مصمَّم للأوراق التي تتعامل معها فعلًا.

أخطاء نراها في جميع القطاعات

أكثرها شيوعًا التعامل مع التوقيع الإلكتروني كوسيلة لاستعجال الناس. فالموقّعون الذين يشعرون بالضغط أكثر ميلًا إلى الطعن في الاتفاقية لاحقًا، لذا امنحهم وقتًا للقراءة، خصوصًا في التنازلات والشروط التقييدية والالتزامات المالية.

والثاني الاحتفاظ بالسجلات داخل أداة التوقيع فقط. نزّل ملف PDF الموقّع والشهادة في المكان نفسه الذي تحفظ فيه بقية ملفات العملاء أو الموظفين أو المشاريع، لتبقى متاحة حتى لو غيّرت الأداة يومًا ما.

والثالث افتراض أن قاعدة واحدة تناسب كل مستند. فتجديد عقد إيجار وسند ملكية عقار قد يشملان الأشخاص أنفسهم ويبدوان متشابهين، لكن القانون قد يعاملهما بطريقة مختلفة تمامًا. تحقّق من الاستثناءات الخاصة بنوع المستند، لا بالقطاع فقط.

التوقيع الإلكتروني حسب القطاع

آلية التوقيع واحدة في كل مكان، لكن المستندات والأشخاص المعنيين والمخاطر تختلف كثيرًا. فالمالك يحتاج إلى عدة مستأجرين وكفيل على عقد إيجار واحد. والمقاول يحتاج إلى توقيع أمر تغيير على الهاتف في موقع العمل. وفريق الموارد البشرية يحتاج إلى إقرار الجميع بالسياسة نفسها. وتنطلق صفحات القطاعات لدينا من سير العمل الحقيقي هذا.

تعرض كل صفحة المستندات التي تُوقَّع عادةً في ذلك القطاع، والمشكلات التي يحلّها التوقيع الإلكتروني فعلًا، وقوالب العقود ذات الصلة، ونصائح عملية، بما في ذلك الحدود والقواعد التي يجب التحقق منها قبل الاعتماد على التوقيع الإلكتروني.

ما تشترك فيه جميع القطاعات

في جميع القطاعات، هناك ثلاثة أمور هي الأهم. أن يتمكن الموقّعون من التوقيع من أي جهاز دون حساب. وأن تخرج المستندات بسرعة، ويُفضَّل من قالب محفوظ. وأن يكون لديك سجل جيد بما يكفي للاعتماد عليه إذا طعن أحدهم في الاتفاقية لاحقًا.

يغطي eSignSimple هذه الأساسيات في كل خطة: ترتيب التوقيع، والتذكيرات، والقوالب، وسجل تدقيق بالطوابع الزمنية وعناوين IP والأجهزة، وشهادة توقيع ببصمة SHA-256 يستطيع أي شخص التحقق منها.

رأينا في القطاعات المنظّمة

لبعض القطاعات قواعد تتجاوز القانون العام للتوقيع الإلكتروني. فقد تكون على مؤسسات الرعاية الصحية التزامات تخص بيانات المرضى، وقد تشترط شركات التأمين نماذجها أو منصاتها الخاصة، وعلى المدارس مراعاة خصوصية الطلاب. ونحن لا ندّعي شهادات لا نملكها. فلا يدّعي eSignSimple حاليًا الامتثال لقانون HIPAA ولا يوقّع اتفاقيات BAA.

نصيحتنا أن تبدأ بالمستندات الإدارية مثل عقود الموظفين واتفاقيات الموردين واتفاقيات عدم الإفصاح، وأن تتحقق من قواعد القطاع قبل نقل أي شيء حساس.

من أين تبدأ

اختر المستند الذي ترسله أكثر من غيره واجعله قالبًا. فهذا التغيير الوحيد يحقق عادةً معظم توفير الوقت. وعندما ينجح، أضف المستند التالي الأكثر شيوعًا. ومحاولة نقل كل العمليات دفعة واحدة هي السبب الأكثر شيوعًا لتعثّر اعتماد التوقيع الإلكتروني.