Kostenlose Vorlage · Aktualisiert 18. Oktober 2026

Vorlage: Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln

Eine Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln hält fest, welche Firmengeräte ein Mitarbeiter erhält, wie er sie pflegen und nutzen darf, wie Verlust oder Schäden gemeldet werden und wann und wie die Geräte zurückgegeben werden.

Eine Vereinbarung über die Überlassung von Arbeitsmitteln ist ein Dokument, in dem ein Mitarbeiter bestätigt, Firmeneigentum wie Laptop, Smartphone, Tablet, Werkzeug oder Messgeräte erhalten zu haben, und in dem geregelt wird, wie er es pflegt, nutzt und zurückgibt. Sie brauchen sie, sobald Geräte mit nach Hause oder ins Homeoffice gehen, denn sie ist Ihr Nachweis darüber, was in welchem Zustand ausgegeben wurde. Eine Form ist nicht vorgeschrieben.

Diese Vorlage verwenden — online unterschreibenÖffnet sich als versandfertiges Dokument mit platzierten Unterschriftsfeldern.

Ersetzen Sie alles in [KLAMMERN], exportieren Sie als PDF und senden Sie das Dokument zur Unterschrift.

1. Parteien

Diese Vereinbarung wird am [DATUM] geschlossen zwischen [FIRMA DES ARBEITGEBERS], [ANSCHRIFT] (der „Arbeitgeber“), und [NAME DES MITARBEITERS], beschäftigt als [POSITION] (der „Mitarbeiter“), gemeinsam die „Parteien“. Sie ergänzt den [ARBEITSVERTRAG VOM DATUM] und ändert die Arbeitsbedingungen im Übrigen nicht. [FALLS VORHANDEN: Die Betriebsvereinbarung NAME geht dieser Vereinbarung vor.]

2. Überlassene Arbeitsmittel

Der Arbeitgeber überlässt dem Mitarbeiter folgende Arbeitsmittel: Gerät 1: [BEZEICHNUNG, HERSTELLER, MODELL], Seriennummer [NUMMER], Inventarnummer [NUMMER], Zustand [NEU / GUT / VORHANDENE MÄNGEL], Zubehör [NETZTEIL, HÜLLE usw.] Gerät 2: [BEZEICHNUNG, HERSTELLER, MODELL], Seriennummer [NUMMER], Inventarnummer [NUMMER], Zustand [ZUSTAND], Zubehör [ZUBEHÖR] Gerät 3: [BEZEICHNUNG, HERSTELLER, MODELL], Seriennummer [NUMMER], Inventarnummer [NUMMER], Zustand [ZUSTAND], Zubehör [ZUBEHÖR] Übergeben am: [DATUM], [PERSÖNLICH / PER PAKETDIENST, SENDUNGSNUMMER]. Fotos der Geräte bei Übergabe sind als Anlage A beigefügt: [VERWEIS]. Die Arbeitsmittel bleiben Eigentum des Arbeitgebers; der Mitarbeiter ist Besitzdiener und hat an ihnen kein Zurückbehaltungsrecht.

3. Pflege und Sicherheit

Der Mitarbeiter geht mit den Arbeitsmitteln sorgfältig um, bewahrt sie sicher auf und schützt sie vor Verlust, Diebstahl und Beschädigung, etwa indem er sie nicht unbeaufsichtigt an öffentlichen Orten oder sichtbar im Auto liegen lässt. Er sperrt Geräte mit Passwort oder PIN, lässt die Sicherheitseinstellungen und Verschlüsselung des Arbeitgebers aktiviert, installiert Updates, wenn er dazu aufgefordert wird, und entfernt keine Inventaraufkleber oder Seriennummern. Reparaturversuche unterlässt er und meldet Störungen unverzüglich an [IT-KONTAKT, E-MAIL].

4. Nutzung

Die Arbeitsmittel werden für die Arbeit überlassen. [PRIVATE NUTZUNG IST NICHT ERLAUBT / PRIVATE NUTZUNG IST IN ANGEMESSENEM UMFANG ERLAUBT, SOWEIT SIE DIE ARBEIT NICHT BEEINTRÄCHTIGT UND GEGEN KEINE RICHTLINIE VERSTÖSST; DER ARBEITGEBER KANN DIESE ERLAUBNIS FÜR DIE ZUKUNFT WIDERRUFEN.] Der Mitarbeiter überlässt die Arbeitsmittel keinen Dritten, auch nicht Familienangehörigen, installiert keine vom Arbeitgeber nicht freigegebene Software und beachtet die [IT-SICHERHEITS-, NUTZUNGS- UND VERTRAULICHKEITSRICHTLINIEN], die unter [ORT] abrufbar sind. Er nutzt die Arbeitsmittel nicht für rechtswidrige Zwecke.

