Modèle gratuit · Mis à jour 18 octobre 2026

Convention de mise à disposition de matériel au salarié : modèle gratuit

La convention de mise à disposition de matériel consigne le matériel remis au salarié, les règles d'entretien et d'utilisation, la déclaration des pertes, vols ou dégâts, et les conditions et délais de restitution.

Une convention de mise à disposition de matériel est le document par lequel un salarié reconnaît avoir reçu du matériel de l'entreprise (ordinateur portable, téléphone, tablette, véhicule, outillage) et s'engage sur la manière de l'utiliser, de l'entretenir et de le restituer. Elle s'impose dès que du matériel quitte les locaux, notamment en télétravail, car c'est votre preuve de ce qui a été remis et dans quel état.

Utiliser ce modèle — signer en ligneS'ouvre comme un document prêt à envoyer, avec les champs de signature placés.

Remplacez tout ce qui est entre [CROCHETS], exportez en PDF, puis envoyez-le à signer.

1. Parties

La présente convention de mise à disposition de matériel (la « Convention ») est conclue le [DATE] entre [RAISON SOCIALE DE L'EMPLOYEUR], [N° SIRET], dont le siège est situé [ADRESSE] (l'« Entreprise »), et [NOM ET PRÉNOM DU SALARIÉ], occupant l'emploi de [INTITULÉ DU POSTE] (le « Salarié »), ensemble les « Parties ». La Convention complète le [CONTRAT DE TRAVAIL / RÈGLEMENT INTÉRIEUR / CHARTE INFORMATIQUE / ACCORD OU CHARTE DE TÉLÉTRAVAIL] et ne modifie pas le contrat de travail.

2. Matériel remis

L'Entreprise met à la disposition du Salarié le matériel suivant (le « Matériel ») : Article 1 : [DÉSIGNATION, MARQUE, MODÈLE], n° de série [NUMÉRO], étiquette d'inventaire [NUMÉRO], état [NEUF / BON / DÉFAUTS CONSTATÉS], accessoires [CHARGEUR, HOUSSE, etc.] Article 2 : [DÉSIGNATION, MARQUE, MODÈLE], n° de série [NUMÉRO], étiquette d'inventaire [NUMÉRO], état [ÉTAT], accessoires [ACCESSOIRES] Article 3 : [DÉSIGNATION, MARQUE, MODÈLE], n° de série [NUMÉRO], étiquette d'inventaire [NUMÉRO], état [ÉTAT], accessoires [ACCESSOIRES] Date de remise : [DATE]. Mode de remise : [EN MAINS PROPRES / PAR TRANSPORTEUR, N° DE SUIVI]. Des photos du Matériel lors de la remise sont annexées (Annexe A) : [RÉFÉRENCE]. Le Matériel reste à tout moment la propriété de l'Entreprise.

3. Soin et sécurité

Le Salarié prend soin du Matériel, le garde en sécurité et le protège raisonnablement contre la perte, le vol et la casse, notamment en ne le laissant pas sans surveillance dans un lieu public ni visible dans un véhicule. Il verrouille l'appareil par un mot de passe ou un code, laisse actifs les paramètres de sécurité et le chiffrement installés par l'Entreprise, installe les mises à jour proposées et ne retire pas les étiquettes d'inventaire ni les numéros de série. Il ne tente aucune réparation, n'ouvre pas le Matériel et signale rapidement toute panne à [CONTACT INFORMATIQUE, E-MAIL].

4. Utilisation

Le Matériel est fourni pour l'activité professionnelle. [L'USAGE PERSONNEL N'EST PAS AUTORISÉ / UN USAGE PERSONNEL RAISONNABLE EST TOLÉRÉ S'IL NE GÊNE PAS LE TRAVAIL ET RESPECTE LES RÈGLES DE L'ENTREPRISE.] Le Salarié ne prête pas le Matériel, n'installe pas de logiciel non autorisé et respecte [LA CHARTE INFORMATIQUE / LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ / LES RÈGLES DE CONFIDENTIALITÉ] de l'Entreprise, disponible(s) [EMPLACEMENT]. Il n'utilise pas le Matériel à des fins illicites.

5. Contrôle et données

[LE CAS ÉCHÉANT : l'Entreprise peut contrôler l'usage du Matériel (messagerie professionnelle, connexions, fichiers) par des moyens licites, proportionnés et pour des finalités légitimes, décrits dans [NOM DE LA CHARTE OU DE LA POLITIQUE], dont le Salarié a été informé au préalable. Les fichiers et messages identifiés comme « personnels » ne sont ouverts qu'en présence du Salarié ou après l'avoir appelé, sauf risque ou événement particulier.] Les données de l'Entreprise présentes sur le Matériel lui appartiennent et sont confidentielles. Le Salarié enregistre ses fichiers de travail dans [ESPACE DE STOCKAGE AUTORISÉ] et ne copie pas les données de l'Entreprise sur des appareils ou comptes personnels. Le Salarié peut exercer ses droits sur ses données personnelles auprès de [CONTACT RGPD].

