1. الأطراف
أُبرم عقد استئجار القاعة هذا («العقد») بتاريخ [التاريخ] بين [اسم مالك القاعة أو مديرها]، وعنوانه [العنوان]، ورقم سجله التجاري أو رخصته [الرقم] («القاعة»)، وبين [اسم العميل / الجهة]، وعنوانه [العنوان]، وهاتفه [الهاتف]، وبريده الإلكتروني [البريد] («العميل»)، ويُشار إليهما معًا بـ«الطرفين». وممثل العميل في الموقع أثناء المناسبة: [الاسم، الهاتف].
2. المكان والمناسبة
تؤجر القاعة إلى العميل المكان التالي في [عنوان القاعة]: [الصالات / القاعة / الساحات الخارجية]، مع [الطاولات، والكراسي، والمطبخ التحضيري، والأجهزة الصوتية والمرئية، والمواقف، وغيرها] («المكان»). المناطق غير المشمولة: [المناطق]. ولا يُستعمل المكان إلا للمناسبة التالية: [نوع المناسبة، مثل: حفل زفاف، أو حفل شركة، أو ورشة عمل] («المناسبة»)، وأي استعمال آخر يستلزم موافقة كتابية مسبقة من القاعة. [إن وُجد: قسم الرجال وقسم النساء: [التفاصيل].]
3. التاريخ والساعات والتجهيز والتفكيك
تاريخ المناسبة: [التاريخ]. يبدأ الوصول للتجهيز في الساعة [الساعة]. وتمتد المناسبة من الساعة [ساعة البدء] إلى الساعة [ساعة الانتهاء]. ويغادر جميع الضيوف قبل الساعة [الساعة]، وينتهي التفكيك وإخراج جميع المواد قبل الساعة [الساعة] («مدة الاستئجار»). مواعيد التوريد ودخول الموردين: [المواعيد والمدخل]. ويُحتسب البقاء بعد مدة الاستئجار بمبلغ [المبلغ] عن كل [ساعة / نصف ساعة]، ويجوز للقاعة إنهاء المناسبة في الموعد المتفق عليه التزامًا بتراخيصها أو بقواعد الضوضاء المحلية.
4. السعة والسلوك
لا يتجاوز عدد الموجودين في المكان، بمن فيهم الضيوف والموردون والعاملون، [العدد] شخصًا في أي وقت، وهو عدد لا يتجاوز السعة المعتمدة للمكان لدى الجهة المختصة. ويبلّغ العميل القاعة بالعدد النهائي للضيوف قبل [التاريخ]. والعميل مسؤول عن سلوك ضيوفه ومورديه، ويُبقي مخارج الطوارئ والممرات خالية، ويلتزم بالقواعد التالية: [لا لهب مكشوف إلا الشموع المغلقة / لا قصاصات ورق أو لمعان / الزينة بالوسائل المعتمدة فقط / تنتهي الموسيقى المرتفعة في الساعة [الساعة] / لا تدخين في الداخل / قواعد أخرى].
5. الأجرة والدفع
أجرة الاستئجار: [المبلغ] عن مدة الاستئجار. رسوم إضافية: [رسم التنظيف، أو رسم الأمن أو العاملين، أو رسم المعدات، أو لا يوجد]. ضريبة القيمة المضافة: [المبلغ أو النسبة]. الإجمالي: [المبلغ الإجمالي]. جدول الدفع: عربون قدره [المبلغ] عند التوقيع لحجز التاريخ، والباقي قبل [التاريخ]، بطريقة [طريقة الدفع]. ولا يُعد التاريخ محجوزًا إلا بعد توقيع هذا العقد واستلام العربون.
6. مبلغ التأمين
يدفع العميل مبلغ تأمين قابلًا للاسترداد قدره [المبلغ] قبل [التاريخ]. وترده القاعة خلال [عدد] أيام بعد المناسبة، بعد خصم التكاليف المعقولة للتلف الذي يتجاوز الاستهلاك العادي، أو التنظيف الإضافي، أو المفقودات، أو الوقت الإضافي وفق البند 3، أو أي غرامات رسمية تسبب فيها العميل أو ضيوفه أو موردوه، مع قائمة مكتوبة بالخصومات. ويتجول الطرفان في المكان معًا قبل المناسبة وبعدها متى أمكن، ويدوّنان أي تلف قائم.
7. الموردون والضيافة
[يجوز للعميل الاستعانة بالموردين الذين يختارهم / يختار العميل الموردين من قائمة القاعة المعتمدة المرفقة]. ويلتزم جميع الموردين بهذا العقد وبقواعد القاعة، ويحمل مقدّمو الطعام والضيافة الرخص الصحية والبلدية اللازمة. ويسلّم العميل القاعة قائمة بالموردين وبيانات الاتصال بهم قبل [التاريخ]. ويتفق مسبقًا مع القاعة كل مورّد سيستخدم الكهرباء بأحمال كبيرة أو التعليق أو اللهب أو المعدات الثقيلة. ولا تُقدَّم أي مشروبات أو مواد يحظرها القانون المعمول به، وما يجيزه القانون منها لا يُقدَّم إلا من جهة مرخّصة وبالشروط التي تحددها الجهة المختصة.