5. Kontrolle und Daten

[FALLS ZUTREFFEND: Der Arbeitgeber kann die Nutzung der Arbeitsmittel nur im Rahmen der Richtlinie RICHTLINIE / der Betriebsvereinbarung NAME, mit verhältnismäßigen Mitteln und zu den dort genannten Zwecken kontrollieren, insbesondere zur IT-Sicherheit. Eine heimliche oder dauerhafte Leistungs- und Verhaltenskontrolle findet nicht statt.] Betriebliche Daten auf den Arbeitsmitteln gehören dem Arbeitgeber und sind vertraulich. Der Mitarbeiter speichert Arbeitsdateien in [FREIGEGEBENE SPEICHERORTE] und kopiert keine betrieblichen Daten auf private Geräte oder Konten. Ist private Nutzung erlaubt, speichert er private Inhalte getrennt in [ORDNER / PROFIL], damit sie bei Rückgabe gelöscht werden können.

6. Verlust, Diebstahl und Schäden

Der Mitarbeiter meldet Verlust, Diebstahl oder Beschädigung innerhalb von [24 STUNDEN] nach Entdeckung an [IT- ODER PERSONALKONTAKT] und zeigt einen Diebstahl bei der Polizei an; das Aktenzeichen teilt er mit. Der Arbeitgeber entscheidet über Reparatur oder Ersatz. Normale Abnutzung und Schäden bei üblicher Nutzung gehen zulasten des Arbeitgebers. Für Schäden haftet der Mitarbeiter nur nach den Grundsätzen der eingeschränkten Arbeitnehmerhaftung: nicht bei leichter Fahrlässigkeit, anteilig bei mittlerer Fahrlässigkeit und in der Regel voll nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Eine Kostenbeteiligung wird gesondert und nur im gesetzlich zulässigen Rahmen geltend gemacht. Diese Vereinbarung berechtigt den Arbeitgeber nicht, Beträge vom Arbeitsentgelt einzubehalten oder mit ihm zu verrechnen.

7. Kosten und Zubehör

Der Arbeitgeber trägt die für die Arbeit nötigen Kosten der Arbeitsmittel, etwa [ERSATZNETZTEILE, DIENSTLICHER MOBILFUNKVERTRAG, SOFTWARELIZENZEN], nach seiner Reisekosten- und Auslagenrichtlinie. [OPTIONAL: Für die dienstliche Nutzung eines privaten Telefons oder Internetanschlusses erstattet der Arbeitgeber BETRAG EUR monatlich / die nachgewiesenen Kosten.]

8. Rückgabe

Der Mitarbeiter gibt alle Arbeitsmittel, Zubehör und betrieblichen Daten zurück und setzt Geräte nicht zurück, außer die IT bittet darum, und zwar (a) bei Ende des Arbeitsverhältnisses, gleich aus welchem Grund, spätestens am letzten Arbeitstag [ODER: innerhalb von ANZAHL Werktagen danach]; (b) jederzeit auf Verlangen des Arbeitgebers für Austausch, Reparatur oder Inventur; oder (c) bei einer Freistellung oder einem Ruhen des Arbeitsverhältnisses von mehr als [ANZAHL] Wochen, wenn der Arbeitgeber es verlangt. Für Mitarbeiter im Homeoffice stellt der Arbeitgeber frankierte Versandetiketten und Verpackung; die Arbeitsmittel gelten als zurückgegeben, wenn der Paketdienst die Zustellung an [RÜCKGABEANSCHRIFT] bestätigt. Die Parteien füllen das Rückgabeprotokoll in Abschnitt 9 aus. Die Zahlung des letzten Gehalts hängt nicht von der Rückgabe ab.

