Templat gratis · Diperbarui 18 Oktober 2026

Templat Perjanjian Pinjam Pakai Inventaris Karyawan gratis

Perjanjian pinjam pakai inventaris karyawan mencatat aset perusahaan yang diterima karyawan, cara merawat dan memakainya, cara melaporkan kehilangan atau kerusakan, serta cara dan waktu pengembaliannya.

Perjanjian pinjam pakai inventaris karyawan adalah dokumen ketika karyawan mengakui telah menerima aset perusahaan, seperti laptop, ponsel, tablet, kendaraan operasional, atau alat kerja, dan menyetujui cara merawat, memakai, dan mengembalikannya. Dalam KUHPerdata, ini adalah pinjam pakai (Pasal 1740): barang diberikan untuk dipakai tanpa biaya dan wajib dikembalikan. Anda membutuhkannya setiap kali peralatan dibawa pulang oleh karyawan atau dipakai karyawan yang bekerja jarak jauh, karena dokumen inilah catatan Anda tentang apa yang diserahkan dan dalam kondisi apa.

Gunakan template ini — tanda tangan onlineTerbuka sebagai dokumen siap kirim dengan kolom tanda tangan yang sudah dipasang.

Ganti semua yang ada di dalam [KURUNG SIKU], ekspor ke PDF, lalu kirim untuk ditandatangani.

1. Para Pihak

Perjanjian Pinjam Pakai Inventaris ini ("Perjanjian") dibuat pada [TANGGAL] antara [NAMA RESMI PERUSAHAAN], beralamat di [ALAMAT] ("Perusahaan"), dan [NAMA KARYAWAN], nomor induk karyawan [NOMOR], jabatan [JABATAN] ("Karyawan"), bersama-sama disebut "Para Pihak". Perjanjian ini melengkapi [PERJANJIAN KERJA / PERATURAN PERUSAHAAN / PERJANJIAN KERJA BERSAMA] dan tidak mengubah syarat-syarat hubungan kerja.

2. Inventaris yang Diserahkan

Perusahaan menyerahkan kepada Karyawan peralatan berikut ("Inventaris") untuk dipakai dalam pekerjaannya tanpa biaya: Item 1: [URAIAN, MEREK, TIPE], nomor seri [NOMOR SERI], nomor aset [NOMOR ASET], kondisi [BARU / BAIK / CACAT YANG DICATAT], kelengkapan [CHARGER, TAS, dll.] Item 2: [URAIAN, MEREK, TIPE], nomor seri [NOMOR SERI], nomor aset [NOMOR ASET], kondisi [KONDISI], kelengkapan [KELENGKAPAN] Item 3: [URAIAN, MEREK, TIPE], nomor seri [NOMOR SERI], nomor aset [NOMOR ASET], kondisi [KONDISI], kelengkapan [KELENGKAPAN] Tanggal penyerahan: [TANGGAL]. Diserahkan [LANGSUNG / MELALUI KURIR, NOMOR RESI]. Foto Inventaris saat serah terima dilampirkan sebagai Lampiran A: [RUJUKAN LAMPIRAN]. Inventaris tetap milik Perusahaan setiap saat. [JIKA KENDARAAN: Nomor polisi NOMOR; STNK diserahkan kepada Karyawan, BPKB tetap disimpan Perusahaan; Karyawan wajib memiliki SIM yang berlaku.]

3. Perawatan dan Keamanan

Karyawan merawat Inventaris dengan baik, menjaganya tetap aman, dan melindunginya dari kehilangan, pencurian, dan kerusakan, antara lain dengan tidak meninggalkannya tanpa pengawasan di tempat umum atau terlihat di dalam kendaraan. Karyawan mengunci perangkat dengan kata sandi atau PIN, membiarkan pengaturan keamanan dan enkripsi Perusahaan tetap aktif, memasang pembaruan saat diminta, dan tidak melepas label aset atau nomor seri. Karyawan tidak mencoba memperbaiki atau membongkar Inventaris dan segera melaporkan setiap gangguan kepada [KONTAK IT, EMAIL].

