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Kostenlose Vorlage · Aktualisiert

Vorlage: Bestellung (Bestellschein)

Eine Bestellung ist die förmliche Aufforderung eines Käufers an einen Lieferanten, bestimmte Waren oder Leistungen zu vereinbarten Preisen und Bedingungen zu liefern. Sobald der Lieferant sie annimmt, wird sie zu einem verbindlichen Auftrag.

Eine Bestellung (englisch Purchase Order, PO) ist die förmliche Anfrage eines Käufers an einen Lieferanten über bestimmte Waren oder Leistungen zu vereinbarten Preisen und Bedingungen. Sie brauchen sie, wenn Sie vor Lieferung und Rechnung einen klaren, nummerierten Nachweis über Ihre Bestellung möchten. Das erleichtert die Prüfung der Lieferung und den Abgleich der Rechnungen erheblich. Rechtlich ist die Bestellung meist ein Angebot, das mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten zum Vertrag wird.

Ersetzen Sie alles in [KLAMMERN], exportieren Sie als PDF und senden Sie das Dokument zur Unterschrift.

1. Bestelldaten

Bestellnummer: [BESTELLNUMMER] Bestelldatum: [BESTELLDATUM] Angefordert von: [NAME, ABTEILUNG] [OPTIONAL: Referenz / Angebotsnummer: [ANGEBOTSNUMMER]]

2. Käufer

[FIRMA DES KÄUFERS] [ANSCHRIFT DES KÄUFERS] [ANSPRECHPERSON, E-MAIL, TELEFON] [STEUERNUMMER / USt-IdNr.]

3. Lieferant

[FIRMA DES LIEFERANTEN] [ANSCHRIFT DES LIEFERANTEN] [ANSPRECHPERSON, E-MAIL, TELEFON] [STEUERNUMMER / USt-IdNr. DES LIEFERANTEN]

4. Lieferadresse und Lieferung

Lieferadresse: [LIEFERADRESSE] Gewünschter Liefertermin: [LIEFERTERMIN] Versandart: [VERSANDART] Lieferbedingungen: [LIEFERBEDINGUNGEN, z. B. frei Haus / INCOTERM UND ORT]

5. Bestellte Positionen

Position 1: [ARTIKELNUMMER] – [BESCHREIBUNG] – Menge: [MENGE] – Einzelpreis: [EINZELPREIS] – Gesamtpreis: [POSITIONSSUMME] Position 2: [ARTIKELNUMMER] – [BESCHREIBUNG] – Menge: [MENGE] – Einzelpreis: [EINZELPREIS] – Gesamtpreis: [POSITIONSSUMME] Position 3: [ARTIKELNUMMER] – [BESCHREIBUNG] – Menge: [MENGE] – Einzelpreis: [EINZELPREIS] – Gesamtpreis: [POSITIONSSUMME] [WEITERE POSITIONEN NACH BEDARF]

6. Summen

Zwischensumme (netto): [ZWISCHENSUMME] Rabatt: [RABATT] Umsatzsteuer ([STEUERSATZ] %): [STEUERBETRAG] Versandkosten: [VERSANDKOSTEN] Gesamtbetrag: [GESAMTBETRAG UND WÄHRUNG]

7. Zahlungsbedingungen

Die Zahlung ist [ZAHLUNGSZIEL, z. B. dreißig (30) Tage] nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung und der Waren oder Leistungen fällig. Rechnungen müssen die oben genannte Bestellnummer enthalten und an [E-MAIL DER KREDITORENBUCHHALTUNG] gesendet werden. Rechnungen ohne gültige Bestellnummer können zurückgewiesen werden.

8. Bedingungen

(a) Annahme: Diese Bestellung wird verbindlich, wenn der Lieferant sie unterschreibt oder mit der Ausführung beginnt. (b) Änderungen: Änderungen von Preis, Menge oder Lieferung sind nur wirksam, wenn der Käufer ihnen in Textform zustimmt. (c) Prüfung: Der Käufer kann die Ware bei Lieferung prüfen und nicht vertragsgemäße Ware innerhalb von [PRÜFFRIST] Tagen zurückweisen; unter Kaufleuten bleibt § 377 HGB unberührt. (d) Eigentum und Gefahr: Eigentum und Gefahr gehen mit Lieferung an die Lieferadresse auf den Käufer über, sofern die Lieferbedingungen nichts anderes bestimmen. (e) Gewährleistung: Der Lieferant sichert zu, dass die Ware neu, mangelfrei und der Beschreibung entsprechend ist. (f) Rücktritt: Der Käufer kann von noch nicht gelieferten Teilen dieser Bestellung zurücktreten, wenn die Lieferung mehr als [TAGE] Tage verspätet ist. (g) Anwendbares Recht: Diese Bestellung unterliegt dem Recht von [ANWENDBARES RECHT]. [OPTIONAL: Es gelten die Einkaufsbedingungen des Käufers unter [LINK ODER ANLAGE], die abweichenden Bedingungen des Lieferanten vorgehen.]

