Sabe quién está firmando.

¿Qué significa la verificación de identidad en la firma electrónica?

Por defecto, la mayoría de las herramientas de firma electrónica, incluida eSignSimple hoy, identifican al firmante por la dirección de correo a la que se envió el enlace, respaldada por un registro de auditoría con marcas de tiempo, direcciones IP y dispositivos. Eso es una firma electrónica simple y, para la mayoría de los documentos empresariales, es jurídicamente suficiente y práctica.

La verificación de identidad añade una comprobación más fuerte antes de que alguien pueda firmar: un código por SMS, la revisión de un documento de identidad oficial o una verificación a través de un banco o de un sistema nacional de identidad electrónica. La verificación de identidad llegará próximamente a eSignSimple y todavía no está disponible.

¿Qué tenemos previsto construir?

Nada de lo descrito en esta sección está disponible hoy. Tenemos previsto empezar por las comprobaciones que aportan una garantía real sin hacer la firma pesada: un código de un solo uso enviado al teléfono del firmante como segundo factor junto al correo. Si llega a lanzarse, el resultado de cada comprobación quedaría registrado en el registro de auditoría y en el certificado de finalización para poder mostrarlo más adelante.

También estamos evaluando la comprobación de documentos de identidad a través de proveedores especializados para documentos de mayor riesgo. Solo la lanzaremos cuando confiemos en el proveedor, en las condiciones de privacidad y en el coste para nuestros clientes.

¿Cómo enfocan los competidores la verificación de identidad?

DocuSign, Adobe Acrobat Sign y otros ofrecen autenticación por SMS, preguntas basadas en conocimiento y verificación de documentos de identidad, normalmente como complementos de pago cobrados por verificación o incluidos en planes superiores. En la UE, algunos proveedores ofrecen además firmas electrónicas avanzadas y cualificadas a través de prestadores de servicios de confianza, que implican una comprobación formal de la identidad.

Nuestra opinión: la verificación de identidad es valiosa, pero a menudo se vende de más. Las preguntas basadas en conocimiento construidas a partir de datos crediticios son débiles, y una verificación pesada en un acuerdo de confidencialidad rutinario solo molesta a los firmantes. Ajusta la comprobación al riesgo del documento.

¿Cuándo necesitas de verdad una verificación más fuerte?

Plantéate comprobaciones más fuertes para contratos de préstamo y de garantía, ventas de alto valor, documentos firmados por personas a las que nunca has visto y situaciones en las que prevés que el firmante podría negar después haber firmado. Para los contratos del día a día con clientes conocidos, el enlace por correo más el registro de auditoría suele ser proporcionado.

Algunos documentos necesitan algo más que verificación. Cuando una ley o la contraparte exige una firma electrónica cualificada (QES), necesitas un prestador cualificado de servicios de confianza. eSignSimple ofrece firmas electrónicas simples y no ofrece QES.

¿Qué puedes hacer hoy sin verificación de identidad?

Envía documentos solo a direcciones de correo que hayas confirmado con el firmante por otro canal, como una llamada o un hilo de correo ya existente. Usa el orden de firma para contrafirmar en último lugar, tras revisar quién ha firmado. Conserva el certificado de finalización, que registra la dirección IP, el dispositivo y las marcas de tiempo de cada firma.

Cualquiera puede confirmar que un PDF completado no ha cambiado comprobando su huella SHA-256 en nuestra página pública de verificación. Eso no prueba la identidad por sí solo, pero junto con el registro de auditoría forma un historial sólido para la mayoría de los documentos empresariales.

¿Qué se verificará y qué puedes hacer hoy?