4. Pemakaian yang Diizinkan

Inventaris disediakan untuk keperluan pekerjaan. [PEMAKAIAN PRIBADI TIDAK DIIZINKAN / PEMAKAIAN PRIBADI SECARA TERBATAS DIIZINKAN SEPANJANG TIDAK MENGGANGGU PEKERJAAN DAN TIDAK MELANGGAR KEBIJAKAN PERUSAHAAN.] Karyawan tidak meminjamkan Inventaris kepada orang lain, tidak memasang software yang tidak disetujui Perusahaan, dan mematuhi kebijakan [PEMAKAIAN TI / KEAMANAN INFORMASI / KERAHASIAAN] Perusahaan, yang tersedia di [LOKASI]. Karyawan tidak memakai Inventaris untuk kegiatan yang melanggar hukum.

5. Pemantauan dan Data

[JIKA BERLAKU: Perusahaan dapat memantau pemakaian Inventaris, termasuk email kerja, akses internet, dan file yang tersimpan, dengan cara yang sah dan untuk tujuan usaha yang sah, sebagaimana dijelaskan dalam NAMA KEBIJAKAN. Karyawan sebaiknya tidak menyimpan konten pribadi di Inventaris.] Data Perusahaan di Inventaris adalah milik Perusahaan dan bersifat rahasia. Karyawan menyimpan file kerja di [PENYIMPANAN YANG DISETUJUI] dan tidak menyalin data Perusahaan ke perangkat atau akun pribadi. Perusahaan memproses data pribadi Karyawan yang terkait dengan pemantauan ini sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan memberi tahu Karyawan tentang tujuan dan cakupannya.

6. Kehilangan, Pencurian, dan Kerusakan

Karyawan melaporkan setiap kehilangan, pencurian, atau kerusakan kepada [KONTAK IT ATAU HRD] dalam [24 JAM] sejak mengetahuinya, dan melaporkan pencurian kepada kepolisian serta menyerahkan salinan surat tanda bukti laporannya. Perusahaan memperbaiki atau mengganti Inventaris sesuai keputusannya. Aus karena pemakaian wajar dan kerusakan karena kecelakaan biasa merupakan risiko pemakaian normal. Jika Perusahaan menilai Inventaris hilang atau rusak karena kesengajaan atau kelalaian berat Karyawan, Para Pihak akan membicarakannya, dan setiap permintaan agar Karyawan ikut menanggung biaya diajukan secara terpisah dan hanya sejauh diizinkan peraturan perundang-undangan. Tidak ada ketentuan dalam Perjanjian ini yang memberi wewenang kepada Perusahaan untuk memotong upah Karyawan.

7. Biaya dan Perlengkapan

Perusahaan membayar atau mengganti biaya wajar yang diperlukan untuk memakai Inventaris dalam pekerjaan, seperti [CHARGER PENGGANTI, PAKET DATA KANTOR, LISENSI SOFTWARE, BBM DAN TOL UNTUK KENDARAAN OPERASIONAL], sesuai kebijakan biaya Perusahaan. [OPSIONAL: Untuk Karyawan yang memakai ponsel atau internet pribadi untuk bekerja, Perusahaan memberikan tunjangan atau penggantian sebesar JUMLAH ATAU CARA PERHITUNGAN.]

8. Pengembalian Inventaris

Karyawan mengembalikan seluruh Inventaris, kelengkapan, dan data Perusahaan, dan tidak menghapus atau mereset perangkat kecuali diminta tim IT, (a) saat hubungan kerja berakhir karena alasan apa pun, paling lambat [JUMLAH] hari kerja setelah hari kerja terakhir; (b) saat Perusahaan memintanya untuk penggantian, perbaikan, atau audit; atau (c) saat Karyawan cuti lebih dari [JUMLAH] minggu, jika Perusahaan memintanya. Untuk Karyawan jarak jauh, Perusahaan menyediakan kemasan dan ongkos kirim, dan Inventaris dianggap telah dikembalikan saat kurir mencatat penerimaan di [ALAMAT PENGEMBALIAN]. Para Pihak mengisi daftar periksa dalam Bagian 9. Perusahaan tidak akan menunda pembayaran upah atau hak-hak Karyawan lainnya, dan tidak akan menahan ijazah atau dokumen pribadi Karyawan, karena Inventaris belum dikembalikan.

