Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come firmare un PDF su Google Drive
Google Drive archivia bene i PDF ma, con un account Google gratuito, non può firmarli. Google ha una funzione eSignature per PDF e Documenti, ma solo su alcuni piani Workspace a pagamento. Tutti gli altri scaricano il file e lo firmano con un altro strumento. Ecco le tre strade, quella che sceglieremmo noi e cosa lascia fuori ciascuna.
Passo passo
- Verifica se hai eSignature di Google. Apri il PDF da Drive nel visualizzatore e apri il menu Altro (tre puntini) in alto a destra. Se vedi eSignature, il tuo piano la include e l'amministratore l'ha attivata. Altrimenti passa al punto 4.
- Aggiungi i campi. In eSignature aggiungi i campi firma, iniziali, nome, testo e data della firma dove ogni firmatario deve compilarli. Per firmare tu, aggiungi un campo firma per te e compilalo.
- Richiedi le firme. Seleziona Richiedi firma, inserisci l'indirizzo email di ogni firmatario e un messaggio facoltativo, e invia. I firmatari ricevono un'email con un link. Quando tutti hanno firmato, Google salva nel tuo Drive il PDF completato, con un audit trail.
- Niente eSignature? Scarica il PDF. Fai clic con il tasto destro sul file in Drive e scegli Scarica. Poi firmalo con uno strumento sul tuo dispositivo, oppure nel browser con il nostro strumento gratuito Firma PDF, che elabora il file sul tuo dispositivo.
- Devono firmare altri? Invialo con un servizio di firma elettronica. Carica il PDF scaricato su eSignSimple, trascina i campi, aggiungi le email dei firmatari e scegli l'ordine di firma. Ricarica il PDF firmato e il certificato su Drive se è lì che conservi i documenti.
Quali piani Google includono eSignature?
Secondo la pagina di assistenza di Google su eSignature, la funzione è disponibile su Workspace Individual e, quando l'amministratore la attiva, su Business Standard e Plus, Enterprise Starter, Standard e Plus, Enterprise Essentials ed Essentials Plus, ed Education Plus. Gli account personali @gmail.com e Business Starter non la includono. Gli amministratori possono attivarla o disattivarla per unità organizzativa, quindi se hai un piano idoneo e non la vedi, chiedi al tuo amministratore.
Funziona su Documenti Google e sui PDF salvati in Drive. Google indica fino a 10 firmatari per richiesta e fino a 200 campi per documento, con campi per firma, iniziali, nome, testo e data della firma. I promemoria facoltativi partono 3 giorni dopo la richiesta. Piani e limiti cambiano, quindi controlla la pagina di assistenza prima di fare affidamento su un numero preciso.
eSignature di Google è sufficiente?
Per un utente Workspace che invia un accordo ogni tanto, sì. È inclusa in un piano che paghi già, il file completato finisce in Drive e c'è un audit trail. La useremmo senza esitare per un semplice contratto tra due parti.
Dove non basta è tutto ciò che sta attorno alla firma: modelli da riutilizzare, un link di firma pubblico per le liberatorie, l'invio di un documento a centinaia di persone o un'API. Sono i compiti per cui esistono gli strumenti dedicati. Se lavori in Documenti invece che con i PDF, la guida su come firmare un documento in Google Documenti copre quel lato.
Come firmo un PDF di Drive senza Workspace?
Scaricalo e firmalo in locale. Su Mac funziona Anteprima; su Windows, Acrobat Reader; su Chromebook, l'app Galleria (vedi come firmare un PDF su Chromebook). In qualsiasi browser, il nostro strumento Firma PDF ti permette di disegnare o digitare una firma, aggiungere la data e scaricare il file firmato senza caricarlo.
In passato Drive offriva app di terze parti "Apri con" per i PDF, e alcuni strumenti di firma elettronica si collegano ancora lì. Noi non abbiamo un'integrazione nativa con Drive, quindi con eSignSimple scarichi il file e lo carichi da noi. Ci vogliono pochi secondi, e preferiamo essere onesti piuttosto che fingere che basti un clic.
Inviare in firma un PDF di Drive con eSignSimple
Carica il PDF (o un file Word), trascina sopra i campi firma, iniziali, data e testo e assegna ciascuno a un firmatario. Scegli se le persone firmano una dopo l'altra o tutte insieme; la guida su come inviare un documento a più firmatari spiega la differenza. I firmatari ricevono un link via email e non hanno bisogno di un account. Se qualcuno se ne dimentica, partono promemoria automatici.
Quando l'ultima persona firma, tutti ricevono il PDF finale, e tu ricevi un audit trail e un certificato di completamento con un'impronta SHA-256 del documento. Salva entrambi nella cartella di Drive in cui si trovava l'originale. Il piano Gratuito include 5 documenti al mese; Personal a 4,99 $ al mese è illimitato. Per una panoramica più ampia leggi come inviare un documento da firmare.
E i file Word e i Documenti Google su Drive?
eSignature di Google funziona anche sui file Word una volta aperti in Documenti Google. eSignSimple accetta direttamente i file Word e li converte in PDF al caricamento, quindi non devi esportarli prima. Per i documenti ricorrenti, salvali come modelli così posizioni i campi una volta sola.
La nostra opinione
Se la tua azienda paga già un piano Workspace idoneo, prova prima eSignature di Google; per un paio di accordi al mese è difficile battere qualcosa di gratuito e integrato. Se hai un account Google personale, non metterti a cercare componenti aggiuntivi per Drive: scarica il PDF, firmalo tu nel browser o invialo con uno strumento di firma elettronica. E se ti ritrovi a inviare lo stesso documento più e più volte, uno strumento dedicato con modelli, promemoria e invio massivo ti farà risparmiare tempo vero.
Domande frequenti
Posso firmare un PDF su Google Drive gratis?
Non dentro Drive con un account Google gratuito; eSignature di Google richiede un piano Workspace idoneo. Puoi scaricare il PDF e firmarlo gratis con uno strumento nel browser come il nostro Firma PDF.
Perché non vedo eSignature in Google Drive?
O il tuo piano non la include (per esempio un account Gmail personale o Business Starter) o l'amministratore di Workspace non l'ha attivata per il tuo account.
Quante persone possono firmare con eSignature di Google?
La pagina di assistenza di Google indica fino a 10 firmatari per richiesta. Controlla la pagina aggiornata, perché i limiti possono cambiare.
I firmatari hanno bisogno di un account Google?
Google invia ai firmatari un link via email; controlla la pagina di assistenza di Google per i requisiti attuali. Con eSignSimple i firmatari non hanno mai bisogno di alcun account.
eSignSimple si integra con Google Drive?
No, non abbiamo un'integrazione nativa con Drive. Scarica il PDF da Drive, caricalo su eSignSimple e salva di nuovo su Drive il PDF firmato e il certificato.
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