Modello gratuito · Aggiornato 18 ottobre 2026

Verbale di assegnazione di beni aziendali al dipendente: modello gratuito

Il verbale di assegnazione registra quali beni aziendali riceve il dipendente, come vanno custoditi e usati, quali controlli sono possibili, come si segnalano perdita o danni e come e quando i beni vanno restituiti.

Il verbale di assegnazione di beni aziendali è il documento con cui il dipendente dichiara di ricevere in consegna beni dell'azienda, come computer portatile, smartphone, tablet, auto o attrezzi, e si impegna a custodirli, usarli secondo le regole aziendali e restituirli. I beni restano di proprietà dell'azienda e il dipendente li usa con la diligenza richiesta dalla natura della prestazione (art. 2104 c.c.). Ti serve ogni volta che un bene esce dall'ufficio con un dipendente o un lavoratore agile, perché è la prova di cosa è stato consegnato e in quale stato.

Usa questo modello — firma onlineSi apre come documento pronto da inviare, con i campi firma già posizionati.

Sostituisci tutto ciò che è tra [PARENTESI QUADRE], esporta in PDF, poi invialo in firma.

1. Parti

Il presente verbale (il «Verbale») è sottoscritto in data [DATA] tra [RAGIONE SOCIALE DEL DATORE DI LAVORO], con sede in [INDIRIZZO], P. IVA [NUMERO] (l'«Azienda»), e [NOME E COGNOME DEL DIPENDENTE], assunto/a con la qualifica di [QUALIFICA] (il «Dipendente»). Il Verbale integra il [CONTRATTO DI LAVORO / LETTERA DI ASSUNZIONE / REGOLAMENTO AZIENDALE] e non modifica le condizioni del rapporto di lavoro.

2. Beni assegnati

L'Azienda consegna al Dipendente i seguenti beni (i «Beni»): Bene 1: [DESCRIZIONE, MARCA, MODELLO], numero di serie [SERIALE], codice inventario [CODICE], stato [NUOVO / BUONO / DIFETTI ANNOTATI], accessori [CARICABATTERIE, CUSTODIA, ecc.] Bene 2: [DESCRIZIONE, MARCA, MODELLO], numero di serie [SERIALE], codice inventario [CODICE], stato [STATO], accessori [ACCESSORI] Bene 3: [DESCRIZIONE, MARCA, MODELLO], numero di serie [SERIALE], codice inventario [CODICE], stato [STATO], accessori [ACCESSORI] Data di consegna: [DATA]. Modalità: [A MANO / CORRIERE, NUMERO DI SPEDIZIONE]. Le foto dei Beni alla consegna sono allegate come Allegato A. I Beni restano in ogni momento di proprietà dell'Azienda.

3. Custodia e sicurezza

Il Dipendente custodisce i Beni con la diligenza richiesta (art. 2104 c.c.), li protegge da perdita, furto e danni e non li lascia incustoditi in luoghi pubblici o in vista all'interno di un veicolo. Mantiene il dispositivo protetto da password o codice, non disattiva le impostazioni di sicurezza e la cifratura dell'Azienda, installa gli aggiornamenti quando richiesto e non rimuove etichette di inventario o numeri di serie. Non esegue riparazioni né apre i Beni e segnala tempestivamente ogni guasto a [CONTATTO IT, E-MAIL].

4. Uso consentito

I Beni sono assegnati per lo svolgimento dell'attività lavorativa. [L'USO PERSONALE NON È CONSENTITO / È CONSENTITO UN USO PERSONALE LIMITATO, CHE NON INTERFERISCA CON IL LAVORO E RISPETTI LE POLICY AZIENDALI.] Il Dipendente non presta i Beni ad altri, non installa software non autorizzato dall'Azienda e rispetta i regolamenti aziendali su [USO DEGLI STRUMENTI INFORMATICI / SICUREZZA / RISERVATEZZA], disponibili in [LUOGO]. [SE APPLICABILE: L'uso personale del veicolo / del telefono aziendale costituisce fringe benefit e viene trattato fiscalmente secondo l'art. 51 TUIR.]

5. Controlli e dati

[SE APPLICABILE: L'Azienda può effettuare verifiche sull'uso dei Beni, compresi posta elettronica, navigazione e file memorizzati, solo con le modalità e per le finalità descritte nel REGOLAMENTO / INFORMATIVA, consegnato al Dipendente, ai sensi dell'art. 4, c. 2 e 3, L. 300/1970 e della normativa sulla protezione dei dati personali.] I dati aziendali presenti sui Beni appartengono all'Azienda e sono riservati. Il Dipendente archivia i file di lavoro in [ARCHIVIO APPROVATO] e non li copia su dispositivi o account personali. L'Azienda non accede ai contenuti personali del Dipendente se non nei limiti indicati nell'informativa.

