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Errori che vediamo in tutti i settori

Il più comune è usare la firma elettronica per mettere fretta alle persone. I firmatari che si sentono sotto pressione sono più propensi a contestare un accordo in seguito, quindi lascia loro il tempo di leggere, soprattutto per rinunce, patti restrittivi e impegni economici.

Il secondo è conservare la documentazione solo dentro lo strumento di firma. Scarica il PDF firmato e il certificato nello stesso posto in cui tieni il resto dei fascicoli di clienti, dipendenti o progetti, così restano disponibili anche se un giorno cambi strumento.

Il terzo è pensare che una sola regola valga per ogni documento. Un rinnovo di locazione e un atto di compravendita possono coinvolgere le stesse persone e sembrare simili, ma la legge può trattarli in modo molto diverso. Verifica le eccezioni per il tipo di documento, non solo per il settore.

La firma elettronica settore per settore

Il meccanismo della firma è lo stesso ovunque, ma documenti, persone coinvolte e rischi cambiano molto. Un proprietario ha bisogno di più inquilini e di un garante sullo stesso contratto. Un'impresa edile ha bisogno di una variante firmata dal telefono in cantiere. Un team HR ha bisogno che tutti prendano visione della stessa policy. Le nostre pagine di settore partono da questi flussi di lavoro reali.

Ogni pagina elenca i documenti che si firmano di solito in quel settore, i problemi che la firma elettronica risolve davvero, i modelli di contratto pertinenti e consigli pratici, compresi i limiti e le regole da verificare prima di affidarsi alla firma elettronica.

Ciò che tutti i settori hanno in comune

In tutti i settori contano soprattutto tre cose. I firmatari devono poter firmare da qualsiasi dispositivo senza account. I documenti devono partire in fretta, idealmente da un modello salvato. E devi avere una documentazione abbastanza solida da poterci contare se qualcuno in seguito contesta l'accordo.

eSignSimple copre queste basi in ogni piano: ordine di firma, promemoria, modelli, un audit trail con marche temporali, indirizzi IP e dispositivi, e un certificato di completamento con un'impronta SHA-256 che chiunque può verificare.

Il nostro parere sui settori regolamentati

Alcuni settori hanno regole che vanno oltre la normativa generale sulla firma elettronica. Le strutture sanitarie possono avere obblighi sui dati dei pazienti, le compagnie assicurative possono richiedere moduli o piattaforme proprie e le scuole devono pensare alla privacy degli studenti. Non dichiariamo certificazioni che non abbiamo. Al momento eSignSimple non dichiara la conformità HIPAA né firma BAA.

Il nostro consiglio è di iniziare dai documenti amministrativi, come contratti del personale, contratti con i fornitori e NDA, e di verificare le regole di settore prima di spostare qualcosa di sensibile.

Da dove iniziare

Scegli il documento che invii più spesso e trasformalo in un modello. Questo solo cambiamento di solito porta la maggior parte del risparmio di tempo. Quando funziona, aggiungi il documento successivo più comune. Voler spostare tutti i processi in una volta è il motivo più frequente per cui l'introduzione della firma elettronica si blocca.