Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come aggiungere una firma in Outlook
Le firme email di Outlook si impostano in punti diversi a seconda della versione che usi. Ecco i passaggi per il nuovo Outlook e Outlook sul web, e per il classico Outlook per Windows.
Passo passo
- Nuovo Outlook o Outlook sul web: apri Impostazioni. Clicca sull'icona Impostazioni (ingranaggio) in alto a destra.
- Vai a Firme. Scegli Account > Firme. Se hai più account, seleziona quello a cui è destinata la firma.
- Crea la firma. Seleziona Aggiungi firma, dalle un nome e scrivi la firma. Se vuoi, aggiungi formattazione, link o un'immagine.
- Imposta i valori predefiniti. Con le opzioni in basso scegli se aggiungere la firma ai nuovi messaggi e alle risposte e agli inoltri, poi salva.
- Classico Outlook per Windows. Vai a File > Opzioni > Posta > Firme, clicca su Nuova, crea la firma e imposta i valori predefiniti per ogni account.
Le firme non si sincronizzano ovunque
A seconda dell'account, le firme create in una versione di Outlook potrebbero non comparire in un'altra, per esempio nell'app per dispositivi mobili. Se una firma manca, impostala in ogni app che usi.
Firmare un documento allegato a un'email
Una firma email di Outlook non equivale a firmare un contratto. Per firmare un PDF allegato, salvalo, firmalo e allega la copia firmata alla risposta.
Se preferisci non installare nulla, lo strumento gratuito Firma PDF di eSignSimple è incluso in un account gratuito (registrazione con Google) e funziona nel browser: il file viene elaborato sul tuo dispositivo e non viene caricato. Puoi disegnare o digitare una firma, aggiungere la data e scaricare il PDF firmato.
Risolvere i problemi con le firme di Outlook
Se l'immagine della firma appare come allegato o come immagine rotta, l'app di posta del destinatario potrebbe bloccare le immagini: tieni la firma soprattutto testuale. Se il nuovo Outlook ignora la firma impostata nel classico Outlook, ricreala nelle Impostazioni del nuovo Outlook; le due versioni non sempre condividono le firme. Se le risposte non ricevono la firma, controlla il valore predefinito per risposte e inoltri nella stessa pagina delle impostazioni.
Firma email o firma di un documento?
Una firma email è un saluto finale. Firmare un contratto significa manifestare la volontà di accettare un documento preciso, con la prova di chi l'ha fatto. Per firmare un PDF allegato, segui come firmare un PDF; per firmare senza stampare nulla, vedi come firmare un PDF senza stamparlo. Se vuoi un'immagine in stile manoscritto per uno dei due usi, come creare una firma elettronica illustra le opzioni.
Cosa deve contenere una firma email professionale?
Nome, ruolo e azienda, un numero di telefono e il link al sito bastano quasi a tutti. Aggiungi pronomi o orari di reperibilità se sono utili ai tuoi destinatari. Evita citazioni motivazionali, file di icone social e immagini grandi; molte app di posta bloccano le immagini per impostazione predefinita, quindi una firma solo testo è la più affidabile. Se usi anche Gmail, i passaggi corrispondenti sono in come firmare un documento in Gmail, che spiega anche come rispondere con un allegato firmato.
Se un collega ti manda un allegato Word da firmare, come firmare elettronicamente un documento Word illustra le opzioni senza uscire da Office.
La nostra opinione
Una firma email dovrebbe essere breve: nome, ruolo, azienda, un numero di telefono, magari un link. Loghi enormi e disclaimer legali rendono illeggibili le risposte e spesso arrivano come allegati. E per favore non usare la firma di Outlook per firmare accordi: scrivere il proprio nome in fondo a un'email è un modo debole di accettare un contratto. Quando un accordo conta, invia un vero documento da firmare e conserva la traccia.
Domande frequenti
Posso aggiungere un'immagine alla firma di Outlook?
Sì. L'editor delle firme permette di inserire immagini come un logo o una firma autografa scansionata.
Perché la firma non compare sul telefono?
L'app Outlook per dispositivi mobili ha una sua impostazione della firma. Impostala nelle impostazioni dell'app.
Posso creare un'immagine della firma in stile manoscritto?
Sì. Il generatore di firme gratuito di eSignSimple ti permette di disegnare o digitare una firma e scaricarla come immagine.
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