9. Rückgabeprotokoll

Rückgabedatum: [DATUM]. Art: [PERSÖNLICH / PER PAKETDIENST, SENDUNGSNUMMER]. Gerät 1 zurückgegeben: [JA / NEIN], Zustand [ZUSTAND] Gerät 2 zurückgegeben: [JA / NEIN], Zustand [ZUSTAND] Gerät 3 zurückgegeben: [JA / NEIN], Zustand [ZUSTAND] Passwörter, Gerätesperren und private Konten entfernt: [JA / NEIN]. Bemerkungen: [BEMERKUNGEN]. Für den Arbeitgeber erhalten: [NAME], Unterschrift: ____________________, Datum: [DATUM]

10. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Widerspricht eine Bestimmung zwingendem Arbeits-, Datenschutz- oder Lohnrecht, geht das Gesetz vor und die Bestimmung gilt nur in dem zulässigen Umfang. Werden Geräte ergänzt oder ausgetauscht, wird die Liste in Abschnitt 2 durch einen unterschriebenen Nachtrag aktualisiert. Die Parteien sind sich einig, dass dieser Vertrag elektronisch und in mehreren Ausfertigungen unterzeichnet werden kann und dass elektronische Unterschriften dieselbe Wirkung haben wie eigenhändige Unterschriften.

11. Unterschriften

ARBEITGEBER: [FIRMA] Unterschrift: ____________________ Name: [NAME] Funktion: [FUNKTION] Datum: [DATUM] MITARBEITER: [NAME] Ich bestätige, die in Abschnitt 2 aufgeführten Arbeitsmittel im beschriebenen Zustand erhalten zu haben. Unterschrift: ____________________ Datum: [DATUM]

Unsere Einschätzung: Unser Rat: Behandeln Sie das als Übergabeprotokoll mit ein paar klaren Regeln, nicht als Mittel, um Mitarbeiter für kaputte Laptops zahlen zu lassen. Der wertvollste Teil ist die Liste mit Seriennummern und Inventarnummern, unterschrieben am Tag der Übergabe und wieder bei der Rückgabe. Seien Sie zurückhaltend mit Haftung und Abzügen. Nach den Grundsätzen des Bundesarbeitsgerichts zum innerbetrieblichen Schadensausgleich haften Beschäftigte bei leichter Fahrlässigkeit gar nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit nur anteilig und erst bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz in der Regel voll; die Beweislast für das Verschulden trägt der Arbeitgeber (§ 619a BGB). Vertragsklauseln, die davon zum Nachteil der Mitarbeiter abweichen, sind unwirksam. Gegen den unpfändbaren Teil des Lohns dürfen Sie nicht aufrechnen (§ 394 BGB in Verbindung mit den Pfändungsfreigrenzen der ZPO). Diese Vorlage erlaubt deshalb keinerlei Abzug vom Gehalt und verweist eine Kostenbeteiligung auf ein gesondertes, rechtmäßiges Verfahren. Halten Sie auch das letzte Gehalt nicht zurück, während Sie auf ein Gerät warten. Wenn private Nutzung erlaubt ist, freut das die Mitarbeiter: Die private Nutzung betrieblicher Computer und Telefone ist steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Wollen Sie Geräte überwachen, sagen Sie es offen; gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind, mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Kombinieren Sie die Vereinbarung mit dem Arbeitsvertrag, einer Geheimhaltungsvereinbarung für die Daten auf dem Gerät und einer Kündigung, die die Rückgabe regelt.

Wann ist die Vorlage „vereinbarung über die überlassung von arbeitsmitteln“ die richtige Wahl?

Wenn Sie einem neuen Mitarbeiter oder einer Kollegin im Homeoffice Laptop, Smartphone, Tablet oder Monitor überlassen
Wenn Mitarbeiter Werkzeug, Messgeräte, Instrumente oder Spezialausrüstung mit auf Baustellen oder zu Kunden nehmen
Wenn Sie Geräte austauschen oder ergänzen und eine aktuelle, unterschriebene Inventarliste brauchen
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und Sie eine klare Liste dessen wollen, was zurückkommen muss

Wie füllen Sie diese Vorlage aus?