9. Daftar Periksa Pengembalian

Tanggal dikembalikan: [TANGGAL]. Cara: [LANGSUNG / MELALUI KURIR, NOMOR RESI]. Item 1 dikembalikan: [YA / TIDAK], kondisi [KONDISI] Item 2 dikembalikan: [YA / TIDAK], kondisi [KONDISI] Item 3 dikembalikan: [YA / TIDAK], kondisi [KONDISI] Kata sandi, kunci perangkat, dan akun pribadi telah dihapus: [YA / TIDAK]. Catatan: [CATATAN]. Diterima oleh (Perusahaan): [NAMA], Tanda tangan: ____________________, Tanggal: [TANGGAL]

10. Ketentuan Umum

Perjanjian ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Jika suatu ketentuan bertentangan dengan peraturan ketenagakerjaan, pengupahan, atau pelindungan data pribadi, peraturan tersebut yang berlaku dan ketentuan itu hanya diterapkan sejauh diizinkan. Perusahaan dapat memperbarui daftar Inventaris dalam Bagian 2 dengan addendum yang ditandatangani saat peralatan ditambah atau diganti. Perselisihan diselesaikan lebih dahulu secara bipartit sesuai mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

11. Tanda Tangan

Para Pihak sepakat menandatangani dokumen ini secara elektronik dan mengakui bahwa tanda tangan elektronik tersebut mengikat mereka sebagaimana tanda tangan basah. Dokumen yang telah ditandatangani, sertifikat penandatanganan, dan jejak audit (audit trail) disimpan oleh masing-masing Pihak. PERUSAHAAN: [NAMA RESMI PERUSAHAAN] Tanda tangan: ____________________ Nama: [NAMA PENANDA TANGAN] Jabatan: [JABATAN] Tanggal: [TANGGAL] KARYAWAN: [NAMA KARYAWAN] Saya menyatakan telah menerima Inventaris yang tercantum dalam Bagian 2 dalam kondisi sebagaimana diuraikan. Tanda tangan: ____________________ Tanggal: [TANGGAL]

Pendapat kami: Pendapat kami: perlakukan dokumen ini sebagai berita acara serah terima dengan beberapa aturan yang jelas, bukan sebagai cara membuat karyawan membayar laptop yang rusak. Bagian paling berharga adalah daftar nomor seri dan nomor aset, yang ditandatangani pada hari penyerahan dan sekali lagi saat barang dikembalikan. Berhati-hatilah dengan potongan gaji. PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan memang membolehkan pemotongan upah untuk ganti rugi, tetapi hanya jika diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (Pasal 63), dan seluruh potongan dibatasi paling banyak 50% dari upah yang dibayarkan (Pasal 65). Aus karena pemakaian wajar dan kerusakan karena kecelakaan biasa adalah risiko usaha, bukan kesalahan karyawan. Karena itu template ini tidak memberi wewenang untuk memotong upah; jika perusahaan ingin meminta ganti rugi, lakukan melalui proses terpisah yang sah. Jangan menahan upah terakhir, hak-hak lain, atau dokumen pribadi karyawan sampai laptop kembali; Menteri Ketenagakerjaan pada 2025 menerbitkan surat edaran yang melarang pemberi kerja menahan ijazah dan dokumen pribadi pekerja. Jika perangkat perusahaan dipantau, katakan dengan jelas: UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan Anda menjelaskan tujuan dan dasar pemrosesan data karyawan. Pasangkan dokumen ini dengan perjanjian kerja, perjanjian kerahasiaan untuk data di perangkat, dan surat pemberitahuan PHK yang memuat langkah pengembalian.

Kapan sebaiknya menggunakan templat perjanjian pinjam pakai inventaris karyawan?

Saat menyerahkan laptop, ponsel, tablet, monitor, atau perangkat lain kepada karyawan baru atau karyawan jarak jauh
Saat karyawan membawa alat kerja, instrumen, kendaraan operasional, atau perlengkapan khusus ke luar kantor
Saat mengganti atau menambah peralatan dan membutuhkan daftar inventaris baru yang ditandatangani
Saat karyawan keluar dan Anda membutuhkan daftar periksa yang jelas tentang apa yang harus dikembalikan

Bagaimana cara mengisi templat ini?

