Guía · Actualizado · Por Buğra Sözeri
Cómo añadir una firma en Outlook
La firma de correo de Outlook se configura en sitios distintos según la versión que uses. Aquí tienes los pasos para el nuevo Outlook y Outlook en la web, y para el Outlook clásico de Windows.
Paso a paso
- Nuevo Outlook u Outlook en la web: abre Configuración. Haz clic en el icono de Configuración (la rueda dentada) arriba a la derecha.
- Ve a Firmas. Elige Cuentas > Firmas. Si tienes varias cuentas, selecciona aquella a la que corresponde la firma.
- Crea la firma. Selecciona Agregar firma, ponle un nombre y escribe tu firma. Añade formato, enlaces o una imagen si quieres.
- Elige los valores predeterminados. Con las opciones de abajo decide si la firma se añade a los mensajes nuevos y a las respuestas y reenvíos, y guarda.
- Outlook clásico para Windows. Ve a Archivo > Opciones > Correo > Firmas, haz clic en Nueva, crea la firma y elige los valores predeterminados de cada cuenta.
Las firmas no se sincronizan en todas partes
Según tu cuenta, una firma creada en una versión de Outlook puede no aparecer en otra, como la app del móvil. Si falta una firma, configúrala en cada app que uses.
Cómo firmar un documento adjunto a un correo
Una firma de correo de Outlook no es lo mismo que firmar un contrato. Para firmar un PDF adjunto, guárdalo, fírmalo y adjunta la copia firmada a tu respuesta.
Si prefieres no instalar nada, la herramienta gratuita Firmar PDF de eSignSimple viene incluida con una cuenta gratis (te registras con Google) y funciona en el navegador: el archivo se procesa en tu dispositivo y no se sube. Puedes dibujar o escribir tu firma, añadir la fecha y descargar el PDF firmado.
Problemas frecuentes con las firmas de Outlook
Si la imagen de tu firma aparece como adjunto o como imagen rota, puede que la app de correo del destinatario esté bloqueando las imágenes; haz que tu firma sea sobre todo texto. Si el nuevo Outlook ignora la firma que configuraste en el Outlook clásico, vuelve a crearla en la Configuración del nuevo Outlook; las dos versiones no siempre comparten las firmas. Si las respuestas salen sin firma, revisa el valor predeterminado para respuestas y reenvíos en esa misma página de configuración.
Firma de correo frente a firmar un documento
Una firma de correo es una despedida. Firmar un contrato significa mostrar la intención de aceptar un documento concreto, con pruebas de quién lo hizo. Para firmar un PDF adjunto, sigue cómo firmar un PDF; para firmar sin imprimir nada, consulta cómo firmar un PDF sin imprimirlo. Si quieres una imagen con aspecto manuscrito para cualquiera de los dos usos, cómo crear una firma electrónica repasa las opciones.
¿Qué debe incluir una firma de correo profesional?
Tu nombre, cargo y empresa, un número de teléfono y un enlace a tu web bastan para casi todo el mundo. Añade tus pronombres o tu horario si les sirven a tus destinatarios. Olvídate de las frases inspiradoras, los mil iconos de redes sociales y las imágenes grandes; muchas apps de correo bloquean las imágenes por defecto, así que una firma solo de texto es la más fiable. Si también usas Gmail, los pasos equivalentes están en cómo firmar un documento en Gmail, que además explica cómo responder con un adjunto firmado.
Si un compañero te envía un Word adjunto para firmar, cómo firmar electrónicamente un documento de Word repasa las opciones sin salir de Office.
Nuestra opinión
Una firma de correo debe ser corta: nombre, cargo, empresa, un teléfono y quizá un enlace. Los logotipos enormes y los avisos legales hacen ilegibles las respuestas y a menudo llegan como adjuntos. Y, por favor, no uses tu firma de Outlook como forma de firmar acuerdos; escribir tu nombre al final de un correo es una manera débil de aceptar un contrato. Cuando un acuerdo importa, envía un documento de verdad para firmar y guarda el registro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir una imagen a mi firma de Outlook?
Sí. El editor de firmas permite insertar imágenes, como un logotipo o una firma manuscrita escaneada.
¿Por qué mi firma no aparece en el móvil?
La app de Outlook para móvil tiene su propia configuración de firma. Configúrala en los ajustes de la app.
¿Puedo crear una imagen de firma con aspecto manuscrito?
Sí. El generador de firmas gratuito de eSignSimple te permite dibujar o escribir una firma y descargarla como imagen.
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