9. Freigabe und Annahme durch den Lieferanten

Diese Bestellung kann elektronisch unterzeichnet werden. FREIGEGEBEN DURCH (KÄUFER): [FIRMA DES KÄUFERS] Unterschrift: ____________________ Name: [NAME DER FREIGEBENDEN PERSON] Funktion: [FUNKTION] Datum: [DATUM] ANGENOMMEN DURCH (LIEFERANT): [FIRMA DES LIEFERANTEN] Unterschrift: ____________________ Name: [NAME DES UNTERZEICHNERS] Funktion: [FUNKTION] Datum: [DATUM] Bestätigter Liefertermin: [BESTÄTIGTER LIEFERTERMIN]

Unsere Einschätzung: Unsere Meinung: Eine Bestellung ist nur so nützlich wie ihre Nummerierung. Geben Sie jeder Bestellung eine eindeutige Nummer und bestehen Sie darauf, dass sie auf der Rechnung des Lieferanten steht; sonst wird der Zahlungsabgleich am Monatsende zum Ratespiel. Für kleine, gelegentliche Einkäufe ist eine Bestellung übertrieben, da reicht eine Bestätigung per E-Mail. Sie lohnt sich, wenn Sie regelmäßig bestellen, mehr als eine Person Ausgaben freigibt oder Sie auf Ziel kaufen. Die Klausel, die Käufer vergessen, betrifft Teil- und verspätete Lieferungen. Wenn Sie als Verkäufer einen Preis bestätigen, ist die Angebotsannahme das Gegenstück zu diesem Dokument.

Wann ist die Vorlage „bestellung“ die richtige Wahl?

  • Wenn Sie Waren, Material oder Leistungen bei einem Lieferanten bestellen
  • Wenn Ihre Buchhaltung eine freigegebene Bestellung braucht, bevor eine Rechnung bezahlt wird
  • Wenn Preise, Mengen und Liefertermine schriftlich bestätigt sein sollen
  • Wenn Sie die unterschriebene Auftragsbestätigung des Lieferanten benötigen

Wie füllen Sie diese Vorlage aus?

  1. Vergeben Sie eine eindeutige Bestellnummer und tragen Sie Datum, Besteller und gegebenenfalls die Angebotsnummer des Lieferanten ein. Wiederkehrende Bestellungen speichern Sie als Vorlage, sodass sich nur die Positionen ändern.
  2. Füllen Sie Käufer, Lieferant, Lieferadresse, gewünschten Liefertermin und Lieferbedingungen aus.
  3. Listen Sie jede Position mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge und Einzelpreis auf und berechnen Sie die Summen.
  4. Legen Sie die Zahlungsbedingungen fest und prüfen Sie die Bedingungen einschließlich des anwendbaren Rechts.
  5. Lassen Sie die freigebende Person unterschreiben und senden Sie die Bestellung dann über eSignSimple an den Lieferanten, der sie ohne Konto elektronisch annehmen kann.

Wie lassen Sie das Dokument online unterschreiben?

  1. Als Word oder PDF speichern. Fügen Sie den ausgefüllten Text in Word oder Google Docs ein und speichern Sie ihn als .docx-Datei oder exportieren Sie ihn als PDF. eSignSimple akzeptiert beides, dazu DOC, ODT und RTF, bis 25 MB; Word-Dateien werden beim Hochladen in PDF umgewandelt.
  2. Hochladen und Felder platzieren. Melden Sie sich mit Google an, laden Sie die Datei hoch und ziehen Sie für jeden Unterzeichner Felder für Unterschrift, Initialen, Datum und Text auf die Seite. Legen Sie eine Reihenfolge fest, wenn eine Partei zuerst unterschreiben muss.
  3. Zur Unterschrift senden. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link und unterschreibt im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Automatische E-Mail-Erinnerungen gehen alle drei Tage raus (höchstens drei), bis alle unterschrieben haben.
  4. Unterschriebene Fassung aufbewahren. Sobald die letzte Person unterschrieben hat, können alle die finale PDF mit Abschlusszertifikat, Audit-Trail und einem SHA-256-Fingerabdruck herunterladen, den Sie später prüfen können.

Unterschreiben Sie nur auf Ihrem eigenen Gerät? Die Anleitung zum PDF-Unterschreiben zeigt die kostenlosen Bordmittel, und die Sicherheitsseite erklärt, wie unterschriebene Dateien gespeichert und geprüft werden.

Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Die Rechtslage unterscheidet sich je nach Land; lassen Sie Verträge mit hohem Risiko anwaltlich prüfen.

Geschrieben von Buğra Sözeri, Gründer und Redakteur, eSignSimple · Zuletzt geprüft

Buğra entwickelt eSignSimple und schreibt und pflegt die Ratgeber. Jede Rechtsseite prüft er anhand der dort verlinkten amtlichen Texte und aktualisiert sie, wenn sich Gesetz oder Produkt ändern. Er ist kein Anwalt, und nichts hier ist Rechtsberatung. Über eSignSimple

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Rechnung?

Die Bestellung sendet der Käufer vor der Lieferung, um Waren oder Leistungen anzufordern. Die Rechnung sendet der Verkäufer nach der Lieferung, um die Zahlung zu verlangen, meist unter Angabe der Bestellnummer.

Ist eine Bestellung ein rechtsverbindlicher Vertrag?

Eine Bestellung ist in der Regel ein Angebot zum Kauf. Verbindlich wird sie meist, wenn der Lieferant sie annimmt, etwa indem er sie unterschreibt, eine Auftragsbestätigung schickt oder mit der Ausführung beginnt.

Was gehört in eine Bestellung?

Bestellnummer und Datum, Angaben zu Käufer und Lieferant, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Summen, Lieferadresse und Liefertermin, Zahlungsbedingungen und eine Unterschrift der freigebenden Person.

Können Lieferanten eine Bestellung elektronisch annehmen?

Ja. Mit eSignSimple prüfen und unterschreiben Lieferanten die Bestellung online ohne Konto, und jede Unterschrift wird mit Zeitstempel und IP-Adresse protokolliert.