Catat setiap item dengan merek, tipe, nomor seri, nomor aset, kelengkapan, dan kondisinya, dan ambil foto bertanggal sebelum penyerahan.
Sesuaikan aturan pemakaian dan pemantauan di Bagian 4 dan 5 dengan kebijakan TI dan kebijakan privasi tertulis Anda.
Biarkan Bagian 6 seperti tertulis kecuali penasihat hukum ketenagakerjaan Anda menyetujui ketentuan lain, dan jangan menambahkan klausul potong gaji di luar perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.
Isi tenggat dan alamat pengembalian, dan siapkan ongkos kirim untuk karyawan jarak jauh.
Unggah ke eSignSimple, simpan sebagai template untuk setiap karyawan baru, dan kirim untuk ditandatangani. Simpan salinan yang telah ditandatangani di berkas karyawan, lalu isi Bagian 9 saat peralatan kembali.

Bagaimana cara menandatanganinya secara online?

Simpan sebagai Word atau PDF. Tempel teks yang sudah diisi ke Word atau Google Docs dan simpan sebagai .docx, atau ekspor ke PDF. eSignSimple menerima keduanya, serta DOC, ODT, dan RTF, hingga 25 MB; file Word dikonversi ke PDF saat diunggah.
Unggah dan tempatkan kolom. Daftar dengan Google, unggah file, lalu seret kolom tanda tangan, paraf, tanggal, dan teks ke halaman untuk setiap penanda tangan. Atur urutan penandatanganan jika satu pihak harus menandatangani lebih dulu.
Kirim untuk ditandatangani. Setiap penanda tangan menerima tautan pribadi dan menandatangani di browser tanpa membuat akun. Pengingat otomatis dikirim setiap tiga hari (maksimal tiga kali) hingga semua pihak menandatangani.
Simpan salinan bertanda tangan. Setelah orang terakhir menandatangani, semua pihak dapat mengunduh PDF final beserta sertifikat penandatanganan, jejak audit, dan hash SHA-256 yang dapat diverifikasi kemudian.

Menandatangani sendiri di perangkat Anda? Panduan menandatangani PDF membahas pilihan gratis bawaan, dan halaman keamanan menjelaskan cara file bertanda tangan disimpan dan diverifikasi.

Templat ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Hukum berbeda di setiap negara; mintalah pengacara meninjau kontrak bernilai tinggi.

Ditulis oleh Buğra Sözeri, pendiri dan editor, eSignSimple · Terakhir ditinjau 18 Oktober 2026

Buğra membangun eSignSimple serta menulis dan memperbarui panduannya. Ia memeriksa setiap halaman hukum berdasarkan sumber resmi yang dikutip dan memperbarui halaman ketika hukum atau produk berubah. Ia bukan pengacara, dan tidak ada isi di sini yang merupakan nasihat hukum. Tentang eSignSimple

Pertanyaan umum

Bolehkah perusahaan memotong gaji untuk laptop yang rusak?

Tidak secara otomatis. PP No. 36 Tahun 2021 hanya membolehkan pemotongan upah untuk ganti rugi jika diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan seluruh potongan dibatasi paling banyak 50% dari upah. Kerusakan karena pemakaian wajar atau kecelakaan biasa tidak sepatutnya dibebankan kepada karyawan. Mintalah nasihat sebelum menagih biaya apa pun.

Bolehkah saya menahan gaji terakhir atau ijazah karyawan sampai inventaris dikembalikan?

Jangan. Upah dan hak-hak karyawan tetap harus dibayar tepat waktu, dan surat edaran Menteri Ketenagakerjaan tahun 2025 melarang pemberi kerja menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja. Tagih inventarisnya secara terpisah, misalnya dengan kurir yang sudah dibayar dan pengingat tertulis.

Apakah saya harus memberi tahu karyawan bahwa perangkat kantor dipantau?

Ya, sebaiknya selalu. UU Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pengendali data menjelaskan tujuan dan dasar pemrosesan data pribadi, termasuk data hasil pemantauan. Cantumkan dalam kebijakan tertulis dan di Bagian 5 perjanjian ini.

Apakah perjanjian inventaris karyawan sah ditandatangani secara elektronik?

Ya. UU ITE dan PP No. 71 Tahun 2019 mengakui tanda tangan elektronik, dan dokumen ketenagakerjaan seperti ini tidak memerlukan akta notaris. eSignSimple menyimpan jejak audit tentang siapa yang menandatangani dan kapan, yang memudahkan saat Anda mengirim peralatan kepada karyawan jarak jauh.

Dapatkan tanda tangan untuk dokumen Anda berikutnya hari ini.

Mulai dengan 3 dokumen gratis per bulan. Tanpa kartu kredit.

Mulai gratis Lihat harga →