6. Perte, vol et casse

Le Salarié signale toute perte, tout vol ou toute casse à [CONTACT INFORMATIQUE OU RH] dans les [24 HEURES] suivant sa découverte et, en cas de vol, dépose plainte et transmet le récépissé. L'Entreprise répare ou remplace le Matériel selon ce qu'elle décide. L'usure normale et les dommages accidentels font partie des risques ordinaires de l'utilisation. La responsabilité pécuniaire du Salarié ne peut être recherchée qu'en cas de faute lourde, dans les conditions prévues par la loi et la jurisprudence. Aucune stipulation de la Convention n'autorise l'Entreprise à opérer une retenue sur le salaire du Salarié ni à lui infliger une sanction pécuniaire.

7. Frais et accessoires

L'Entreprise prend en charge ou rembourse les frais raisonnables nécessaires à l'utilisation professionnelle du Matériel, tels que [CHARGEURS DE REMPLACEMENT, FORFAIT TÉLÉPHONIQUE PROFESSIONNEL, LICENCES], selon sa politique de frais professionnels. [FACULTATIF : pour le Salarié qui utilise son téléphone ou sa connexion internet personnels pour le travail, notamment en télétravail, l'Entreprise verse MONTANT OU MODALITÉ, conformément à l'accord ou à la charte applicable.]

8. Restitution

Le Salarié restitue l'ensemble du Matériel, des accessoires et des données de l'Entreprise, sans réinitialiser les appareils sauf demande du service informatique : (a) à la fin du contrat de travail, quelle qu'en soit la cause, au plus tard [NOMBRE] jours ouvrés après le dernier jour travaillé ; (b) à la demande de l'Entreprise, pour une mise à niveau, une réparation ou un inventaire ; (c) pendant une absence de plus de [NOMBRE] semaines, si l'Entreprise le demande. Pour un salarié à distance, l'Entreprise fournit un emballage et un envoi prépayé, et le Matériel est réputé restitué à la date de livraison enregistrée par le transporteur à [ADRESSE DE RETOUR]. Les Parties remplissent l'état de restitution de l'article 9. L'Entreprise ne retarde ni le paiement du salaire ni le solde de tout compte au motif que le Matériel n'a pas encore été restitué.

9. État de restitution

Date de restitution : [DATE]. Mode : [EN MAINS PROPRES / TRANSPORTEUR, N° DE SUIVI]. Article 1 restitué : [OUI / NON], état [ÉTAT] Article 2 restitué : [OUI / NON], état [ÉTAT] Article 3 restitué : [OUI / NON], état [ÉTAT] Mots de passe, verrouillages et comptes personnels supprimés : [OUI / NON]. Observations : [OBSERVATIONS]. Reçu pour l'Entreprise : [NOM], Signature : ____________________, Date : [DATE]

10. Dispositions générales

La Convention est soumise au droit [français / belge / suisse / québécois] et aux dispositions de la convention collective applicable. Si une stipulation se révèle contraire au droit du travail, à la protection des données ou à une disposition d'ordre public, cette disposition prévaut et la stipulation ne s'applique que dans la mesure permise. La liste du Matériel de l'article 2 peut être mise à jour par un avenant signé lors de tout ajout ou remplacement.

11. Signatures

Les parties conviennent de signer le présent document par voie électronique et reconnaissent que cette signature a la même valeur que leur signature manuscrite. Le document signé, son certificat de signature et sa piste d'audit sont conservés par chacune des parties. L'ENTREPRISE : [RAISON SOCIALE], représentée par [NOM ET FONCTION] Signature : ____________________ Date : [DATE] LE SALARIÉ : [NOM ET PRÉNOM] Je reconnais avoir reçu le Matériel listé à l'article 2 dans l'état décrit. Signature : ____________________ Date : [DATE]

Notre avis : Notre avis : traitez ce document comme un bon de remise avec quelques règles claires, pas comme un moyen de faire payer au salarié un ordinateur cassé. Sa partie la plus utile est la liste des numéros de série et des étiquettes d'inventaire, signée le jour de la remise et à nouveau au retour. Soyez très prudent avec les retenues sur salaire. L'employeur ne peut pas opérer de retenue pour compenser des sommes qui lui seraient dues pour fournitures diverses (art. L3251-1 du Code du travail), sauf exceptions étroites (art. L3251-2), et la Cour de cassation juge de façon constante que la responsabilité pécuniaire d'un salarié envers son employeur n'est engagée qu'en cas de faute lourde, c'est-à-dire avec l'intention de nuire. Les sanctions pécuniaires sont en outre interdites (art. L1331-2). Ce modèle n'autorise donc aucune retenue et laisse toute réclamation à une démarche séparée et conforme à la loi. Ne retenez pas non plus le salaire ou le solde de tout compte en attendant un ordinateur. Si vous contrôlez l'usage des appareils, dites-le clairement : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (art. L1222-4), le CSE est informé et consulté sur les moyens de contrôle dans les entreprises d'au moins 50 salariés (art. L2312-38), et le RGPD s'applique. Les frais professionnels exposés pour le travail restent à la charge de l'employeur. Associez cette convention au contrat de travail, à un accord de confidentialité pour les données de l'appareil et, au départ, à la lettre de licenciement ou au courrier de fin de contrat qui rappelle les modalités de restitution.

