Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come firmare elettronicamente un file DOCX
Sì, puoi firmare direttamente un DOCX: carica il .docx su eSignSimple, che lo converte in PDF sul nostro server, poi trascina i campi firma, iniziali e data e invialo. Non devi mai esportare tu un PDF da Word, e ogni firmatario riceve un link che funziona senza account.
Passo passo
- Completa il testo in Word. Prima accetta o rifiuta tutte le revisioni ed elimina i commenti. Tutto ciò che è visibile nel documento è ciò che verrà convertito e firmato.
- Registrati e carica il .docx. Crea un account gratuito con Google su esignsimple.com/signup, clicca su Nuovo documento e scegli il .docx. Sono accettati file fino a 25 MB, conservati cifrati.
- Controlla la versione PDF. L'editor mostra il PDF convertito. Verifica interruzioni di pagina, tabelle e blocchi firma su ogni pagina.
- Posiziona i campi per ogni firmatario. Trascina sulla pagina campi firma, iniziali, data, testo, casella di controllo o menu a tendina e assegnali ai firmatari. Segna come obbligatori quelli da compilare.
- Invia, monitora e conserva la prova. Invia il documento, guarda chi l'ha aperto e firmato e lascia che i promemoria automatici sollecitino chi se ne dimentica. Il PDF finale contiene un certificato di firma e un'impronta SHA-256.
Cosa succede al DOCX quando lo carichi?
Rileviamo il vero tipo di file dal suo contenuto, non solo dall'estensione, poi lo convertiamo in PDF con LibreOffice sul nostro server. La conversione avviene all'interno dell'infrastruttura di eSignSimple: il file non viene inviato a un servizio di conversione esterno. Conserviamo il PDF convertito, non il file Word: è archiviato cifrato (AES-256-GCM) e puoi eliminare il documento in qualsiasi momento. Tieni il tuo .docx come copia di lavoro.
Da quel momento il documento è il PDF. I firmatari vedono quello, i campi vengono impressi lì sopra e il file firmato finale è un PDF con una pagina di certificato di firma aggiunta in fondo. È una scelta voluta: un DOCX può essere modificato da chiunque lo apra, mentre un PDF completato con un'impronta registrata non può essere cambiato senza che si veda.
Checklist per firmare un DOCX: cosa sistemare prima del caricamento
Revisioni e commenti: accettali o eliminali. La conversione mostra il documento così come appare in quel momento, e non vuoi che un firmatario discuta di un segno di cancellazione visibile.
Font: dove puoi, usa font comuni. Se il documento usa un font che il nostro convertitore non ha, viene sostituito con uno simile, e questo può spostare gli a capo.
Blocchi firma: lascia una riga vuota ben visibile o una piccola cella di tabella per ogni firma. Così è ovvio dove mettere il campo e la firma non si sovrappone al testo.
Parti da compilare: se il cliente deve inserire una data di inizio, una ragione sociale o spuntare un'opzione, lascia spazio e aggiungi nell'editor campi di testo, data, casella di controllo o menu a tendina, invece di chiedergli di modificare il Word.
DOCX o PDF per la firma elettronica: cosa è meglio?
Per scrivere vince il DOCX: è lì che i contratti si redigono e si negoziano. Per firmare vince il PDF: impaginazione fissa, identico su ogni dispositivo e con un'impronta calcolabile. Secondo noi non dovresti essere costretto a scegliere, ed è per questo che eSignSimple prende il DOCX e produce il PDF per te. Se hai già un PDF, carica quello e salta del tutto la conversione.
Posso firmare un DOCX dal telefono?
I firmatari possono firmare da qualsiasi telefono: aprono il link, toccano i campi e firmano con il dito. Come mittente puoi caricare anche dal browser del telefono, anche se posizionare i campi con precisione è più facile su uno schermo grande. Lo strumento gratuito Firma PDF nel browser accetta solo PDF, quindi da telefono un DOCX passa dal normale caricamento.
E se la conversione non viene bene?
Correggi in Word e ricarica, invece di aggirare il problema con i campi. La maggior parte dei problemi nasce da font insoliti, caselle di testo mobili o contenuti visibili solo in una certa visualizzazione. Se una tabella si spezza male tra due pagine, inserisci un'interruzione di pagina prima. Partire da uno dei nostri modelli, come il contratto freelance, evita quasi tutte le sorprese di impaginazione. Le altre opzioni per Word, compresa la firma solo tua, sono confrontate in come firmare elettronicamente un documento Word, e i passaggi per inviare e monitorare sono in come inviare un documento da firmare.
Esportato da Google Documenti o LibreOffice?
Un DOCX scaricato da Google Documenti, o un .odt salvato da LibreOffice, si carica allo stesso modo. Le opzioni specifiche di Google, compresa la firma elettronica di Workspace, sono spiegate in come firmare un documento in Google Documenti.
La nostra opinione
Il DOCX è un formato per scrivere, non per firmare, e pensiamo che i servizi che fanno firmare un file Word modificabile non facciano un favore a nessuno. Convertire in PDF non è un limite: è proprio il punto, perché congela il testo su cui entrambe le parti si sono accordate. Il lavoro vero si fa prima del caricamento: elimina le revisioni, sistema i blocchi firma e rileggi un'ultima volta. Quei cinque minuti evitano quasi tutti i problemi che vediamo.
Domande frequenti
Posso firmare elettronicamente un file DOCX?
Sì. Carica il .docx su eSignSimple: viene convertito in PDF sul nostro server, posizioni i campi firma e lo firmi o lo invii. Il file firmato è un PDF con audit trail.
Devo convertire prima il DOCX in PDF?
No. Carica direttamente il DOCX e lo convertiamo noi. Anche esportare tu il PDF funziona, se preferisci controllare la conversione.
Il mio DOCX viene inviato a un'altra azienda per la conversione?
No. La conversione avviene con LibreOffice sul server di eSignSimple e i file sono conservati cifrati.
Il documento firmato può essere un DOCX?
No. Il risultato firmato è sempre un PDF con certificato di firma, perché un PDF mantiene l'impaginazione e può essere verificato con la sua impronta SHA-256.
Quanto può essere grande il DOCX?
Fino a 25 MB, che bastano per quasi ogni contratto, anche con immagini.
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