Informativa sulla privacy

Informazioni su questa informativa

Bozza in attesa di revisione legale: questa informativa sulla privacy è un documento di lavoro scritto in linguaggio semplice per il periodo di accesso anticipato di eSignSimple e non è ancora stata rivista da un avvocato. Può cambiare prima della disponibilità generale. Se qualcosa non è chiaro, scrivi a hello@esignsimple.com. Questa traduzione italiana è fornita per comodità; in caso di discrepanze prevale la versione inglese.

Questa informativa spiega quali dati personali eSignSimple («noi») tratta quando visiti esignsimple.com, usi i nostri strumenti gratuiti che funzionano nel browser, invii documenti da firmare o firmi un documento che un'altra persona ti ha inviato, e quali diritti hai su questi dati.

Dati che trattiamo

Dati dell'account: nome, indirizzo e-mail e foto del profilo dell'account Google che usi per accedere. L'accesso è gestito da Google tramite Firebase Authentication; non conserviamo quindi alcuna password.

Documenti: i PDF che carichi per inviarli in firma, i campi posizionati su di essi, i PDF firmati completati e i relativi certificati di firma.

Dati dei firmatari: nomi e indirizzi e-mail delle persone che un mittente invita a firmare, oltre a firme, iniziali e valori dei campi che inseriscono.

Dati dell'audit trail: per ogni evento relativo a un documento (invio, apertura, firma, completamento, download), data e ora, indirizzo IP e informazioni su dispositivo e browser. Questi dati costituiscono la prova che dà significato a una firma e sono al centro del servizio.

Statistiche del sito: usiamo Google Analytics per capire come i visitatori usano il nostro sito, per esempio le pagine visitate e una posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP. Google Analytics usa cookie o identificatori simili.

Corrispondenza: i messaggi che invii a hello@esignsimple.com.

Strumenti gratuiti: i file che apri nello strumento Firma PDF e le firme che crei con il generatore di firma sono elaborati interamente nel tuo browser e non ci vengono inviati. Non li riceviamo né li conserviamo.

Perché li trattiamo e su quali basi giuridiche

Per fornire il servizio che hai richiesto: creare il tuo account, conservare e trasmettere i documenti, inviare e-mail ai firmatari, inviare promemoria, registrare l'audit trail e produrre i certificati. Per i mittenti, la base giuridica ai sensi del GDPR è l'esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b).

Per trattare i dati dei firmatari per conto dei mittenti: quando un mittente invita una persona a firmare, è lui a decidere quali documenti e quali persone sono coinvolti. Per il contenuto di questi documenti il mittente è in genere il titolare del trattamento e noi agiamo come responsabile del trattamento per suo conto. Per l'audit trail che conserviamo per far funzionare e proteggere il servizio, ci basiamo sul nostro legittimo interesse e su quello delle parti a disporre di una prova affidabile della firma (articolo 6, paragrafo 1, lettera f).

Per proteggere e migliorare il servizio, prevenire abusi e correggere problemi: legittimo interesse.

Per capire come viene usato il nostro sito con Google Analytics: il tuo consenso quando la legge lo richiede, altrimenti il nostro legittimo interesse. Puoi rifiutare i cookie statistici quando ti viene offerta una scelta, o bloccarli nel browser.

Per adempiere ai nostri obblighi di legge, per esempio rispondere a richieste legittime delle autorità: obbligo legale (articolo 6, paragrafo 1, lettera c).

Non vendiamo dati personali e non usiamo i tuoi documenti per addestrare modelli di apprendimento automatico né per finalità pubblicitarie.

Per quanto tempo li conserviamo

I documenti sono conservati finché il mittente non li elimina. I dati dell'audit trail e i certificati sono conservati insieme al documento a cui si riferiscono ed eliminati insieme a esso. I firmatari che hanno bisogno di una copia devono scaricare il documento completato appena lo ricevono.

I dati dell'account sono conservati finché il tuo account è attivo. Se chiudi l'account, eliminiamo i dati dell'account e i tuoi documenti entro un periodo ragionevole, salvo quando dobbiamo conservare informazioni limitate per rispettare la legge o risolvere una controversia.

I dati statistici sono conservati secondo le impostazioni di conservazione della nostra proprietà Google Analytics. La corrispondenza e-mail è conservata per il tempo necessario a gestire la tua richiesta, e poi per un periodo ragionevole.

Chi tratta dati per nostro conto

Ci avvaliamo di un piccolo numero di fornitori (responsabili del trattamento) che trattano i dati secondo le nostre istruzioni: Hetzner, che ospita i nostri server e i dati archiviati nell'Unione europea; Cloudflare, che fornisce servizi di distribuzione dei contenuti, rete e sicurezza e tratta quindi il traffico verso il nostro sito; e Google, che fornisce Google Analytics e, tramite Firebase Authentication, l'accesso con Google. Usiamo anche un fornitore di invio e-mail per trasmettere le richieste di firma e le notifiche.

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo, per esempio negli Stati Uniti. In questi casi ci basiamo su garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea o una decisione di adeguatezza.

Possiamo comunicare dati se la legge lo richiede, per tutelare i nostri diritti o la sicurezza degli utenti, oppure nell'ambito di una cessione d'azienda; in tal caso questa informativa continuerebbe ad applicarsi ai tuoi dati.

Sicurezza

Proteggiamo i dati con la cifratura in transito e a riposo, controlli di accesso e un audit trail che rende rilevabili le modifiche. Nessun sistema è perfettamente sicuro, e siamo un servizio in accesso anticipato senza certificazioni di sicurezza formali. Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i tuoi dati personali, informeremo te e le autorità competenti come richiesto dalla legge.

I tuoi diritti

A seconda del luogo in cui risiedi, hai il diritto di accedere ai tuoi dati personali, di farli rettificare o cancellare, di limitare alcuni trattamenti o di opporti, di riceverne una copia in un formato portabile e di revocare in qualsiasi momento il consenso quando ci basiamo su di esso. Hai anche il diritto di proporre reclamo a un'autorità di protezione dei dati, per esempio quella del paese dell'Unione europea in cui risiedi (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali).

Se sei un firmatario e i tuoi dati compaiono in un documento inviato da un'altra persona, possiamo trasmettere la tua richiesta a quel mittente, poiché è lui a controllare il documento. Tieni presente che la cancellazione dei dati di audit di un accordo completato può incidere sul suo valore probatorio per tutte le parti; alcune richieste possono quindi essere bilanciate con i legittimi interessi degli altri firmatari.

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a hello@esignsimple.com. Cerchiamo di rispondere entro un mese.

Minori, modifiche e contatti

eSignSimple non si rivolge a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati.

Aggiorneremo questa informativa man mano che il servizio evolve. In caso di modifiche importanti, informeremo i titolari di account via e-mail o sul sito prima della loro entrata in vigore. La data indicata in alto corrisponde all'ultima versione.

Domande o richieste: hello@esignsimple.com.