Guida · Aggiornato · Di Buğra Sözeri
Come firmare elettronicamente un documento Word
Word può contenere una firma in diversi modi: inchiostro disegnato, un'immagine inserita o una riga della firma. Per i documenti da inviare ad altri, convertirli in PDF prima di firmare è di solito la strada più pulita.
Passo passo
- Decidi come firmare. Per una firma personale veloce, usa la scheda Disegno o un'immagine. Per un documento che riceveranno altri, valuta di salvarlo prima come PDF, così l'impaginazione non si sposta.
- Opzione A: disegna in Word. Apri la scheda Disegno, scegli una penna e scrivi la firma nel punto giusto con mouse, penna o touchscreen.
- Opzione B: inserisci un'immagine. Firma su carta bianca, fotografa o scansiona la firma, poi scegli Inserisci > Immagini e posizionala. Imposta il testo a capo in modo che resti sulla riga della firma.
- Opzione C: salva in PDF e firma. Scegli File > Salva con nome (o Esporta) e seleziona PDF. Poi firma il PDF in Anteprima, Acrobat Reader o con uno strumento nel browser.
- Opzione D: carica il file Word su un servizio di firma elettronica. Se deve firmare anche qualcun altro, carica il .docx o il .doc su eSignSimple. Viene convertito in PDF sul nostro server, trascini i campi firma e data e ogni firmatario riceve un link. Nessuna esportazione.
- Salva e condividi. Salva il file firmato. Se hai firmato in Word, valuta di esportarlo in PDF prima di inviarlo, così la firma non può essere spostata.
La riga della firma di Word
Word per Windows offre Inserisci > Riga della firma (nel gruppo Testo), che aggiunge un blocco firma firmabile con inchiostro, un'immagine o una firma digitale basata su certificato. La firma con certificato richiede un ID digitale ed è pensata per le organizzazioni che usano già certificati: non è il modo più rapido per firmare un documento normale.
Perché il PDF è il formato più sicuro
I file Word sono facili da modificare e possono reimpaginarsi su computer diversi. Un PDF mantiene l'impaginazione, ed è per questo che la maggior parte dei contratti si firma in PDF.
Se preferisci non installare nulla, lo strumento gratuito Firma PDF di eSignSimple è incluso in un account gratuito (registrazione con Google) e funziona nel browser: il file viene elaborato sul tuo dispositivo e non viene caricato. Puoi disegnare o digitare una firma, aggiungere la data e scaricare il PDF firmato.
Cosa va storto quando firmi dentro un .docx?
Le immagini della firma si spostano. Un driver di stampa, un font o una versione di Word diversi possono reimpaginare il documento, e la firma finisce sulla riga sbagliata o nella pagina successiva. L'inchiostro disegnato può essere selezionato ed eliminato. E dato che un .docx resta modificabile, l'altra parte potrebbe cambiare una clausola dopo la tua firma senza lasciare tracce evidenti. Niente di tutto questo rende automaticamente invalida una firma in Word, ma indebolisce la tua posizione in caso di contestazione.
Per questo consigliamo di esportare in PDF prima dell'invio, o di usare un servizio che converte il file e registra un audit trail.
Quale opzione è giusta per il tuo documento?
Un promemoria interno o una lettera da spedire: disegna o inserisci la firma in Word ed esporta in PDF. Un modulo che ti hanno mandato: firma la versione PDF con le app descritte in come firmare un PDF. Un contratto con un cliente: carica il file Word e invialo in firma; la guida dettagliata è in come firmare un documento Word online. Se ti serve un'immagine pulita della firma da inserire, il nostro generatore di firme la crea gratis.
La nostra opinione
Si ricorre alla riga della firma di Word perché suona ufficiale. Per la maggior parte dei freelance e delle piccole imprese è lo strumento sbagliato: la firma con certificato richiede un ID digitale che il tuo cliente quasi certamente non ha, e le firme a inchiostro o in immagine in un .docx possono essere spostate da chiunque apra il file. Scrivi in Word, firma in PDF. Se devono firmare altri, carica il file Word su un servizio e lascia che produca un PDF bloccato con la traccia di chi ha firmato.
Domande frequenti
Posso firmare un documento Word senza stamparlo?
Sì. Disegna sul documento con la scheda Disegno, inserisci un'immagine della firma oppure convertilo in PDF e firmalo in digitale.
Un'immagine della firma incollata ha valore legale?
In molti ordinamenti una firma elettronica può essere valida se dimostra la volontà di firmare. Per gli accordi importanti, un servizio che registra un audit trail offre prove più solide.
Come faccio firmare ad altri il mio documento Word?
Carica il file Word su un servizio di firma elettronica. eSignSimple accetta direttamente .doc e .docx, li converte in PDF e registra un audit trail per ogni firmatario; non devi esportare prima un PDF.
Word per Mac ha la riga della firma?
La riga della firma con firma tramite certificato è una funzione di Windows. Su Mac usa la scheda Disegno, inserisci un'immagine della firma oppure esporta in PDF e firma in Anteprima.
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