8. التصاريح الرسمية
إذا تطلبت المناسبة تصريحًا من جهة رسمية، كتصريح فعالية ترفيهية أو عامة، أو تصريح بيع تذاكر، أو تصريح أداء حي، أو موافقة الدفاع المدني أو البلدية، فإن [العميل / القاعة] يتولى الحصول عليه على نفقته، ويسلّم نسخة منه إلى الطرف الآخر قبل المناسبة بـ[عدد] أيام على الأقل. ويحق للقاعة رفض إقامة المناسبة إذا لم يُقدَّم التصريح اللازم، ويُعامل ذلك معاملة الإلغاء من العميل وفق البند 11 ما لم يكن التأخير بسبب القاعة.
9. التأمين
[يحصل العميل على وثيقة تأمين ضد المسؤولية تجاه الغير للمناسبة بحد لا يقل عن [المبلغ] للحادث الواحد / لا يُلزم العميل بالتأمين]، ويسلّم القاعة شهادة التأمين [مع إدراج القاعة مؤمَّنًا إضافيًا] قبل المناسبة بـ[عدد] أيام على الأقل. ويحمل الموردون العاملون في المناسبة تأمين المسؤولية الخاص بهم بحدود معقولة لخدماتهم. وتحتفظ القاعة بتأمين على المبنى ومرافقه.
10. التلف والمسؤولية والتعويض
يتحمل العميل التلف الذي يلحق بالمكان أو بممتلكات القاعة بسبب العميل أو ضيوفه أو مورديه فيما يتجاوز الاستهلاك العادي. ولا تُسأل القاعة عن المواد المتروكة في المكان قبل المناسبة أو أثناءها أو بعدها. وفي الحدود التي يجيزها القانون، يعوّض كل طرف الطرف الآخر عن المطالبات الناشئة عن إهماله أو إخلاله بهذا العقد، ويعوّض العميل القاعة عن المطالبات الناشئة عن سلوك ضيوفه ومورديه، إلا بقدر ما يكون سببها إهمال القاعة أو حالة المكان.
11. الإلغاء وتغيير الموعد
إذا ألغى العميل كتابةً: قبل المناسبة بأكثر من [عدد] يومًا، تحتفظ القاعة بالعربون وترد أي مبالغ أخرى؛ وبين [عدد] و[عدد] يومًا قبلها، تحتفظ القاعة بنسبة [النسبة]% من الأجرة؛ وقبلها بأقل من [عدد] أيام، [لا يُرد شيء]. ويجوز للعميل نقل المناسبة إلى تاريخ آخر متاح [مرة واحدة، قبل المناسبة بـ[عدد] يومًا على الأقل، مقابل رسم قدره [المبلغ]]. وإذا تعذّر استعمال المكان بسبب حريق أو أحوال جوية شديدة أو قرار من جهة رسمية أو أي ظرف آخر خارج عن السيطرة المعقولة للطرفين، حاول الطرفان الاتفاق على تاريخ جديد خلال [عدد] أشهر، فإن تعذّر ذلك ردت القاعة جميع المبالغ المدفوعة دون أي التزام آخر على أي طرف.
12. أحكام عامة
هذا العقد استئجار للمكان خلال مدة الاستئجار فقط، ولا ينشئ عقد إيجار أو علاقة إيجارية مستمرة. ولا يجوز للعميل التنازل عنه أو تأجير المكان من الباطن دون موافقة كتابية من القاعة. ويخضع لقوانين [القانون الواجب التطبيق]، وتختص بالنزاعات [محاكم المدينة / هيئة التحكيم]. وهو الاتفاق الكامل بين الطرفين بشأن الاستئجار، ولا يُعدَّل إلا كتابةً. وإذا بطل أي بند بقيت البنود الأخرى نافذة.
13. التوقيعات
يتفق الطرفان على جواز توقيع هذه الوثيقة إلكترونيًا وعلى نسخ متعددة، وعلى أن للتوقيع الإلكتروني الأثر نفسه الذي للتوقيع بخط اليد. القاعة: [اسم مالك القاعة أو مديرها]، ويمثلها [اسم المفوّض بالتوقيع وصفته] التوقيع: ____________________ التاريخ: [التاريخ] العميل: [اسم العميل / الجهة]، ويمثله [اسم المفوّض بالتوقيع وصفته إن كان جهة] التوقيع: ____________________ التاريخ: [التاريخ]