Quand utiliser le modèle « convention de mise à disposition de matériel au salarié » ?

Quand vous remettez un ordinateur, un téléphone, une tablette ou un écran à une nouvelle recrue ou à un télétravailleur
Quand des salariés emportent des outils, des instruments, un véhicule ou un équipement spécialisé hors des locaux
Quand vous remplacez ou ajoutez du matériel et avez besoin d'un inventaire signé à jour
Quand un salarié quitte l'entreprise et que vous voulez une liste claire de ce qui doit être restitué

Comment remplir ce modèle ?

Listez chaque article avec marque, modèle, numéro de série, étiquette d'inventaire, accessoires et état, et prenez des photos datées avant la remise.
Alignez les articles 4 et 5 sur votre charte informatique et votre politique de contrôle, déjà portées à la connaissance des salariés et, le cas échéant, présentées au CSE.
Laissez l'article 6 tel quel et n'ajoutez aucune clause de retenue sur salaire ou de sanction pécuniaire.
Indiquez le délai et l'adresse de restitution, et prévoyez un envoi prépayé pour les télétravailleurs.
Importez la convention dans eSignSimple, enregistrez-la comme modèle pour chaque arrivée, faites-la signer d'abord par le salarié, puis complétez l'article 9 au retour du matériel.

Comment le faire signer en ligne ?

Enregistrez-le en Word ou en PDF. Collez le texte complété dans Word ou Google Docs et gardez-le au format .docx, ou exportez-le en PDF. eSignSimple accepte les deux, ainsi que DOC, ODT et RTF, jusqu'à 25 Mo ; les fichiers Word sont convertis en PDF à l'import.
Importez et placez les champs. Inscrivez-vous avec Google, importez le fichier et faites glisser les champs signature, initiales, date et texte sur la page pour chaque signataire. Définissez un ordre de signature si une partie doit signer en premier.
Envoyez-le à signer. Chaque signataire reçoit un lien personnel et signe dans son navigateur, sans créer de compte. Des relances automatiques partent tous les trois jours (trois au maximum) jusqu'à ce que tout le monde ait signé.
Conservez l'exemplaire signé. Quand la dernière personne a signé, chacun peut télécharger le PDF final avec un certificat de signature, une piste d'audit et une empreinte SHA-256 vérifiable plus tard.

Vous signez seul, sur votre propre appareil ? Le guide pour signer un PDF présente les options gratuites intégrées, et la page sécurité explique comment les fichiers signés sont stockés et vérifiés.

Ce modèle est une information générale, pas un conseil juridique. Le droit diffère selon les pays ; faites relire les contrats à fort enjeu par un avocat.

Rédigé par Buğra Sözeri, fondateur et rédacteur, eSignSimple · Dernière relecture 18 octobre 2026

Buğra développe eSignSimple et rédige et tient à jour ses guides. Il vérifie chaque page juridique à partir des textes officiels cités et met les pages à jour lorsque la loi ou le produit évolue. Il n'est pas avocat et rien ici ne constitue un conseil juridique. À propos d'eSignSimple

Questions fréquentes

L'employeur peut-il retenir sur le salaire le coût d'un ordinateur cassé ?

En pratique non. Les retenues pour fournitures sont interdites hors exceptions étroites (art. L3251-1 et L3251-2 du Code du travail), les sanctions pécuniaires sont prohibées (art. L1331-2), et la responsabilité pécuniaire du salarié n'est engagée qu'en cas de faute lourde, avec intention de nuire.

Peut-on bloquer le solde de tout compte jusqu'au retour du matériel ?

C'est risqué. Le salaire et les indemnités dus à la fin du contrat doivent être payés ; une retenue pour compenser du matériel non restitué n'est pas admise sans faute lourde. Réclamez le matériel séparément, avec un envoi prépayé et une relance écrite.

Faut-il informer les salariés du contrôle de leurs appareils ?

Oui. Aucun dispositif de collecte d'informations sur un salarié ne peut être utilisé sans avoir été porté préalablement à sa connaissance (art. L1222-4 du Code du travail), le CSE doit être consulté dans les entreprises d'au moins 50 salariés, et le contrôle doit rester proportionné au regard du RGPD.

Une convention de mise à disposition de matériel peut-elle être signée électroniquement ?

Oui. Aucune forme particulière n'est imposée, et l'écrit électronique a la même valeur que le papier (art. 1366 du Code civil). eSignSimple conserve une piste d'audit de qui a signé et quand, ce qui est pratique pour le matériel envoyé à des recrues à distance.

Faites signer votre prochain document dès aujourd'hui.

3 documents gratuits par mois pour commencer. Aucune carte bancaire requise.

Commencer gratuitement Voir les tarifs →