Anleitung · Aktualisiert · Von Buğra Sözeri
DOCX-Datei elektronisch unterschreiben
Ja, Sie können eine DOCX direkt elektronisch unterschreiben: Laden Sie die .docx bei eSignSimple hoch, wo sie auf unserem Server in eine PDF umgewandelt wird. Dann ziehen Sie Felder für Unterschrift, Initialen und Datum darauf und senden sie ab. Sie müssen nie selbst eine PDF aus Word exportieren, und jeder Unterzeichner erhält einen Link, der ohne Konto funktioniert.
Schritt für Schritt
- Text in Word fertigstellen. Nehmen Sie alle nachverfolgten Änderungen an oder lehnen Sie sie ab und löschen Sie Kommentare. Was im Dokument sichtbar ist, wird umgewandelt und unterschrieben.
- Registrieren und .docx hochladen. Erstellen Sie unter esignsimple.com/signup ein kostenloses Konto mit Google, klicken Sie auf „Neues Dokument“ und wählen Sie die .docx. Dateien bis 25 MB werden angenommen und verschlüsselt gespeichert.
- PDF-Version prüfen. Der Editor zeigt die umgewandelte PDF. Prüfen Sie Seitenumbrüche, Tabellen und Unterschriftsblöcke auf jeder Seite.
- Felder für jeden Unterzeichner platzieren. Ziehen Sie Felder für Unterschrift, Initialen, Datum, Text, Kontrollkästchen oder Auswahllisten auf die Seite und weisen Sie sie den Unterzeichnern zu. Markieren Sie Pflichtfelder als erforderlich.
- Senden, verfolgen, Nachweis behalten. Senden Sie das Dokument, sehen Sie, wer es angesehen und unterschrieben hat, und lassen Sie automatische Erinnerungen alle anstupsen, die es vergessen. Die fertige PDF enthält ein Abschlusszertifikat und einen SHA-256-Fingerabdruck.
Was passiert mit der DOCX beim Hochladen?
Wir erkennen den tatsächlichen Dateityp am Inhalt, nicht nur an der Endung, und wandeln die Datei dann mit LibreOffice auf unserem eigenen Server in eine PDF um. Die Umwandlung findet innerhalb der Infrastruktur von eSignSimple statt; die Datei geht nicht an einen externen Konvertierungsdienst. Wir speichern die umgewandelte PDF, nicht die Word-Datei: verschlüsselt im Ruhezustand (AES-256-GCM), und Sie können das Dokument jederzeit löschen. Behalten Sie Ihre .docx als eigene Arbeitskopie.
Ab diesem Moment ist die PDF das Dokument. Die Unterzeichner sehen sie, die Felder werden darauf gestempelt, und die fertige Datei ist eine PDF mit einer angehängten Seite für das Abschlusszertifikat. Das ist Absicht: Eine DOCX kann jeder bearbeiten, der sie öffnet; eine abgeschlossene PDF mit aufgezeichnetem Fingerabdruck lässt sich nicht unbemerkt ändern.
DOCX-Checkliste: Was Sie vor dem Hochladen korrigieren sollten
Nachverfolgte Änderungen und Kommentare: annehmen oder entfernen. Die Umwandlung zeigt das Dokument so, wie es gerade angezeigt wird, und Sie wollen nicht, dass ein Unterzeichner über eine sichtbare Löschmarkierung diskutiert.
Schriftarten: Verwenden Sie nach Möglichkeit gängige Schriften. Nutzt Ihr Dokument eine Schrift, die unser Konverter nicht hat, wird eine ähnliche ersetzt, was Zeilenumbrüche verschieben kann.
Unterschriftsblöcke: Lassen Sie für jede Unterschrift eine freie Zeile oder eine kleine Tabellenzelle. So ist klar, wohin das Feld gehört, und die Unterschrift überdeckt keinen Text.
Auszufüllende Stellen: Muss der Kunde ein Startdatum oder einen Firmennamen eintragen oder eine Option ankreuzen, lassen Sie Platz und fügen im Editor Text-, Datums-, Kontrollkästchen- oder Auswahlfelder ein, statt ihn die Word-Datei bearbeiten zu lassen.