Tragen Sie jedes Gerät mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Inventarnummer, Zubehör und Zustand ein und machen Sie vor der Übergabe datierte Fotos.
Legen Sie in den Abschnitten 4 und 5 Nutzung und Kontrolle passend zu Ihren IT- und Datenschutzrichtlinien fest und beteiligen Sie den Betriebsrat, falls es einen gibt.
Lassen Sie Abschnitt 6 so, wie er ist, solange kein Arbeitsrechtler andere Regeln geprüft hat, und fügen Sie keine Klausel zum Lohnabzug hinzu.
Tragen Sie Rückgabefrist und Rückgabeanschrift ein und organisieren Sie frankierten Versand für Mitarbeiter im Homeoffice.
Laden Sie die Vereinbarung in eSignSimple hoch, speichern Sie sie als Vorlage für jede Neueinstellung und senden Sie sie zur Unterschrift. Legen Sie die unterschriebene Fassung zur Personalakte und füllen Sie Abschnitt 9 bei der Rückgabe aus.

Wie lassen Sie das Dokument online unterschreiben?

Als Word oder PDF speichern. Fügen Sie den ausgefüllten Text in Word oder Google Docs ein und speichern Sie ihn als .docx-Datei oder exportieren Sie ihn als PDF. eSignSimple akzeptiert beides, dazu DOC, ODT und RTF, bis 25 MB; Word-Dateien werden beim Hochladen in PDF umgewandelt.
Hochladen und Felder platzieren. Melden Sie sich mit Google an, laden Sie die Datei hoch und ziehen Sie für jeden Unterzeichner Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text auf die Seite. Legen Sie eine Reihenfolge fest, wenn eine Partei zuerst unterschreiben muss.
Zur Unterschrift senden. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link und unterschreibt im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Automatische E-Mail-Erinnerungen gehen alle drei Tage raus (höchstens drei), bis alle unterschrieben haben.
Unterschriebene Fassung aufbewahren. Sobald die letzte Person unterschrieben hat, können alle die finale PDF mit Abschlusszertifikat, Audit-Trail und einem SHA-256-Fingerabdruck herunterladen, den Sie später prüfen können.

Unterschreiben Sie nur auf Ihrem eigenen Gerät? Die Anleitung zum PDF-Unterschreiben zeigt die kostenlosen Bordmittel, und die Sicherheitsseite erklärt, wie unterschriebene Dateien gespeichert und geprüft werden.

Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Rechtslage unterscheidet sich je nach Land; lassen Sie Verträge mit hohem Risiko anwaltlich prüfen.

Geschrieben von Buğra Sözeri, Gründer und Redakteur, eSignSimple · Zuletzt geprüft 18. Oktober 2026

Buğra entwickelt eSignSimple und schreibt und pflegt die Ratgeber. Jede Rechtsseite prüft er anhand der dort verlinkten amtlichen Texte und aktualisiert sie, wenn sich Gesetz oder Produkt ändern. Er ist kein Anwalt, und nichts hier ist Rechtsberatung. Über eSignSimple

Häufige Fragen

Darf der Arbeitgeber einen kaputten Laptop vom Gehalt abziehen?

In der Regel nicht, und nie automatisch. Mitarbeiter haften nur eingeschränkt, je nach Grad des Verschuldens, und der Arbeitgeber muss das Verschulden beweisen (§ 619a BGB). Gegen den unpfändbaren Teil des Lohns ist eine Aufrechnung ausgeschlossen (§ 394 BGB). Lassen Sie sich beraten, bevor Sie Kosten geltend machen.

Darf ich das letzte Gehalt zurückhalten, bis die Geräte zurück sind?

Das ist riskant. Zahlen Sie das Gehalt pünktlich und verfolgen Sie die Rückgabe getrennt, etwa mit frankiertem Versandetikett, schriftlicher Aufforderung und notfalls einer Herausgabeklage. Der Mitarbeiter hat an Firmengeräten seinerseits kein Zurückbehaltungsrecht.

Muss ich Mitarbeitern sagen, dass Geräte kontrolliert werden?

Ja, Transparenz ist nach der DSGVO Pflicht, und heimliche Dauerüberwachung ist in aller Regel unzulässig. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Regeln Sie Kontrollen deshalb in einer Richtlinie oder Betriebsvereinbarung.

Kann die Vereinbarung elektronisch unterschrieben werden?

Ja. Für die Überlassung von Arbeitsmitteln schreibt das Gesetz keine Form vor, eine einfache elektronische Signatur genügt. eSignSimple speichert einen Audit-Trail, der zeigt, wer wann unterschrieben hat, praktisch, wenn Sie Geräte an Mitarbeiter im Homeoffice schicken.

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