6. Perdita, furto e danni

Il Dipendente segnala ogni perdita, furto o danno a [CONTATTO IT O PERSONALE] entro [24 ORE] dalla scoperta e, in caso di furto, presenta denuncia all'autorità e ne trasmette copia. L'Azienda decide se riparare o sostituire il Bene. La normale usura e i danni accidentali nell'uso ordinario sono a carico dell'Azienda. Se l'Azienda ritiene che la perdita o il danno derivino da dolo o colpa grave del Dipendente, ne discute con lui, e ogni eventuale richiesta di contributo è formulata separatamente e solo nei modi consentiti dalla legge e dal CCNL, compreso, ove ne ricorrano i presupposti, il procedimento disciplinare dell'art. 7 L. 300/1970. Il presente Verbale non autorizza alcuna trattenuta sulla retribuzione.

7. Spese e accessori

L'Azienda sostiene o rimborsa le spese ragionevoli necessarie all'uso dei Beni per lavoro, come [CARICABATTERIE DI RICAMBIO, PIANO TELEFONICO AZIENDALE, LICENZE SOFTWARE], secondo il proprio regolamento rimborsi. [FACOLTATIVO: Se il Dipendente usa per lavoro il proprio telefono o la propria connessione, l'Azienda rimborsa IMPORTO O CRITERIO, secondo quanto concordato o previsto dall'accordo di lavoro agile.]

8. Restituzione

Il Dipendente restituisce tutti i Beni, gli accessori e i dati aziendali, senza formattare o ripristinare i dispositivi salvo richiesta dell'IT: (a) alla cessazione del rapporto per qualsiasi causa, entro [NUMERO] giorni lavorativi dall'ultimo giorno di lavoro; (b) su richiesta dell'Azienda, per sostituzione, riparazione o verifica; (c) in caso di assenza superiore a [NUMERO] settimane, se l'Azienda lo richiede. Per i lavoratori da remoto l'Azienda fornisce imballaggio e spedizione prepagata, e i Beni si considerano restituiti alla consegna registrata dal corriere presso [INDIRIZZO DI RESTITUZIONE]. Le parti compilano il verbale di restituzione dell'art. 9. L'Azienda non ritarda il pagamento delle competenze di fine rapporto per la mancata restituzione dei Beni.

9. Verbale di restituzione

Data di restituzione: [DATA]. Modalità: [A MANO / CORRIERE, NUMERO DI SPEDIZIONE]. Bene 1 restituito: [SÌ / NO], stato [STATO] Bene 2 restituito: [SÌ / NO], stato [STATO] Bene 3 restituito: [SÌ / NO], stato [STATO] Password, blocchi del dispositivo e account personali rimossi: [SÌ / NO]. Note: [NOTE]. Ricevuto per l'Azienda da: [NOME], Firma: ____________________, Data: [DATA]

10. Disposizioni generali

Il Verbale è regolato dalla legge italiana e dal CCNL applicato al rapporto. Se una clausola contrasta con norme inderogabili in materia di retribuzione, controlli a distanza, protezione dei dati o lavoro, prevalgono tali norme e la clausola si applica solo nei limiti da esse consentiti. L'elenco dei Beni dell'art. 2 è aggiornato con un'appendice firmata dalle parti quando i Beni sono aggiunti o sostituiti.

11. Firme

Le parti convengono di sottoscrivere il presente documento con firma elettronica semplice e riconoscono il documento così firmato come espressione della loro volontà. Il documento firmato, il relativo certificato di firma e l'audit trail sono conservati da ciascuna parte. PER L'AZIENDA: [NOME / RAGIONE SOCIALE] Firma: ____________________ Nome: [NOME DEL FIRMATARIO] Carica: [CARICA, se società] Data: [DATA] IL DIPENDENTE: [NOME] Firma: ____________________ Data: [DATA] Il Dipendente dichiara di aver ricevuto i Beni elencati all'art. 2 nello stato descritto e di aver ricevuto l'informativa richiamata all'art. 5.

La nostra opinione: La nostra opinione: trattalo come una ricevuta d'inventario con poche regole chiare, non come un modo per far pagare ai dipendenti i portatili rotti. La parte più utile è l'elenco di numeri di serie e codici di inventario, firmato il giorno della consegna e di nuovo alla restituzione. Sulle trattenute sii molto prudente: il dipendente risponde dei danni solo se c'è una sua colpa da dimostrare, la normale usura è a carico dell'azienda e una multa disciplinare non può superare quattro ore di retribuzione base e richiede la contestazione scritta e il termine di difesa di cinque giorni (art. 7 L. 300/1970) secondo il codice disciplinare del CCNL. Per questo il modello non autorizza alcuna trattenuta sullo stipendio e rinvia qualsiasi richiesta a un percorso separato e lecito. Non bloccare nemmeno le competenze di fine rapporto in attesa del portatile: una compensazione presuppone un credito certo, liquido ed esigibile (art. 1243 c.c.) e incontra i limiti di tutela della retribuzione. Sui controlli, gli strumenti usati per lavorare non richiedono l'accordo sindacale previsto per gli impianti di controllo a distanza, ma i dati raccolti sono utilizzabili solo se il dipendente ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso e sui controlli, nel rispetto della normativa privacy (art. 4, c. 2 e 3, L. 300/1970). In lavoro agile il datore è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici che assegna (art. 18, c. 2, L. 81/2017), e l'uso personale di auto o telefono aziendali può costituire un fringe benefit tassabile (art. 51 TUIR). Abbina il verbale al contratto di lavoro, a un accordo di riservatezza per i dati presenti sul dispositivo e, alla cessazione, a una lettera di licenziamento o comunicazione di fine rapporto che ricordi le modalità di restituzione.