DOCX oder PDF für die E-Signatur: Was ist besser?
Zum Entwerfen gewinnt DOCX: Dort werden Verträge geschrieben und verhandelt. Zum Unterschreiben gewinnt PDF: festes Layout, auf jedem Gerät gleich und mit Fingerabdruck prüfbar. Unsere Meinung: Sie sollten nicht wählen müssen. Deshalb nimmt eSignSimple die DOCX und erzeugt die PDF für Sie. Haben Sie bereits eine PDF, laden Sie einfach diese hoch und sparen sich die Umwandlung ganz.
Kann ich eine DOCX auf dem Handy unterschreiben?
Unterzeichner können auf jedem Handy unterschreiben: Link öffnen, Felder antippen, mit dem Finger unterschreiben. Als Absender können Sie auch im Handy-Browser hochladen, Felder lassen sich aber auf einem größeren Bildschirm genauer platzieren. Das kostenlose Browser-Tool „PDF unterschreiben“ funktioniert nur mit PDFs; auf dem Handy läuft eine DOCX also über den normalen Upload.
Was, wenn die Umwandlung falsch aussieht?
Korrigieren Sie es in Word und laden Sie neu hoch, statt es mit Feldern zu umgehen. Die meisten Probleme kommen von ungewöhnlichen Schriften, schwebenden Textfeldern oder Inhalten, die nur in einer bestimmten Ansicht erscheinen. Bricht eine Tabelle ungünstig über zwei Seiten, fügen Sie davor einen Seitenumbruch ein. Wer mit einer unserer Vorlagen startet, etwa dem Freelancer-Vertrag, vermeidet die meisten Layout-Überraschungen. Die weiteren Word-Optionen, auch für die reine eigene Unterschrift, vergleicht Word-Dokument elektronisch unterschreiben, und die Schritte zum Senden und Verfolgen stehen in Dokument zur Unterschrift senden.
Aus Google Docs oder LibreOffice exportiert?
Eine aus Google Docs heruntergeladene DOCX oder eine in LibreOffice gespeicherte .odt laden Sie genauso hoch. Die Google-eigenen Möglichkeiten, einschließlich eSignature in Workspace, behandelt Dokument in Google Docs unterschreiben.
Unsere Einschätzung
Eine DOCX ist ein Entwurfsformat, kein Unterschriftsformat, und Dienste, die eine bearbeitbare Word-Datei unterschreiben lassen, tun ihren Nutzern keinen Gefallen. Die Umwandlung in eine PDF ist keine Einschränkung, sondern der eigentliche Zweck: Sie friert den Wortlaut ein, auf den sich beide Seiten geeinigt haben. Die eigentliche Arbeit passiert vor dem Hochladen: nachverfolgte Änderungen bereinigen, Unterschriftsblöcke aufräumen, noch einmal durchlesen. Diese fünf Minuten verhindern fast jedes Problem, das wir sehen.
Häufige Fragen
Kann ich eine DOCX-Datei elektronisch unterschreiben?
Ja. Laden Sie die .docx bei eSignSimple hoch; sie wird auf unserem Server in eine PDF umgewandelt, Sie platzieren Unterschriftsfelder und unterschreiben oder senden. Die unterschriebene Datei ist eine PDF mit Audit-Trail.
Muss ich die DOCX vorher in eine PDF umwandeln?
Nein. Laden Sie die DOCX direkt hoch, wir wandeln sie um. Wenn Sie die Umwandlung lieber selbst steuern, funktioniert auch eine selbst exportierte PDF.
Wird meine DOCX zur Umwandlung an eine andere Firma geschickt?
Nein. Die Umwandlung läuft mit LibreOffice auf dem eigenen Server von eSignSimple, und Dateien werden verschlüsselt gespeichert.
Kann das unterschriebene Dokument eine DOCX sein?
Nein. Das Ergebnis ist immer eine PDF mit Abschlusszertifikat, weil eine PDF ihr Layout behält und sich über ihren SHA-256-Fingerabdruck prüfen lässt.
Wie groß darf die DOCX sein?
Bis zu 25 MB. Das reicht für fast jeden Vertrag, auch mit Bildern.
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