Guide · Mis à jour · Par Buğra Sözeri
Comment ajouter une signature dans Outlook ?
Les signatures d'e-mail d'Outlook se configurent à des endroits différents selon la version utilisée. Voici les étapes pour le nouvel Outlook et Outlook sur le web, puis pour Outlook classique sous Windows.
Étape par étape
- Nouvel Outlook ou Outlook sur le web : ouvrez les Paramètres. Cliquez sur l'icône Paramètres (roue dentée) en haut à droite.
- Allez dans Signatures. Choisissez Comptes > Signatures. Si vous avez plusieurs comptes, sélectionnez celui auquel la signature est destinée.
- Créez la signature. Sélectionnez Ajouter une signature, donnez-lui un nom et saisissez votre signature. Ajoutez une mise en forme, des liens ou une image si vous le souhaitez.
- Définissez les valeurs par défaut. Utilisez les options en bas pour choisir si la signature est ajoutée aux nouveaux messages ainsi qu'aux réponses et transferts, puis enregistrez.
- Outlook classique pour Windows. Allez dans Fichier > Options > Courrier > Signatures, cliquez sur Nouveau, créez la signature et définissez les valeurs par défaut pour chaque compte.
Les signatures ne se synchronisent pas partout
Selon votre compte, une signature créée dans une version d'Outlook peut ne pas apparaître dans une autre, comme l'application mobile. S'il manque une signature, configurez-la dans chaque application que vous utilisez.
Signer un document joint à un e-mail
Une signature d'e-mail Outlook n'a rien à voir avec la signature d'un contrat. Pour signer un PDF reçu en pièce jointe, enregistrez-le, signez-le et joignez la copie signée à votre réponse.
Si vous préférez ne rien installer, l'outil gratuit Signer un PDF d'eSignSimple est inclus dans le compte gratuit (inscription avec Google) et fonctionne dans votre navigateur : le fichier est traité sur votre appareil et n'est pas envoyé sur nos serveurs. Vous pouvez dessiner ou taper une signature, ajouter la date et télécharger le PDF signé.
Résoudre les problèmes de signature dans Outlook
Si l'image de votre signature s'affiche comme une pièce jointe ou une image cassée, l'application de messagerie du destinataire bloque peut-être les images : privilégiez une signature essentiellement textuelle. Si le nouvel Outlook ignore la signature créée dans Outlook classique, recréez-la dans les Paramètres du nouvel Outlook ; les deux versions ne partagent pas toujours les signatures. Si vos réponses n'ont pas de signature, vérifiez l'option par défaut pour les réponses et transferts sur la même page de paramètres.
Signature d'e-mail ou signature d'un document ?
Une signature d'e-mail est une formule de fin. Signer un contrat, c'est exprimer son consentement à un document précis, avec une preuve de qui l'a fait. Pour signer un PDF joint, suivez comment signer un PDF ; pour signer sans rien imprimer, voir comment signer un PDF sans l'imprimer. Si vous voulez une image d'aspect manuscrit pour l'un ou l'autre usage, comment créer une signature électronique passe en revue les options.
Que doit contenir une signature d'e-mail professionnelle ?
Votre nom, votre fonction et votre entreprise, un numéro de téléphone et un lien vers votre site suffisent dans presque tous les cas. Ajoutez vos pronoms ou vos horaires si cela aide vos interlocuteurs. Évitez les citations inspirantes, les multiples icônes de réseaux sociaux et les grandes images : beaucoup d'applications de messagerie bloquent les images par défaut, et une signature en texte seul reste la plus fiable. Si vous utilisez aussi Gmail, les étapes équivalentes sont dans comment signer un document reçu dans Gmail, qui explique aussi comment répondre avec une pièce jointe signée.
Si un collègue vous envoie un fichier Word à signer, comment signer électroniquement un document Word présente les options sans quitter Office.
Notre avis
Une signature d'e-mail doit rester courte : nom, fonction, entreprise, un numéro de téléphone, éventuellement un lien. Les gros logos et les mentions légales à rallonge rendent les réponses illisibles et arrivent souvent en pièces jointes. Et surtout, ne considérez pas votre signature Outlook comme un moyen de signer des accords : taper son nom en bas d'un e-mail est une façon bien fragile d'accepter un contrat. Quand un accord compte, envoyez un vrai document à signer et conservez la trace.
Questions fréquentes
Peut-on ajouter une image à sa signature Outlook ?
Oui. L'éditeur de signature permet d'insérer des images, comme un logo ou une signature manuscrite numérisée.
Pourquoi ma signature n'apparaît-elle pas sur mon téléphone ?
L'application mobile Outlook a son propre réglage de signature. Configurez-la dans les paramètres de l'application.
Peut-on créer une image de signature d'aspect manuscrit ?
Oui. Le générateur de signature gratuit d'eSignSimple permet de dessiner ou de taper une signature et de la télécharger sous forme d'image.
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