Quando usare il modello «verbale di assegnazione di beni aziendali al dipendente»?

Quando consegni un portatile, uno smartphone, un tablet, un monitor o altro dispositivo a un neoassunto o a un lavoratore agile
Quando i dipendenti portano fuori sede attrezzi, strumenti, veicoli o dotazioni specialistiche
Quando sostituisci o aggiungi beni e ti serve un inventario aggiornato e firmato
Quando un dipendente lascia l'azienda e vuoi un elenco chiaro di ciò che deve restituire

Come compilare questo modello?

Elenca ogni bene con marca, modello, numero di serie, codice inventario, accessori e stato, e scatta foto datate prima della consegna.
Definisci uso consentito e controlli agli artt. 4 e 5 in linea con il regolamento informatico e l'informativa privacy, e consegnali al dipendente.
Lascia l'art. 6 com'è, salvo diverso parere del tuo consulente del lavoro, e non aggiungere clausole di trattenuta sullo stipendio.
Indica il termine e l'indirizzo per la restituzione e organizza la spedizione prepagata per chi lavora da remoto.
Carica il verbale in eSignSimple, salvalo come modello per ogni nuovo assunto e invialo in firma con il dipendente come primo firmatario; conserva la copia nel fascicolo e compila l'art. 9 alla restituzione.

Come farlo firmare online?

Salvalo in Word o PDF. Incolla il testo completato in Word o Google Docs e salvalo in formato .docx, oppure esportalo in PDF. eSignSimple accetta entrambi, oltre a DOC, ODT e RTF, fino a 25 MB; i file Word vengono convertiti in PDF al caricamento.
Caricalo e posiziona i campi. Registrati con Google, carica il file e trascina sulla pagina i campi firma, iniziali, data e testo per ogni firmatario. Imposta un ordine di firma se una parte deve firmare per prima.
Invialo in firma. Ogni firmatario riceve un link personale e firma nel browser, senza creare un account. I promemoria automatici partono ogni tre giorni (al massimo tre) finché tutti hanno firmato.
Conserva la copia firmata. Quando l'ultima persona ha firmato, tutti possono scaricare il PDF finale con certificato di firma, audit trail e un'impronta SHA-256 verificabile in seguito.

Firmi da solo, sul tuo dispositivo? La guida per firmare un PDF presenta le opzioni gratuite integrate, e la pagina sulla sicurezza spiega come vengono conservati e verificati i file firmati.

Questo modello è un'informazione generale, non una consulenza legale. Le norme cambiano da paese a paese; fai rileggere i contratti importanti da un avvocato. Se la legge richiede la forma scritta, una firma elettronica semplice non basta.

Scritto da Buğra Sözeri, fondatore e autore, eSignSimple · Ultima revisione 18 ottobre 2026

Buğra sviluppa eSignSimple e scrive e aggiorna le sue guide. Controlla ogni pagina legale sui testi ufficiali citati e la aggiorna quando cambiano le norme o il prodotto. Non è un avvocato e nulla di quanto scritto qui costituisce consulenza legale. Chi siamo

Domande frequenti

Si può trattenere dallo stipendio il costo di un portatile rotto?

Non in automatico. Il dipendente risponde solo se il danno dipende da una sua colpa, la normale usura resta all'azienda, e le sanzioni disciplinari seguono l'art. 7 L. 300/1970 e il CCNL, con una multa massima di quattro ore di retribuzione base. Una trattenuta senza titolo espone l'azienda a contestazioni: chiedi prima al tuo consulente del lavoro.

Posso trattenere le competenze di fine rapporto finché il dipendente non restituisce i beni?

È rischioso. Le competenze di fine rapporto vanno pagate nei termini del CCNL, e una compensazione richiede un credito certo, liquido ed esigibile (art. 1243 c.c.). Paga puntualmente e recupera i beni a parte, ad esempio con una spedizione prepagata e un sollecito scritto.

Devo informare i dipendenti dei controlli sui dispositivi aziendali?

Sì. I dati raccolti tramite gli strumenti di lavoro sono utilizzabili solo se il dipendente ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso e di controllo e nel rispetto della normativa privacy (art. 4, c. 3, L. 300/1970). Controlli generalizzati o occulti restano vietati.

Si può firmare online il verbale di assegnazione?

Sì: il verbale di consegna di beni aziendali non richiede una forma particolare. eSignSimple registra un audit trail con orari, indirizzi IP e impronta del documento, utile soprattutto quando spedisci i beni a lavoratori da remoto; il giudice ne valuta liberamente il valore probatorio (art. 20, c. 1-bis, CAD).

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