Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
Signatur in Outlook hinzufügen
Wo Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook einrichten, hängt von Ihrer Version ab. Hier sind die Schritte für das neue Outlook und Outlook im Web sowie für das klassische Outlook für Windows.
Schritt für Schritt
- Neues Outlook oder Outlook im Web: Einstellungen öffnen. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Einstellungen“ (Zahnrad).
- Zu „Signaturen“ wechseln. Wählen Sie „Konten“ > „Signaturen“. Haben Sie mehrere Konten, wählen Sie das Konto, für das die Signatur gelten soll.
- Signatur erstellen. Wählen Sie „Signatur hinzufügen“, geben Sie ihr einen Namen und tippen Sie Ihre Signatur. Formatierung, Links oder ein Bild können Sie nach Belieben ergänzen.
- Standards festlegen. Legen Sie mit den Optionen unten fest, ob die Signatur neuen Nachrichten sowie Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt wird, und speichern Sie.
- Klassisches Outlook für Windows. Gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“ > „Signaturen“, klicken Sie auf „Neu“, erstellen Sie die Signatur und legen Sie die Standards für jedes Konto fest.
Signaturen werden nicht überall synchronisiert
Je nach Konto erscheinen Signaturen, die Sie in einer Outlook-Version erstellt haben, nicht in einer anderen, etwa in der mobilen App. Fehlt eine Signatur, richten Sie sie in jeder App ein, die Sie nutzen.
Ein an eine E-Mail angehängtes Dokument unterschreiben
Eine E-Mail-Signatur in Outlook ist nicht dasselbe wie das Unterschreiben eines Vertrags. Um eine angehängte PDF zu unterschreiben, speichern Sie sie, unterschreiben sie und hängen die unterschriebene Kopie an Ihre Antwort.
Wenn Sie nichts installieren möchten: Das kostenlose Tool PDF unterschreiben von eSignSimple ist in einem kostenlosen Konto enthalten (Anmeldung mit Google) und läuft im Browser. Die Datei wird auf Ihrem Gerät verarbeitet und nicht hochgeladen. Sie zeichnen oder tippen eine Unterschrift, ergänzen das Datum und laden die unterschriebene PDF herunter.
Probleme mit Outlook-Signaturen lösen
Erscheint Ihr Signaturbild als Anhang oder als defektes Bild, blockiert die Mail-App des Empfängers womöglich Bilder; halten Sie die Signatur überwiegend textbasiert. Ignoriert das neue Outlook die Signatur aus dem klassischen Outlook, erstellen Sie sie in den Einstellungen des neuen Outlook neu; die beiden Versionen teilen Signaturen nicht immer. Bekommen Antworten keine Signatur, prüfen Sie auf derselben Einstellungsseite den Standard für Antworten und Weiterleitungen.
E-Mail-Signatur oder Dokument unterschreiben?
Eine E-Mail-Signatur ist eine Grußformel. Einen Vertrag zu unterschreiben heißt, den Willen zu zeigen, einem bestimmten Dokument zuzustimmen, mit einem Nachweis, wer das getan hat. Um eine angehängte PDF zu unterschreiben, folgen Sie PDF unterschreiben; ganz ohne Ausdrucken geht es mit PDF unterschreiben ohne Ausdrucken. Brauchen Sie für beides ein Bild im Handschrift-Stil, zeigt Elektronische Unterschrift erstellen die Möglichkeiten.
Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?
Name, Funktion und Firma, eine Telefonnummer und ein Link zur Website reichen für fast alle. Ergänzen Sie Pronomen oder Bürozeiten, wenn sie Ihren Empfängern helfen. Verzichten Sie auf Sinnsprüche, mehrere Social-Media-Symbole und große Bilder; viele Mail-Apps blockieren Bilder standardmäßig, eine reine Textsignatur ist daher am zuverlässigsten. Für Firmen in Deutschland gilt zudem: Geschäftliche E-Mails brauchen meist die Pflichtangaben wie Rechtsform, Sitz und Registergericht. Nutzen Sie auch Gmail, finden Sie die passenden Schritte in Dokument in Gmail unterschreiben, wo auch das Antworten mit unterschriebenem Anhang erklärt ist.
Schickt Ihnen ein Kollege einen Word-Anhang zum Unterschreiben, zeigt Word-Dokument elektronisch unterschreiben die Möglichkeiten, ohne Office zu verlassen.
Unsere Einschätzung
Eine E-Mail-Signatur sollte kurz sein: Name, Funktion, Firma, eine Telefonnummer, vielleicht ein Link. Große Logos und lange Haftungshinweise machen Antworten unlesbar und landen oft als Anhang. Und bitte betrachten Sie Ihre Outlook-Signatur nicht als Weg, Vereinbarungen zu unterschreiben; den eigenen Namen unter eine E-Mail zu tippen ist eine schwache Art, einen Vertrag anzunehmen. Wenn eine Vereinbarung wichtig ist, senden Sie ein echtes Dokument zur Unterschrift und bewahren Sie den Nachweis auf.
Häufige Fragen
Kann ich meiner Outlook-Signatur ein Bild hinzufügen?
Ja. Im Signatur-Editor können Sie Bilder einfügen, etwa ein Logo oder eine eingescannte handschriftliche Unterschrift.
Warum erscheint meine Signatur nicht auf dem Handy?
Die mobile Outlook-App hat eine eigene Signatur-Einstellung. Legen Sie die Signatur in den Einstellungen der App fest.
Kann ich ein Unterschriftsbild im Handschrift-Stil erstellen?
Ja. Mit dem kostenlosen Unterschrift-Generator von eSignSimple zeichnen oder tippen Sie eine Unterschrift und laden sie als Bild herunter.
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