Política de privacidad

Sobre esta política

Borrador pendiente de revisión legal: esta política de privacidad es un borrador de trabajo redactado en lenguaje sencillo para el periodo de acceso anticipado de eSignSimple y todavía no la ha revisado un abogado. Puede cambiar antes de la disponibilidad general. Si algo no está claro, escribe a [email protected].

Esta política explica qué datos personales trata eSignSimple («nosotros») cuando visitas esignsimple.com, usas nuestras herramientas gratuitas en el navegador, envías documentos para firmar o firmas un documento que alguien te ha enviado, y qué derechos tienes sobre esos datos.

Datos que tratamos

Datos de la cuenta: el nombre, la dirección de correo y la foto de perfil de la cuenta de Google con la que inicias sesión. El inicio de sesión lo gestiona Google mediante Firebase Authentication, así que no guardamos ninguna contraseña.

Documentos: los PDF que subes para enviar a firmar, los campos colocados en ellos, los PDF firmados y sus certificados de finalización.

Datos de los firmantes: los nombres y correos de las personas a las que un remitente pide firmar, y las firmas, iniciales y valores de campos que introducen.

Datos del registro de auditoría: para cada evento de un documento (enviado, abierto, firmado, completado, descargado), la fecha y hora, la dirección IP y la información del dispositivo y del navegador. Estos datos son la prueba que da sentido a una firma y son esenciales para el servicio.

Analítica web: usamos Google Analytics para entender cómo se usa nuestro sitio, por ejemplo qué páginas se ven y la ubicación aproximada derivada de la dirección IP. Google Analytics utiliza cookies o identificadores similares.

Correspondencia: los mensajes que envías a [email protected].

Herramientas gratuitas: los archivos que abres en la herramienta Firmar PDF y las firmas que creas en el generador de firmas se procesan íntegramente en tu navegador y no se nos envían. No los recibimos ni los guardamos.

Para qué los tratamos y con qué base jurídica

Para prestarte el servicio que has pedido: crear tu cuenta, guardar y entregar documentos, enviar correos a los firmantes, mandar recordatorios, llevar el registro de auditoría y generar certificados. Para los remitentes, la base jurídica según el RGPD es la ejecución de un contrato (artículo 6.1.b).

Para tratar datos de los firmantes por cuenta de los remitentes: cuando un remitente pide a alguien que firme, es el remitente quien decide qué documentos y qué personas intervienen. Respecto al contenido de esos documentos, el remitente es en general el responsable del tratamiento y nosotros actuamos como encargados por su cuenta. Respecto al registro de auditoría que conservamos para operar y proteger el servicio, nos basamos en nuestro interés legítimo y en el de las partes en disponer de una prueba fiable de la firma (artículo 6.1.f).

Para proteger y mejorar el servicio, prevenir abusos y corregir problemas: interés legítimo.

Para entender cómo se usa nuestro sitio web mediante Google Analytics: tu consentimiento cuando la ley lo exija y, en otro caso, interés legítimo. Puedes rechazar las cookies de analítica cuando se ofrezca esa opción o bloquearlas en tu navegador.

Para cumplir obligaciones legales, como responder a requerimientos legítimos de las autoridades: obligación legal (artículo 6.1.c).

No vendemos datos personales y no usamos tus documentos para entrenar modelos de aprendizaje automático ni con fines publicitarios.

Cuánto tiempo conservamos los datos

Los documentos se conservan hasta que el remitente los elimina. Los datos del registro de auditoría y los certificados se conservan junto con el documento al que se refieren y se eliminan con él. Los firmantes que necesiten una copia deberían descargar el documento completado cuando lo reciban.

Los datos de la cuenta se conservan mientras la cuenta está activa. Si cierras tu cuenta, eliminamos tus datos y documentos en un plazo razonable, salvo que debamos conservar registros limitados para cumplir la ley o resolver disputas.

Los datos de analítica se conservan según la configuración de conservación de nuestra propiedad de Google Analytics. La correspondencia por correo se guarda el tiempo necesario para atender tu solicitud y durante un periodo razonable después.

Quién trata datos por nuestra cuenta

Trabajamos con un número reducido de proveedores (encargados del tratamiento) que tratan datos siguiendo nuestras instrucciones: Hetzner, que aloja nuestros servidores y los datos almacenados en la Unión Europea; Cloudflare, que presta servicios de entrega de contenidos, red y seguridad y por tanto gestiona el tráfico hacia nuestro sitio; y Google, que presta Google Analytics y, mediante Firebase Authentication, el inicio de sesión con Google. También usamos un proveedor de envío de correo para mandar las solicitudes de firma y las notificaciones.

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, por ejemplo en Estados Unidos. En ese caso nos apoyamos en garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o una decisión de adecuación.

Podemos comunicar datos si la ley lo exige, para proteger nuestros derechos o la seguridad de los usuarios, o como parte de una transmisión del negocio, en cuyo caso esta política seguiría aplicándose a tus datos.

Seguridad

Protegemos los datos con cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso y un registro de auditoría a prueba de manipulaciones. Ningún sistema es perfectamente seguro, y somos un servicio en acceso anticipado sin certificaciones de seguridad formales. Si detectamos una brecha que afecte a tus datos personales, te lo notificaremos a ti y a las autoridades competentes según exija la ley.

Tus derechos

Según dónde vivas, tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos, suprimirlos, limitar u oponerte a ciertos tratamientos, recibir una copia en un formato portable y retirar tu consentimiento en cualquier momento cuando nos basemos en él. También puedes presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos, por ejemplo la del país de la UE donde vives (en España, la Agencia Española de Protección de Datos).

Si eres firmante y tus datos están en un documento enviado por otra persona, podemos remitir tu solicitud a ese remitente, ya que es quien controla el documento. Ten en cuenta que borrar datos de auditoría de un acuerdo completado puede afectar a su valor como prueba para todas las partes, por lo que algunas solicitudes pueden ponderarse con los intereses legítimos de los demás firmantes.

Para ejercer tus derechos, escribe a [email protected]. Intentamos responder en el plazo de un mes.

Menores, cambios y contacto

eSignSimple no está dirigido a menores de 16 años y no recogemos sus datos a sabiendas.

Actualizaremos esta política a medida que evolucione el servicio. Cuando los cambios sean importantes, lo comunicaremos a los titulares de cuentas por correo o en el sitio antes de que entren en vigor. La fecha de arriba indica la versión más reciente.

Preguntas o solicitudes: [email protected].