Un enlace que la gente abre, rellena y firma por su cuenta.

¿Qué es un enlace de firma o formulario web?

Un formulario web, a veces llamado enlace de firma o formulario de autoservicio, es un enlace público a un documento que cualquiera puede abrir y firmar sin que tú se lo envíes antes. Pones el enlace en tu web, en el pie de tus correos o detrás de un código QR en recepción, y los firmantes rellenan sus propios datos.

Los formularios web ya están disponibles en eSignSimple. Cualquier plantilla de un solo firmante puede convertirse en un enlace público en unos pocos clics.

¿Cómo funcionan los formularios web en eSignSimple?

Elige una plantilla con un rol de firmante y conviértela en un formulario web. Obtienes un enlace público que empieza por /f/. Quien lo abre introduce su nombre y su correo y firma su propia copia al momento en el navegador. Sin cuenta y sin esperar a que llegue un correo.

Cada envío se convierte en un documento propio en tu panel, con el mismo registro de auditoría, certificado de finalización y huella SHA-256 que cualquier otro documento. Puedes desactivar el enlace en cualquier momento y deja de aceptar firmas de inmediato.

¿Qué límites tienen los formularios web y por qué?

Un enlace público también es una puerta de entrada pública, así que cada formulario está limitado a 30 envíos por hora. Es más que suficiente para una recepción o una página de inscripción con mucho movimiento, y evita que un bot o un script atascado inunde tu panel. Los datos de los firmantes solo los ves tú, el remitente.

Cada envío cuenta como un documento en tu plan. En Gratis, que incluye 5 documentos al mes, se agotan rápido; Personal, a 4,99 $ al mes, es ilimitado, y es lo que recomendamos si el enlace va a estar en tu web.

¿Para quién son los formularios web?

Empresas de actividades que necesitan una exención de responsabilidad de cada participante, estudios que recogen una exención para gimnasios, oficinas que piden a las visitas firmar un acuerdo de confidencialidad en recepción y cualquiera que gestione inscripciones en las que cada persona debe aceptar unas condiciones antes de unirse.

No son ideales para contratos negociados ni para documentos en los que necesitas conocer de antemano la identidad del firmante. El firmante escribe su propio nombre y correo, así que en esos casos envía el documento directamente a la persona concreta.

¿Cómo sacar el máximo partido a un enlace de firma?

Imprime el enlace como código QR para la recepción y ponlo junto al botón de reserva de tu web. Mantén la plantilla breve y clara, porque la gente firma desde el móvil. Cuando termine un evento o una temporada, desactiva el enlace para que las versiones antiguas no sigan recogiendo firmas.

¿Cómo gestionan los competidores los enlaces de firma de autoservicio?

DocuSign lo llama PowerForms, Dropbox Sign ofrece opciones integradas y de autoservicio, y otras herramientas tienen funciones parecidas. Se usan mucho para exenciones, formularios de admisión y alta de clientes, y a menudo solo están disponibles en planes más caros o de empresa.

Nuestra opinión: un enlace de firma es una de las funciones más prácticas para pequeñas empresas, gimnasios, estudios, profesores particulares y ONG, precisamente quienes menos probabilidades tienen de pagar un nivel superior. Por eso lo hemos hecho parte de nuestros planes normales, no un extra de pago.

¿Quién usa los formularios web y para qué?