Notarizzazione online a distanza (RON)

Cosa significa «Notarizzazione online a distanza»?

La notarizzazione online a distanza, abbreviata di solito in RON (remote online notarization), è un modo per far autenticare un documento senza trovarsi nella stessa stanza del notaio. Firmatario e notaio abilitato si incontrano in un collegamento audio-video dal vivo, il documento viene firmato elettronicamente e il notaio appone un sigillo e un certificato elettronici. C'è chi parla di notarizzazione online o virtuale, anche se questi termini sono usati talvolta in modo impreciso. È un istituto soprattutto statunitense.

Una sessione RON tipica si svolge su una piattaforma approvata secondo le regole dello Stato del notaio. Il firmatario di solito passa per una verifica dell'identità, che spesso combina l'autenticazione basata sulla conoscenza con la scansione di un documento d'identità. Il notaio guarda la firma avvenire in video, compila elettronicamente il certificato notarile, e la sessione viene spesso registrata e conservata per un periodo fissato dalla legge statale.

La maggior parte degli Stati USA ha ormai autorizzato la RON in qualche forma, ma i dettagli variano: quali piattaforme sono ammesse, come va verificata l'identità, per quanto si conservano le registrazioni e se un notaio abilitato in uno Stato può servire un firmatario che si trova altrove. Chi si affida alla RON per un rogito immobiliare o un deposito in tribunale dovrebbe verificare che l'ufficio destinatario la accetti.

Pensiamo a una responsabile del personale che ha bisogno che un dipendente in trasferimento firmi una dichiarazione giurata autenticata, mentre il dipendente si trova già dall'altra parte del paese. Invece di cercare un notaio sul posto, il dipendente si collega a una sessione RON dal portatile, verifica la propria identità e firma in meno di un'ora. Il contratto di lavoro, invece, non richiede alcun notaio e può partire come normale richiesta di firma elettronica.

Si pensa spesso che la RON sia solo una firma elettronica con una videochiamata. Non lo è. La RON è un atto notarile regolato dalla legge sul notariato, mentre una normale firma elettronica si basa sull'ESIGN Act e sull'UETA e non coinvolge alcun notaio. La RON si distingue dalla notarizzazione tradizionale solo per il mezzo, non per i doveri giuridici del notaio.

Prima di avviare una sessione RON, tieni pronto un documento d'identità valido, un dispositivo con fotocamera e microfono funzionanti e un luogo tranquillo. Le sessioni possono fallire per cose banali come una connessione debole o un documento scaduto, quindi conviene provare la configurazione prima.

Il nostro parere: la RON è una modernizzazione davvero utile per i documenti che richiedono davvero un notaio, e risparmia alle persone parecchi chilometri. È anche più pesante, lenta e costosa di un normale flusso di firma, quindi riservala ai documenti per cui la legge la impone.

eSignSimple non offre la notarizzazione online a distanza. Offriamo invece firme elettroniche semplici con ordine di firma, promemoria, audit trail con data e ora, dettagli su IP e dispositivo, certificato di firma e una pagina pubblica di verifica. Per la RON, affiancaci a un fornitore specializzato.

«Notarizzazione online a distanza»: un esempio concreto

Una proprietaria di casa della Florida, che lavora all'estero, deve firmare una procura per la vendita della sua abitazione. Prenota una sessione di notarizzazione online a distanza, risponde alle domande di verifica dell'identità basate sulla conoscenza, mostra il passaporto alla fotocamera e firma mentre un notaio abilitato in Florida la osserva in video. La sessione viene registrata come prevede la legge. eSignSimple non offre questo servizio.

Quali sono i termini correlati?

• Firma del testimone: La firma del testimone è apposta da un terzo che conferma di aver visto il firmatario firmare un documento; è spesso richiesta per testamenti, atti e alcune dichiarazioni giurate.
• Autenticazione notarile: L'autenticazione notarile è la procedura in cui un notaio verifica l'identità e la volontà di chi firma, poi certifica la firma con il proprio sigillo.
• Autenticazione del firmatario: L'autenticazione del firmatario è il modo in cui una piattaforma di firma elettronica conferma che chi firma un documento è la persona a cui è stato inviato.
• Autenticazione basata sulla conoscenza (KBA): L'autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) verifica l'identità del firmatario con domande tratte da registri pubblici e creditizi a cui solo lui dovrebbe saper rispondere.