Como assinar eletronicamente um arquivo DOCX

O que acontece com o DOCX quando você envia?

Detectamos o tipo real do arquivo pelo conteúdo, não só pela extensão, e depois convertemos para PDF com o LibreOffice no nosso próprio servidor. A conversão acontece dentro da infraestrutura do eSignSimple; o arquivo não vai para um serviço de conversão de terceiros. Guardamos o PDF convertido, não o arquivo do Word: ele fica armazenado com criptografia em repouso (AES-256-GCM), e você pode apagar o documento quando quiser. Mantenha o seu .docx como cópia de trabalho.

A partir daí, o PDF é o documento. Os signatários veem o PDF, os campos são carimbados nele, e o arquivo final assinado é um PDF com uma página de certificado de conclusão no fim. Isso é proposital: um DOCX pode ser editado por qualquer um que o abra, enquanto um PDF concluído com impressão digital registrada não pode ser alterado sem que isso apareça.

Checklist do DOCX: o que corrigir antes de enviar

Alterações controladas e comentários: aceite ou remova. A conversão mostra o documento do jeito que ele aparece na tela, e você não quer um signatário discutindo por causa de uma marca de exclusão visível.

Fontes: prefira fontes comuns sempre que puder. Se o documento usa uma fonte que nosso conversor não tem, ela é substituída por uma parecida, o que pode mexer nas quebras de linha.

Blocos de assinatura: deixe uma linha em branco bem visível ou uma pequena célula de tabela para cada assinatura. Isso deixa óbvio onde colocar o campo e evita que a assinatura fique por cima do texto.

Trechos a preencher: se o cliente precisa informar uma data de início, o nome da empresa ou marcar uma opção, deixe espaço e adicione campos de texto, data, caixa de seleção ou lista suspensa no editor, em vez de pedir que ele edite o Word.

DOCX x PDF para assinatura eletrônica: qual é melhor?

Para redigir, o DOCX ganha: é nele que os contratos são escritos e negociados. Para assinar, o PDF ganha: layout fixo, idêntico em qualquer aparelho e com impressão digital verificável. Na nossa opinião, você não deveria ter que escolher, e é por isso que o eSignSimple recebe o DOCX e gera o PDF para você. Se você já tem um PDF, envie o PDF e pule a conversão.

Dá para assinar um DOCX pelo celular?

Os signatários assinam em qualquer celular: abrem o link, tocam nos campos e assinam com o dedo. Como remetente, você também pode enviar pelo navegador do celular, embora posicionar os campos com precisão seja mais fácil numa tela maior. A ferramenta grátis Assinar PDF no navegador aceita só PDF, então no celular o DOCX passa pelo envio normal.

E se a conversão ficar estranha?

Corrija no Word e envie de novo, em vez de tentar contornar com campos. A maioria dos problemas vem de fontes incomuns, caixas de texto flutuantes ou conteúdo que só aparece num modo de exibição específico. Se uma tabela quebrar mal entre páginas, insira uma quebra de página antes dela. Começar por um dos nossos modelos, como o contrato de freelancer, evita a maioria das surpresas de layout. As outras opções no Word, inclusive assinar só você, estão comparadas em como assinar documento do Word eletronicamente, e os passos de envio e acompanhamento estão em como enviar um documento para assinatura.

Exportou do Google Docs ou do LibreOffice?

Um DOCX baixado do Google Docs, ou um .odt salvo no LibreOffice, é enviado do mesmo jeito. As opções próprias do Google, incluindo a assinatura eletrônica do Workspace, estão em como assinar documento no Google Docs.

Nossa opinião