Tool und fügen Sie Ihre Unterschrift ein.
- Unterschriebene Kopie speichern. Speichern Sie die Datei unter einem eindeutigen Namen, etwa mit dem Zusatz „unterschrieben“ im Dateinamen.
- Mit der unterschriebenen Datei antworten. Antworten Sie auf die E-Mail, hängen Sie das unterschriebene Dokument über das Büroklammer-Symbol an und senden Sie ab.
Ihre E-Mail-Signatur in Gmail einrichten
Für eine Signatur unter Ihren E-Mails öffnen Sie Gmail im Browser, klicken auf „Einstellungen“ (das Zahnrad), wählen „Alle Einstellungen aufrufen“ und suchen den Abschnitt „Signatur“. Erstellen Sie eine Signatur, legen Sie fest, wann sie verwendet wird, und klicken Sie unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.
Diese E-Mail-Signatur ist nur Text oder ein Bild in Ihren Nachrichten. Verträge oder andere Dokumente unterschreiben Sie damit nicht.
Unterschreiben, ohne den Browser zu verlassen
Wenn Sie nichts installieren möchten: Das kostenlose Tool PDF unterschreiben von eSignSimple ist in einem kostenlosen Konto enthalten (Anmeldung mit Google) und läuft im Browser. Die Datei wird auf Ihrem Gerät verarbeitet und nicht hochgeladen. Sie zeichnen oder tippen eine Unterschrift, ergänzen das Datum und laden die unterschriebene PDF herunter.
Einen Gmail-Anhang auf dem Handy unterschreiben
Auf dem iPhone tippen Sie auf den Anhang, sichern ihn über die Teilen-Taste in der Dateien-App und unterschreiben ihn mit „Markieren“, wie in PDF auf dem iPhone unterschreiben beschrieben. Unter Android tippen Sie auf den Anhang, laden ihn herunter und öffnen ihn in Acrobat Reader, wie in PDF auf Android unterschreiben. Dann zurück zu Gmail, antworten und die unterschriebene Kopie aus „Dateien“ oder „Downloads“ anhängen. Einen Drucker brauchen Sie dafür nicht; PDF unterschreiben ohne Ausdrucken behandelt auch Computer. Nutzen Sie Outlook für berufliche E-Mails, finden Sie die Signatur-Einstellungen in Signatur in Outlook hinzufügen.
Was, wenn die E-Mail einen Unterschriftslink statt eines Anhangs enthält?
Dann hat der Absender einen E-Signatur-Dienst genutzt, und Sie müssen nichts herunterladen. Klicken Sie auf den Link, prüfen Sie das Dokument, füllen Sie die Felder aus und unterschreiben Sie im Browser. Prüfen Sie vor dem Klick die Absenderadresse und die Domain des Links; wirkt etwas ungewöhnlich, fragen Sie beim Absender über einen Kanal nach, den Sie ohnehin nutzen. Danach erhalten Sie meist die abgeschlossene Kopie per E-Mail, die Sie wie in Elektronische Unterschrift prüfen beschrieben kontrollieren können.
Unsere Einschätzung
Die Hälfte der Leute, die danach suchen, will einen Anhang unterschreiben, die andere Hälfte eine E-Mail-Signatur, und Gmail hilft nicht gerade, weil es für beides dasselbe Wort verwendet. Bei Anhängen sehen wir am häufigsten diesen Fehler: Antwort auf einen alten Verlauf mit der falschen Version im Anhang. Öffnen Sie die unterschriebene Datei, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Und wenn Sie selbst Dokumente zur Unterschrift verschicken: Hören Sie auf, PDFs anzuhängen und die Leute ausdrucken zu lassen. Ein Unterschriftslink bringt das Dokument schneller zurück.
Häufige Fragen
Kann ich eine PDF direkt in Gmail unterschreiben?
Nein. Gmail zeigt Anhänge in einer Vorschau an, kann sie aber nicht unterschreiben. Laden Sie die Datei herunter und unterschreiben Sie sie mit einem anderen Tool.
Ist meine Gmail-Signatur eine rechtliche Unterschrift?
Eine E-Mail-Signatur ist vor allem eine Grußformel. Ob eine E-Mail eine verbindliche Vereinbarung begründen kann, hängt vom Recht und vom Zusammenhang ab. Nutzen Sie für Verträge deshalb ein richtig unterschriebenes Dokument.
Wie fordere ich Unterschriften per E-Mail an?
Mit einem E-Signatur-Dienst, der den Unterzeichnern einen Link mailt und einen Audit-Trail aufzeichnet. eSignSimple kann das in jedem Tarif, auch im kostenlosen (5 Dokumente pro Monat), und Unterzeichner brauchen kein Konto.
Kann ich meiner Gmail-Signatur eine handschriftliche Unterschrift hinzufügen?
Ja. Erstellen Sie ein Unterschriftsbild, etwa mit einem Unterschrift-Generator, hosten oder laden Sie es so hoch, wie es die Gmail-Einstellungen erlauben, und fügen Sie es im Abschnitt „Signatur“ ein. Halten Sie es klein, damit nicht jede Nachricht aufgebläht wird.
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